Qualquer estabelecimento que necessita de organização para aperfeiçoar a rotina de colaboradores e fluxo de clientes requer o apoio de uma agenda que sirva como guia e contribua para a eficiência do serviço prestado. Com clínicas isso não é diferente.
No entanto, conforme o tempo passa as anotações em papel ou off-line perdem espaço para a agenda online, ampliando o sistema e possibilitando que clínica e paciente estejam em consonância e participem ativamente do processo de satisfação de ambos.
Após migrar as informações de demanda da clínica para o ambiente virtual por meio de um sistema específico, porém, é necessário que o estabelecimento fique atento se o mecanismo está funcionando adequadamente e sendo realmente um aliado para o negócio.
Fatores a serem observados em agenda online
Facilidade e conveniência são os principais objetivos buscados pelos usuários do ambiente virtual. Por esse motivo, a agenda virtual precisa ser funcional, prática e simples de ser utilizada.
A possibilidade de escolha do sistema que vai fornecer a ferramenta é enorme e as opções de escolhas vão desde dispositivos disponíveis na internet gratuitamente, até empresas e profissionais que se especializam para criar e oferecer esse serviço.
Assim, a clínica pode escolher a agenda online que mais se encaixa no funcionamento e rotina do local, além de atender ao perfil dos pacientes que a frequentam. Por isso, é importante que o mecanismo não possua erros constantes e possa ser acessado se não de todos da maioria e dos mais populares dispositivos de internet.
É válido que um setor ou funcionário seja treinado para comandar a agenda no dia a dia e poder explicar aos clientes se for o caso, mas o ideal é que o público externo compreenda o funcionamento do sistema facilmente e não encontre obstáculos no momento em que for solicitar agendamentos ou cancelamentos.
Funções para inserir na agenda online
Ser funcional, prática e suprir as necessidades básicas de organização de profissionais e clientes da clínica são os itens principais a serem verificados na utilidade da agenda virtual, portanto, para isso, é importante que se insira alguns mecanismos que complementem o processo de agendamento.
A etapa de preenchimento de dados é indispensável para identificar os pacientes e não pode ser deixada de lado. Inclusive, no ambiente online a qualidade das informações fornecidas tende a ser maior, pois é o próprio cliente quem as preenche.
Lembretes do dia da consulta ou exame a ser feito e buscado evita que os horários sejam ocupados sem necessidade, assim se for preciso, o paciente se lembra de cancelar ou trocar a data do atendimento. Se for possível disponibilizar um ícone de verificação de resultados online ou que direcione para tal, é melhor ainda.
A mobilidade é imprescindível para a plataforma, pois tanto o paciente quanto o profissional que irá atendê-lo precisam ter acesso rápido e de qualquer lugar das disponibilidades ou não de horários. E, sem dúvidas, a função principal da agenda online: reserva de datas para atendimento, tendo de forma clara e visível os dias e especialidades disponíveis.
Gostou desse artigo? Confira mais texto em nosso blog!
