Como ter um agendamento eletrônico eficaz e otimizado em minha clínica

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Na área médica dizer que o tempo é corrido não é nenhuma novidade para quem conhece um pouquinho dessa rotina. Assim, ter um agendamento eletrônico inteligente, que corresponda às necessidades do médico, é fundamental para otimizar o tempo e garantir a organização do consultório, de forma integrada e otimizada. Saiba mais sobre esse tipo de sistema.

Tecnologia na agenda: agendamento eletrônico já

Tudo bem que você acostumou a anotar seus compromissos em uma agenda convencional, de papel. Mas sempre é tempo de mudar quando é para melhor, não é mesmo? Via de regra, quem lida com estas agendas costuma ter várias, uma em cada clínica, hospital ou consultório, além da pessoal, e fica difícil gerenciar tantas agendas a distância, e manter todas sincronizadas.

Por esse e por vários outros motivos, se você ainda usa esse sistema, vai descobrir que o agendamento eletrônico pode promover uma revolução mais que positiva em sua vida funcional. E, caso já use uma ferramenta dessas, ao continuar lendo esse artigo, vai poder avaliar melhor se o que está sendo usado realmente atende as suas necessidades ou se ele está muito aquém do que é possível oferecer.

Agendamento eletrônico: fácil e eficaz

Um bom sistema de agendamento eletrônico precisa ir além daquela agenda de papel, que “aceita tudo”. É importante que o mecanismo permita inserir horários flexíveis, com diferentes tempos de duração, por exemplo, ou que você possa marcar mais de um paciente no mesmo horário como forma de controle, mas não deve permitir agendar consultas se você não vai estar naquele dia, gerando contatos extras e retrabalho.

O agendamento eletrônico de um médico deve considerar turnos diferentes, clínicas diferentes, hospitais, enfim, precisa ter a flexibilidade que a sua rotina de fato tem. E o sistema tem que ser fácil, e não necessitar entrar em várias planilhas, passando por diversas telas e cliques para fazer alterações se você pode simplesmente arrastar o agendamento de um horário para outro. É isso que uma agenda deve possibilitar: organização e praticidade com liberdade.

A flexibilidade também deve existir na hora de decidir quais os campos do agendamento eletrônico deverão ser obrigatórios e quais campos podem ser considerados opcionais, “além de falar a sua língua”, sem comandos complicados e fora de contexto, feitos para outras áreas e realidades. Ninguém deve ser obrigado a entender a agenda, ela é que deve estar pronta para ser utilizada e de maneira compreensível.

Tempo é dinheiro e o agendamento eletrônico ajuda você

A interface do agendamento eletrônico tem que ser simples, pois isso otimiza as rotinas, sejam elas suas ou de uma secretária. Da mesma forma a visualização deve ser a mais abrangente e ágil possível para que você possa ter uma noção do seu dia rapidamente. O ideal é que você conte com a possibilidade de visualizar o planejamento do dia, da semana e do mês na mesma tela.

Além de economizar o seu tempo e o de sua secretária, o paciente será atendido de forma mais rápida e também vai sentir o nível de organização envolvido. Também será possível destinar o tempo ganho para outras tarefas, dar mais atenção a quem está esperando para ser atendido, na hora e no local, por exemplo, priorizando o contato humano.

Mesmo que você tenha uma secretária, ela não está 24h com você, especialmente quando você estiver naquele congresso no exterior em que o fuso horário é diferente. Por isso, um agendamento eletrônico inteligente também deve permitir o acesso aos dados de onde você estiver, podendo organizar sua rotina imediatamente sem depender de verificações futuras e confirmações com secretárias.

Outra funcionalidade fundamental que deve estar presente em seu sistema de agendamento eletrônico é o envio de SMS e e-mails de forma automática. Afinal, além de erros de agenda, enganos na compreensão da data, pode ser que seu paciente esteja tão cheio de tarefas que tenha esquecido completamente da data, ainda mais se tiver sido marcada há mais tempo.

Dessa forma você pode ganhar muito tempo com pacientes que se esqueceram da consulta e realocar horários de consultas, evitando tempo ocioso entre elas e permitindo até mesmo que você adiante compromissos, além de ter um canal a mais de comunicação, que pode ser usado, por exemplo, para envio de informações úteis a pacientes com semelhantes necessidades.

Integração e agendamento eletrônico

Não faz sentido que sua agenda não esteja ligada a um sistema de prontuário eletrônico. Afinal é ali que vão estar todos os dados dos pacientes e não há motivo para repetir essas informações em diferentes plataformas, gerando não apenas retrabalho como riscos de deixar uma das ferramentas com dados incompletos.

