Se antes da pandemia a gestão de consultas em papel já perdia o sentido, agora, ter um processo digital é de extrema importância, devido ao distanciamento social obrigatório. Se você teve que adaptar o seu consultório para o atendimento de pacientes durante a quarentena, deve ter percebido a importância de se ter uma agenda médica online, não é?
Pois, neste artigo, nós vamos descobrir as vantagens, ou desvantagens, de se ter um sistema de agendamento totalmente virtual e o que se deve considerar na escolha do melhor software médico.
Agenda médica: papel ou online?
Agendar compromissos pelo telefone ainda é muito comum no Brasil. Um paciente mais ansioso pode achar mais interessante entrar em contato com o consultório médico por telefone. Assim, ele tira dúvidas sobre valores de consulta, procedimentos realizados, bem como outras informações que achar necessário.
No entanto, nem sempre o usuário dos serviços de saúde irá agendar uma consulta no primeiro contato telefônico. Na atualidade, os consumidores de serviços médicos, e de outros segmentos, procuram comparar empresas, tanto no que diz respeito a preço, quanto os benefícios e facilidades adicionais oferecidos.
Portanto, é bastante comum que os contatos telefônicos e online sejam apenas para o esclarecimento de dúvidas. Por isso, é muito importante que o seu consultório médico forneça diferentes canais de contato (telefone, e-mail, Whatsapp, redes sociais, chatbot, formulários de site, dentre outros). Assim, quem prefere tirar dúvidas por telefone encontrará alguém para atendê-lo. Da mesma forma, quem prefere realizar o contato online também deve encontrar esta opção disponível.
Quais são as vantagens da agenda médica online?
O agendamento online, um sistema que conecta o paciente com a agenda médica sem precisar passar pela secretária, permite reservar os compromissos médicos de forma segura e de qualquer dispositivo conectado à internet. Pode ser um computador, laptop, smartphone ou tablet.
Normalmente, o paciente irá acessar o sistema por meio de um botão “Agende online”, encontrado em um site médico. Assim que uma data e hora forem selecionadas, a ferramenta irá confirmar automaticamente a consulta e gravá-la instantaneamente na agenda do médico. O interessante desse tipo de tecnologia é que não é necessário qualquer ação por parte da administração do consultório.
Em geral, os sistemas que oferecem a agenda online também vêm equipados com outros recursos que contribuem para a otimização do dia a dia do médico, como a possibilidade de enviar e-mails automatizados, lembretes de consulta por mensagem de texto.
Outras possibilidades são os recursos de gravação e manutenção de registros de pacientes por meio do prontuário eletrônico. Esse recurso torna rápido e simples o acesso aos dados associados àquele que irá se consultar.
Menos perda de tempo
Com a disponibilização da agenda online, a equipe do seu consultório perde menos tempo fazendo reservas de horário por telefone.
Assim, você terá funcionários trabalhando em tarefas verdadeiramente importantes e urgentes.
Do lado do paciente também há economia de tempo, já que ele não precisa mais comprometer uma parte de sua agenda lotada para ligar para o seu consultório e permanecer na espera. Quantas ligações a sua secretária atende por dia? E quantas vezes ela precisa ligar para os pacientes confirmando consultas?
Economia financeira
Com menos tempo gasto no atendimento telefônico, graças à autonomia dada pela agenda no ambiente virtual, você terá as despesas reduzidas com o pagamento de horas extras e contratação de novos funcionários.
Além disso, com lembretes automáticos de consultas, é possível reduzir a porcentagem de não comparecimentos, já que é normal esquecer o dia de uma consulta médica.
Com menos pacientes perdendo consultas, sua receita aumenta, por um custo muito menor. Adicione na economia o valor poupado no pagamento do plano de telefonia fixa. Agora ficou bastante interessante, não é?
Disponibilidade 24 horas por dia
O agendamento de consultas por telefone geralmente requer que uma pessoa ligue durante o horário de expediente. Poucos consultórios médicos oferecem agendamento por telefone 24 horas por dia. Isso pode ser um verdadeiro incômodo para a maioria dos pacientes, pois eles também estão trabalhando neste momento.
Com um sistema de agendamento online conectado à agenda médica, seus pacientes terão o dia todo para marcar um horário no seu consultório.
Desvantagens da agenda médica online
Sim! Existem alguns pontos nem tão vantajosos que devem ser levados em consideração, antes de se decidir por um software com agenda médica online. Vejamos.
Falta de acesso à internet
Se você atende a um público cujo perfil não tem acesso facilitado à internet, então, não é interessante optar por este sistema de forma isolada. Sabemos que em algumas regiões do Brasil o acesso à internet ainda é deficitário, sendo o telefone um importante canal de contato.
Perfil etário do paciente
Obviamente que esta não é uma realidade geral, mas, se o perfil dos seus pacientes é idoso, pode não ser tão simples fazer uma agendamento de consultas pela internet. Como dissemos, não é uma regra, já que o número de pessoas acima dos 65 anos com perfis nas redes sociais tem crescido bastante nos últimos anos.
Neste caso, vale pesquisar sobre os hábitos de consumo de produtos e serviços do seu paciente. Você pode se surpreender.
O que procurar em um sistema com agenda médica online?
Mais do que nunca, existe uma infinidade de dispositivos que oferecem ferramentas para esse fim. No entanto, eles variam muito nos tipos de recursos, funcionalidades e serviços oferecidos. Por isso, deve-se pesquisar com bastante cuidado para obter o software mais adequado para o seu tipo de consultório médico.
Para te ajudar neste desafio, levantamentos as principais funcionalidades presentes em um bom sistema de agenda médica online.
Funcionalidades
Alguns consultórios e clínicas possuem necessidades exclusivas de programação, que vão além da funcionalidade padrão do sistema. Isso é especialmente verdadeiro para instalações com vários locais, grande número de funcionários e pacientes e um grande volume de consultas.
Muitos provedores não oferecem os serviços profissionais necessários para atender a essas necessidades. Informe-se sobre o que o provedor oferece atualmente e suas limitações para personalização e serviços avançados.
Segurança
A segurança dos dados do paciente é uma obrigação, quando se trata de um sistema que permite a visualização da agenda médica online Empresas comprometidas com o sigilo do paciente incorporam as medidas e práticas de segurança mais recentes, como bancos de dados de servidor seguros, procedimentos de backup e armazenamento de dados, além de outras regulamentações.
Custo
O custo de um software médico , em geral, é determinado pelo escopo das operações e funcionalidades do software. Tanto os consultórios menores quanto as clínicas podem exigir apenas uma configuração básica com uma taxa mensal praticamente simbólica, ou até mesmo gratuita.
Suporte ao cliente
Ter um suporte sempre que necessário deve ser um requisito ao se pesquisar por um sistema de agendamento online. A possibilidade de contato direto com o representante para tirar dúvidas e resolver possíveis bugs é fundamental para garantir a funcionalidade do programa.
O que achou da possibilidade de ter sua agenda médica online? Saiba mais neste artigo sobre o tema: 5 Benefícios De Uma Agenda Médica Online
