Prontuário eletrônico: por que usar e como escolher o ideal

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Com os avanços no ramo dos softwares médicos, gerir uma clínica ou consultório se tornou uma ação muito mais prática e eficiente. Nesse cenário, o prontuário eletrônico é uma das funcionalidades mais valorizadas pelos profissionais da saúde, já utilizada por ⅔ deles.

Basta observar o mercado para notar o quanto a expansão da tecnologia em Medicina é evidente. Hoje, as soluções médicas disponíveis não atuam somente como prontuários digitais, mas também aprimoram o atendimento, economizam tempo e dinheiro e podem até auxiliar na fidelização dos pacientes.

Você sabia que médicos dedicam cerca de 8 horas por semana apenas à organização da papelada? Esse tempo poderia ser investido em mais atendimentos se os processos fossem otimizados com o uso do prontuário eletrônico. Além de ter um grande potencial para facilitar o fluxo diário de trabalho, a ferramenta oferece outras vantagens para o consultório médico, como praticidade, segurança e centralização dos registros.

Pensando nisso, reunimos orientações fundamentais para te mostrar a importância do uso de um prontuário eletrônico para a sua rotina de trabalho e te ajudar a escolher o ideal para o seu consultório, além de outras informações importantes sobre o assunto. Acompanhe a leitura e tome nota das dicas!

Conheça 3 informações valiosas que você pode extrair do seu prontuário eletrônico

As informações armazenadas no prontuário eletrônico (ou software médico) se referem aos pacientes e à parte administrativa e financeira do consultório. A facilidade para obtenção dessas informações é muito importante e elas podem ser incrivelmente utilizadas para melhorar diversos pontos do seu consultório.

O perfil dos seus pacientes

Você sabe, exatamente, qual é o perfil dos seus pacientes atuais? Pelo seu sistema atual de gerenciamento, você consegue identificar quem são os pacientes que procuram diariamente pelos seus serviços e acabam chegando até você?

Sem um software de prontuário eletrônico automatizado, fica praticamente impossível descobrir o perfil dos seus pacientes. E quando falamos “perfil do paciente”, estamos nos referindo a faixa etária, gênero, como ele encontrou você, se a maioria possui plano de saúde, se optam por consultas particulares e muitas outras informações.

Todas essas informações são extremamente importantes para que você consiga lidar melhor com o seu público e fornecer um atendimento personalizado. Com essas informações, você conseguirá criar uma persona e direcionar sua estratégia de marketing para esse perfil, podendo assim atrair mais pacientes. E sem essas informações, seu relacionamento entre médico-paciente pode ser afetado.

A saúde financeira do seu consultório

Em qualquer negócio, realizar o controle financeiro é extremamente importante. E, obviamente, não é diferente em seu consultório, afinal, ele também é um negócio.

O prontuário eletrônico, quando integrado a um software médico, apresentará o recurso de módulo financeiro, o qual oferecerá a você uma visão ampla de como anda a saúde financeira do seu consultório, de forma clara, simples e automatizada.

Você poderá acompanhar de perto o seu fluxo de caixa, controlar de forma prática os valores que entram e saem mês a mês. Com o software de prontuário eletrônico você não só poderá manter o controle financeiro, mas também identificar quais áreas do seu consultório merecem mais atenção e investimento mês a mês.

Métricas e outras informações relevantes

Informatizar o seu consultório significa deixar de lado a gestão em papel e passar a acessar, de forma simples e rápida, todas as informações e dados do seu consultório.

Se o seu consultório médico não é informatizado, provavelmente você passa boa parte do seu tempo analisando prontuário por prontuário a fim de saber quanto tempo dura cada consulta, o tempo médio de um paciente na sala de espera, etc.

Entretanto, com o prontuário eletrônico, todas essas métricas e outras informações relevantes são oferecidas a você para que você possa potencializar ainda mais o seu atendimento e, consequentemente, melhorar os resultados do seu consultório.

