Aprenda a organizar o livro caixa da sua clínica em cinco passos simples

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Aprenda a organizar o livro caixa da sua clínica em cinco passos simples

Infelizmente, nenhum profissional da área da saúde aprende a lidar com um livro caixa na faculdade. A questão é que este item tem uma importância gigante para a organização das finanças de qualquer tipo de negócio, inclusive de uma clínica médica ou de um consultório.

É o livro caixa que guarda todas as informações de entradas e saídas de valores, sempre divididos em dias, semanas e meses. Desta forma, fica muito mais fácil controlar a clínica e perceber se a lucratividade está realmente sendo alcançada ou não.

É normal ficar confuso com relação a organização deste documento. Por isso, resolvemos preparar um material com cinco dicas infalíveis que vão deixá-lo muito mais fácil de compreender. Veja a seguir, coloque em prática em sua clínica e aproveite os benefícios.

É obrigatório ter um livro caixa?

Muita gente confunde o livro caixa com o fluxo, que é diferente, e este é obrigatório. O maior objetivo do livro caixa é manter tudo organizado e em ordem e ajudar a ter um controle maior das finanças do negócio para o gestor.

Porém, é importante salientar que, se sua clínica está registrada no simples nacional, ela precisa obrigatoriamente, por lei, manter um livro caixa sempre atualizado. Veja como fazer:

1. Anote tudo todos os dias

Segundo a lei, as entradas e saídas de dinheiro precisam ser anotadas no livro caixa diariamente. Por isso, é essencial que algum funcionário da clínica de alta confiabilidade ou você anote tudo sempre que o último atendimento do dia for finalizado.

2. Estruture para facilitar o processo

Faça colunas para garantir um preenchimento mais completo. Insira a data, o saldo anterior e os valores de entrada e saída. Deixe ainda um espaço para colocar observações, como, por exemplo, detalhar o motivo pelo qual pagou uma quantidade em dinheiro ou recebeu. As entradas também podem ser chamadas de crédito e as saídas de débitos.

Deixe ainda uma coluna para colocar o novo saldo. Assim, todos os dias saberá quanto tem em caixa, quanto entrou e quanto gastou em sua clínica.

Mais detalhes sobre o preenchimento do livro caixa

Na realidade, preencher o livro caixa não tem segredo nenhum. Basta organização e cuidado para que nenhum dia e nenhuma operação, por menor que seja, passe despercebida. Inclua também aqueles pequenos gastos realizados quase que sem muita atenção, como compras de itens de limpeza e aquele cafezinho que acabou no meio do dia.

Atente-se também aos seguintes pontos:

3. Prefira uma planilha eletrônica ou um sistema unificado

Anotar tudo à mão pode ser um pouco arriscado. Prefira ter uma planilha de livro caixa com todas as informações ou conte com um sistema unificado. Lembre-se também de fazer backups diários e guardar cópias impressas ao final de períodos longos. Assim, você garante que sempre terá tudo à mão e não correrá o risco de perder nenhuma informação importante.

4. Guarde recibos e papéis

Guarde todos os recibos e papéis que dizem respeito às entradas e saídas. Notas fiscais, recibos e até comprovantes de depósito. Mais uma vez, lembre-se de guardar fisicamente e também digitalizar e manter em diferentes locais para evitar perdas.

5. Procure um contador

Os livros-caixa não podem ser rasurados ou alterados. Portanto, o ideal é que um contador faça a escrituração dos valores de entrada ou saída que faltaram caso isso aconteça.

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