A inadimplência no consultório pode ser um grande problema para os médicos. Felizmente, existem maneiras de reduzir e evitá-la.
A inadimplência é um mal que atinge todos os tipos de empresas, e isso não é diferente com os consultórios.
Ela pode impactar diretamente o lucro de um consultório, ou, em casos mais extremos, levar a clínica à falência.
Embora seja inevitável passar por esse tipo de situação, existem formas de tentar reverter esse problema. Separamos 6 dicas que irão te ajudar a não perder dinheiro com a inadimplência. Boa leitura!
Como a inadimplência no consultório pode afetar o caixa?
Em um negócio, existem contas fixas, contas variáveis e o lucro esperado. A gestão financeira de um consultório arca com contas mensais essenciais para que ele funcione.
Aluguel, luz, água, internet, alimentação, equipamentos médicos e funcionários são alguns dos gastos.
Uma reserva de emergência também é indispensável. Afinal, se você não receber, como irá arcar com tudo isso?
Confira abaixo as nossas dicas para evitar que a inadimplência no consultório se torne um problema para você.
#1 Seja transparente quando o assunto é o pagamento
A comunicação clara com o paciente desde o momento em que ele procura pelo consultório e demonstra interesse nos serviços é imprescindível.
Apresente todas as formas de pagamento possíveis de forma detalhada, mencionando todas as condições. Por exemplo, se você aceita pagamentos via cartão de crédito, informe sobre a possibilidade de parcelamentos ou juros.
Só inicie os tratamentos com o consentimento do paciente e a informação sobre a forma de pagamento.
A vantagem de receber via cartões de crédito ou débito é a garantia de que você irá receber o dinheiro. Cheques não são muito viáveis, já que o controle deles é complicado.
#2 Ofereça flexibilidade nas datas de pagamento
Essa possibilidade é uma vantagem e demonstra segurança aos pacientes. Imprevistos podem acontecer na vida dos pacientes, e se a clínica mostrar que está aberta a negociações, isso gera conforto e confiança, além de evitar a inadimplência e aumentar a possibilidade de quitação da dívida.
O paciente pode perder o emprego durante o tratamento, por exemplo. Isso não significa necessariamente que ele não irá pagar, mas ele certamente ficará satisfeito com a opção de pagar de forma flexível.
#3 Realize o acompanhamento correto do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante para o consultório. É ele que proporciona o crescimento sem se esquecer da saúde financeira da empresa.
O fluxo de caixa permite o registro de tudo que entra e sai de forma simples e prática, proporcionando um controle eficiente de todos os gastos da clínica.
Utilize a ferramenta para observar quais são os pacientes com mais dificuldade de pagar em dia. Assim, será possível lembrá-los.
Todos os valores da clínica devem estar sempre registrados e atualizados, pois isso evita a omissão de informações relevantes para a saúde financeira. A boa gestão ainda permite o planejamento para problemas futuros.
#4 Mantenha a base de dados de pacientes sempre atualizada
A base de dados dos pacientes permite uma comunicação direta, portanto, deve estar sempre atualizada, principalmente com os meios de contato com o paciente.
Sempre atualize dados como endereços, telefones e e-mails, por exemplo. Essas são as formas de contato que você pode utilizar para lembrá-los das consultas agendadas e para fazer a cobrança, caso isso seja necessário.
#5 Priorize sempre o bom relacionamento com os pacientes
A experiência do paciente deve ser positiva desde o momento em que ele chega no consultório.
Ofereça um bom sinal de wi-fi. Café, sucos e biscoitos podem ser muito mais atrativos. Você deve contar com a possibilidade de que alguns pacientes irão fazer exames antes da consulta, portanto, estarão em jejum.
Evite deixar o paciente esperando, seja sempre pontual. Os atrasos podem ser vistos como descaso e irão piorar a experiência do paciente.
O bom relacionamento com o paciente não deve se restringir apenas ao momento em que ele está presente na clínica. O paciente que gosta do atendimento, além de retornar ao consultório, também fará indicações que podem se converter em outros possíveis pacientes.
Utilize mecanismos eficientes para se comunicar com o paciente, como, por exemplo, o Whatsapp. Dessa forma, você melhora a comunicação e ainda reduz a possibilidade de faltas em consultas agendadas.
Tenha uma equipe composta por profissionais capacitados e focados em estabelecer o bom relacionamento com o paciente. A cortesia e a educação são essenciais para um bom atendimento.
Além disso, se houver necessidade de fazer uma cobrança, tenha sempre em mente que essa é uma situação complicada e que pode ser constrangedora para muitas pessoas.
É necessário tratar o paciente de forma empática e cordial, buscando formas de facilitar o pagamento e se mostrando sempre disposto a negociar.
#6 Utilize um software médico para acompanhamento financeiro
O avanço da tecnologia também está facilitando o dia a dia das clínicas e dos consultórios.
O software irá atuar de maneira preventiva, pois ele engloba diversas funcionalidades. Com ele, é possível manter o registro do fluxo de caixa, verificar os pacientes que estão em débito e controlar o agendamento e possíveis cancelamentos de forma ágil e prática.
Além disso, os softwares trazem ferramentas de automação que criam alertas para lembrar os pacientes das consultas agendadas, dos pagamentos em débito e suas datas de vencimento.
Isso evita as ligações, que podem ser uma parte muito incômoda para pacientes que possuem uma rotina corrida de trabalho e estudos, por exemplo.
Um software de gestão de clínicas e consultórios possui diferentes funções e vantagens para otimizar os processos. Um exemplo é o software do iMedicina, que você pode experimentar criando uma conta de teste por 7 dias. Aproveite para conhecer os planos premium e suas inúmeras vantagens.
Se você gostou das nossas dicas sobre a redução da inadimplência no consultório, aproveite para baixar o nosso e-book “Administre melhor para gerar mais lucro”. Nele, você irá conferir diversas dicas úteis que irão auxiliar no processo de administração do seu negócio.