Mas… Como escolher o prontuário eletrônico ideal?

prontuario eletronico

Na hora de optar por um prontuário eletrônico, é claro que você deve considerar a gama de serviços oferecida pelo sistema em questão (por que não adquirir um software que pode fazer mais por menos, certo?). Esta, porém, não é a única variável relevante no momento da decisão de compra: qualidade, preço, nível de satisfação dos usuários e segurança são outros fatores bastante válidos.

Ao mesmo tempo, não dá para cair em armadilhas que prometem verdadeiros milagres na gestão do consultório. Então, vamos começar com alguns fatores importantes que você deve considerar ao analisar suas opções para fazer uma escolha mais assertiva:

Saiba exatamente o que você está procurando

Parece óbvio, mas esta é a primeira coisa a ser definida antes de partir para a busca do prontuário eletrônico ideal. Certifique-se de entender as razões pelas quais quer adquirir o serviço. Se faça perguntas objetivas. O que estou buscando facilitar ou resolver com o software? Quais são minhas necessidades? Quais rotinas médicas precisam ser melhoradas?

Avalie os requisitos específicos do seu consultório a serem atendidos pelo sistema. Sem a devida adaptação ao seu dia a dia, o software não acrescentará nada em termos de usabilidade e utilidade. Seja para aumentar a produtividade, aprimorar o atendimento, maximizar os lucros ou simplificar o fluxo de trabalho, registre suas motivações. Isso vai ajudá-lo na escolha do produto certo!

A interface do prontuário eletrônico é amigável e intuitiva?

É importante que o prontuário eletrônico da sua escolha tenha uma interface amigável e de uso intuitivo. Em outras palavras, ele deve ser simples de usar! Um sistema ideal é aquele que vai facilitar sua rotina e não complicá-la, certo?

Para verificar a usabilidade, investigue alguns pontos:

  • Os menus do software são autoexplicativos?
  • As informações importantes são bem exibidas ou ficam evidentes na tela?
  • Seu consultório possui muitos profissionais? Se este for o caso, analise se o sistema tem espaço de login para usuários autorizados. A funcionalidade é bastante importante para que cada um possa checar suas tarefas do dia.

Quais são os recursos oferecidos?

Já que as opções de prontuário eletrônico no mercado não se resumem a armazenar arquivos, busque se informar sobre os recursos mais interessantes do ponto de vista do seu consultório. Com uma amplitude tão grande de possibilidades, não vale a pena adquirir um sistema de prontuário individual!

De uma maneira geral, o seu software médico deve oferecer recursos para:

  • Atrair mais pacientes particulares;  
  • Agilizar e melhorar o atendimento;
  • Facilitar o agendamento de consultas;
  • Aumentar o rendimento financeiro;
  • Contribuir para sua estratégia de marketing.

Sim, é possível encontrar um software médico com todas essas opções e mais. Certifique-se de escolher um prontuário eletrônico completo!

O software recebeu boas avaliações de outros clientes?

Verificar as avaliações de outros consumidores é uma prática recomendada para qualquer tipo de compra, com um prontuário eletrônico não é diferente. Em geral, é possível checar a opinião dos clientes sobre determinado produto nos sites de venda, mas vá além do portal do fornecedor!

Ao se informar sobre as experiências reais de usuários reais com o software, você terá em mãos um feedback importante para decidir se o sistema em questão é realmente uma boa escolha. Quanto mais similar ao seu for o perfil do autor da avaliação, melhor.

O sistema permite fazer um teste antes da compra?

Para além dos recursos oferecidos e das avaliações positivas, é importante que o prontuário eletrônico em análise permita um test drive antes da compra. De nada adianta comprar e implementar um software que “parece bom” mas, com o passar do tempo, te fará perceber que não é aquilo que você esperava.  

A dica aqui é optar pela empresa que lhe oferece a opção de testar o software de prontuário eletrônico. Além de conhecer todo o sistema, isso mostra que o fornecedor confia em seu próprio produto. Portanto, quando for testar um software, explore todos os seus recursos e não economize nas perguntas, caso haja dúvidas.

