A agenda de uma clínica é fundamental para a organização da rotina e para que o trabalho possa ser feito sem grandes transtornos, mas o método mais tradicional não é o mais seguro, nem o mais eficaz. Você pode argumentar que seu consultório sobreviveu durante muitos anos usando as agendas de papel anuais, entretanto, esse método oferece muito menos benefícios do que a agenda online.
Comece a observar a rotina da sua clínica e verifique se a agenda off-line ainda está cumprindo sua função. A tecnologia não pode simplificar os processos e aumentar a produtividade no seu local de trabalho? Pode ser que você já tenha se lembrado de algum problema que teve com a agenda tradicional, mas nós listamos três sinais que mostram que já passou da hora de você aderir a agenda online. Veja se você identifica algum pelo qual já tenha passado:
1. Sem a agenda online as secretárias perdem muito tempo
Pode até ser que a agenda de papel usada no seu consultório funcione de forma satisfatória, mas, ainda assim, ela faz as secretárias perderem tempo no processo de agendamento. Esse problema se multiplica conforme o número de profissionais que atendem numa mesma clínica, já que cada um tem uma agenda diferente.
De forma geral, os pacientes não gostam de esperar e quando uma agenda some ou está sendo usada por outra pessoa isso pode deixá-los irritados, por exemplo. A recepcionista ou secretária perde tempo consultando cada dia em busca de um horário disponível e você precisa dispor parte do seu precioso e escasso tempo para orientá-la em como organizar sua agenda.
A agenda eletrônica permite a criação de quantos turnos forem necessários para cada profissional e até para diferentes clínicas! Ela permite marcar consultas fácil e rapidamente, para mudar o horário de um compromisso basta arrastá-lo e você mesmo pode definir os intervalos entre eles. Intuitiva, a agenda online faz em poucos cliques o que tomaria pelo menos alguns minutos no modo tradicional com papel e caneta.
2. Desencontro de informações e erros que podem ser evitados com a agenda online
Uma agenda off-line sempre aumenta as chances de erros e confusões serem cometidos. E as situações são as mais variadas, desde anotar dois pacientes no mesmo horário, passando por não desmarcar uma consulta até marcar consultas em um dia em que você não estará no consultório.
Esse é provavelmente o maior transtorno que pode ser evitado pela agenda online. Erros e desencontros fazem com que você perca tempo e irritam os pacientes, afetando a sua imagem como profissional e a imagem da própria clínica. Não há nada pior do que ter que lidar com os desencontros de informação de uma agenda de papel: pacientes acabam tendo que se deslocar à toa ou esperar muito tempo para serem atendidos (porque tiveram que ser encaixados depois de um erro na agenda) e você pode acabar com horários vagos ou perder um compromisso importante.
A agenda eletrônica minimiza os erros de agendamento e torna a rotina muito mais organizada. Sua interface é fácil de ser usada e ela é organizada visualmente através de cores, oferecendo muito mais segurança ao marcar compromissos e atendimentos, além de ser muito mais eficaz e prática.
3. O fato das tarefas e documentos não funcionarem de forma integrada dificultam a rotina
Se todos os processos da sua clínica são feitos em papel, toda a rotina fica mais complicada e exaustiva. Os prontuários e documentos ficam arquivados em outra sala e cabe à secretária buscá-los quando necessário. A gestão financeira, que é mais complexa, às vezes fica em segundo plano na correria diária de uma clínica. Ou seja, tudo é fragmentado e nada flui.
Você pode integrar sua agenda eletrônica a outros softwares de gestão usados na sua clínica e simplificar ainda mais o trabalho. Ao fazer a integração entre a agenda eletrônica e o programa de gestão financeira, por exemplo, os registros passam a ser automáticos. Isso porque ao agendar uma consulta, o sistema automaticamente registra o valor padrão dela no módulo financeiro. No caso de valores diferentes ou novos procedimentos realizados durante a consulta, a própria secretária pode fazer as alterações necessárias. Tudo isso confere à sua clínica mais praticidade, eficiência e segurança.
Aposto que você se identificou com, pelo menos, um desses casos, não é mesmo? A agenda online é um investimento que trabalhará a seu favor, organizando, simplificando e melhorando o atendimento oferecido. Além do mais, é uma ferramenta muito fácil de usar e você só precisa de um dispositivo com acesso à internet. É hora de modernizar a sua clínica e aumentar a produtividade. Deixe de lado a agenda de papel de uma vez por todas e experimente as vantagens de poder contar com uma agenda online.
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