Como a equipe da minha clínica pode otimizar o seu tempo por meio do agendamento eletrônico?
A agenda, de um modo geral, é uma ferramenta criada para otimizar o tempo. Agendar é, ao mesmo tempo, planejar e organizar. Planejar porque, ao dispor seus compromissos em ordem cronológica, com todos os horários e intervalos, você poderá traçar um plano para cumpri-los. Organizar porque você terá controle do seu dia e uma visão geral dos seus compromissos, inclusive estando apto a solucionar rapidamente problemas decorrentes de atrasos e imprevistos.
Em outras palavras, planejamento e organização são elementos muito bem-vindos para quem deseja otimizar seu tempo, aproveitá-lo melhor, realizar o maior número de tarefas possível sem sobressaltos.
O que é o agendamento eletrônico?
De um modo geral, o agendamento eletrônico atende a essas mesmas finalidades, só que de uma forma mais ágil e eficaz, por disponibilizar recursos tecnológicos mais avançados que caneta e papel.
Há até bem pouco tempo, quando se falava em agendamento eletrônico as pessoas lembravam daquele pequeno aparelho retangular, que, sem dúvida, é uma evolução em relação à agenda de papel.
Em se tratando do meio corporativo, que envolve também empreendimentos médicos, o agendamento eletrônico se desloca do uso individual para o uso da equipe, atendendo a demandas organizacionais.
O meio de se obter os resultados atende agora pelo nome de software, onde a agenda da equipe de sua clínica está integrada a um sistema de informações que oferece uma visão única a toda a equipe. Esse é o ponto a partir do qual a otimização de tempo acontece.
Otimizando o tempo
Quem já ouviu falar em agendamento on-line tem uma ideia de como tudo acontece. A pessoa acessa um site, contrata um serviço com alguns cliques e, em muitos casos, faz o agendamento. Toda essa sequência de ações levaria o triplo do tempo se fosse feita por telefone e muito mais se fosse presencialmente.
Tudo isso só é possível porque o cliente tem a mesma visão do profissional que está do outro lado, que dar sequência ao processo. No agendamento eletrônico, funciona mais ou menos dessa forma, só que com toda a equipe tendo a mesma visão da ocupação de tempo, individual e coletivo, dentro de um determinado período.
A consequência disso é que toda a equipe, médicos, recepcionistas e demais envolvidos, estarão integrados pela mesma informação, facilitando a marcação de consultas, remanejamento e reagendamentos, tudo isso de uma forma prática, rápida e sem garranchos ou telefonemas.
Com um bom software de gestão, que ofereça uma agenda com os recursos adequados, é possível fazer um mapa de turnos com diversos profissionais, diferenciar tipos de consultas por signos, como cores diferentes, e manipular os horários livremente, de acordo com as necessidades e previsão de demora das consultas com base em estatísticas.
Lembram daquela equação? Organização Planejamento = Ganho de tempo.
Só faltou concluir dizendo que otimização de tempo é igual a dinheiro e clientes satisfeitos, já que a boa organização se reflete na qualidade do serviço prestado.
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