Quantas vezes você já não ficou insatisfeito de responder as mesmas perguntas para diferentes pessoas de diferentes setores para um mesmo serviço ser feito? Seu paciente também poderá aproveitar essa facilidade ao fornecer todos os seus dados de uma vez só para depois serem utilizados conforme a necessidade.

A utilização integrada do prontuário com o agendamento eletrônico permite, por exemplo, que ao marcar uma consulta seja possível visualizar qual o tipo de atendimento, o valor da consulta conforme o convênio se é particular, e ainda informações adicionais sobre necessidade de procedimentos extras ou exames. Tudo fica reunido em um só lugar.

Com essa integração, além de lembretes por SMS ou e-mail, também é possível fazer a programação de mensagens de orientação, reforçando procedimentos, e acompanhar o tratamento, lembrando-se da necessidade de retornar após os exames realizados. Em datas especiais também é viável enviar mensagens, como no aniversário do paciente ou em datas comemorativas, como Natal e Ano Novo.

Caso você resolva criar um site ou blog para seu consultório conforme sua especialidade, essa integração também pode servir para enviar artigos e dicas para seus pacientes conforme os seus interesses específicos e histórico médico, para que tenham acesso a esse conteúdo personalizado. Tudo partindo das informações que vão sendo coletadas durante os agendamentos e as próprias consultas, que depois poderá ser categorizado, filtrado e utilizado caso a caso.

Quantas vezes um paciente não sai de uma consulta com exames para fazer que levam meses para serem realizados e outros meses para voltar ao consultório? Durante esse tempo os pacientes tendem a buscar informações na internet que muitas vezes só servem para desinformar, assustar e afastar o paciente da continuidade do tratamento.

Em outras tantas vezes, o paciente esquece-se de recomendações sobre procedimentos, exames, necessidade de retornos periódicos e diversos outras providências que deveria tomar e que o médico sozinho não teria tempo para resolver telefonando para cada um deles. Com a automatização, o processo é direto e direcionado.

Ou seja: é possível mudar completamente a sua relação com o paciente sabendo utilizar os dados disponíveis, tornando o atendimento mais próximo mesmo quando automatizado. O paciente vai sentir que está sendo “cuidado” até mesmo online, e o próprio tratamento prescrito pode ser mais efetivo com os lembretes certos e as indicações que você recomendar, como leituras e materiais educativos, além de seus próprios textos.

Todas essas facilidades, portanto, além de otimizar tempo e reduzir custos, ainda ajudam a promover o seu trabalho e a ter resultados que vão além dos financeiros, com o tratamento e relacionamento personalizados que o paciente passa a receber. É um pós-serviço valioso que ainda poderá reverter em mais indicações do paciente sobre o seu atendimento.

Não vamos esquecer-nos do quesito segurança e sigilo: esses sistemas integrados e baseados em tecnologia garantem acesso completo de qualquer lugar a quem for delegado, sem os riscos que os arquivos em papel podem gerar, inclusive de incêndios, alagamentos e outros sinistros.

Seguros podem ressarcir equipamentos, mas jamais irão recuperar toda a informação que você coletou e que lhe foi confiada pelos pacientes durante anos e que podem auxiliar em seus diagnósticos atuais e futuros.

Finalmente, além de estar integrada ao prontuário eletrônico, sua agenda deve ter total integração com o módulo financeiro de seu sistema. Tudo rápido, fácil, automático e minimizando ao máximo a possibilidade de erros. Esse cadastro integrado também terá os dados de endereço e de cobrança, que poderão ser acionados conforme a necessidade.

O agendamento eletrônico deve, portanto estar integrado à área de gestão financeira do consultório. Afinal, a clínica é também um negócio e é preciso ter controles eficientes. Assim esse é um investimento importante, pois permite unificar informações valiosas e fazer um acompanhamento eficiente dos valores de todas as consultas e procedimentos relacionados a cada paciente.

Quando o paciente agendar uma consulta, além das informações sobre convênios ou agendamento particular, deve ser possível indicar os valores, forma de pagamento e processamento conforme cada situação. Essas informações ainda ajudam na previsão de receitas, despesas, na organização geral do consultório e de toda a situação financeira do consultório.

Resumindo, um agendamento eletrônico eficaz deve trabalhar para você e nunca o contrário. As possibilidades são diversas e cabe a você avaliar e verificar se o que já tem é satisfatório ou tem muito a melhorar. Gostou das dicas? Leia mais para otimizar ainda mais o seu trabalho em nosso blog.