E quanto à segurança?

A segurança de cada software depende do suporte que a empresa fornece a você. Se houver algum problema relacionado ao aspecto técnico do software ou se os servidores caírem, então pelo menos você tem que ter alguém em quem confiar.

Além disso, com um prontuário eletrônico na nuvem, você pode garantir aos pacientes que os seus registros são bem cuidados e armazenados da forma mais segura possível.

O software de prontuário eletrônico ideal para o seu consultório oferecerá suporte ao armazenamento em nuvem, backup diário e criptografia avançada de dados, além de acesso aos arquivos, bem como ao próprio sistema, apenas para usuários autorizados.

O prontuário oferece serviço em nuvem?

O software baseado em nuvem tem as vantagens de reduzir custos de hardware, ter atualizações feitas pelo próprio fornecedor e, principalmente, o sistema de armazenamento na nuvem. Isso normalmente concede maior confiabilidade, segurança e velocidade.

Independentemente de qualquer desastre natural, os registros médicos dos pacientes e as informações importantes do seu consultório estarão em segurança, uma vez que tudo está salvo na nuvem e acessível por qualquer dispositivo conectado à Internet.

Há agenda integrada?

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Um aspecto importante de quase todo consultório é a programação de compromissos. Ao se atrasar e fazer seus pacientes esperarem muito tempo para serem atendidos, a taxa de faltas aumentará. Se ir ao seu consultório significa um longo tempo de espera, os clientes ficarão desanimados só com a perspectiva da consulta.

Nesse contexto, o software de gestão médica ideal para o seu consultório deve conter uma ferramenta de agendamento e calendário que permita que os recepcionistas (e outras pessoas da equipe médica) agendem e acompanhem os horários marcados de forma rápida e eficiente.

Além disso, se a agenda integrada oferece um sistema de codificação de cores para identificar facilmente profissionais específicos e seus pacientes designados, a organização é ainda mais clara.

O software conta com ferramenta para controle financeiro do consultório?

Na gestão em papel, controlar a parte financeira de um consultório pode ser realmente uma tarefa difícil, especialmente quando você tem várias planilhas atualizadas disponíveis, mas não entende nada do que elas dizem.

Um dos recursos que não pode faltar no seu sistema de prontuário eletrônico é um bom módulo financeiro. Essa ferramenta é essencial para você automatizar o seu fluxo de caixa e entender o estado contábil do seu consultório. É interessante, portanto, levar esse fator em consideração no momento pré-compra.

Prontuário eletrônico integrado ao agendamento online: por que utilizar?

Retomando o argumento de que uma abordagem multifuncional é a melhor opção para o seu consultório, vale reforçar um recurso que traz benefícios incríveis se integrado às funções do prontuário: o agendamento online.

Com os dois recursos aplicados lado a lado, a marcação de consultas é realizada de maneira mais prática, facilitando tanto a vida do paciente quanto a do profissional. Além disso, com o sistema de agendamento online é possível atrair mais pacientes e, principalmente, reduzir a taxa de faltas.

Portanto, a ideia por trás do prontuário eletrônico integrado ao agendamento online é basicamente a seguinte: facilitar a marcação de consultas para o paciente, de modo que ele não precise ficar preso ao telefone, e atrair pacientes familiarizados à tecnologia e que preferem fazer tudo pelos seus computadores e smartphones.

No mundo conectado em que vivemos, oferecer essa possibilidade ao seu público é fundamental, e deve influenciar na sua busca pelo prontuário eletrônico mais adequado. Confira, a seguir, 3 grandes benefícios de aliar as funções do prontuário ao recurso do agendamento online:

Maior facilidade no agendamento de consultas

Com o sistema de agendamento online integrado ao seu site médico, as marcações de consultas se tornam bem mais rápidas. Não é mais você quem sugere horários ao paciente: agora, o próprio paciente verifica em sua agenda e consulta o melhor dia para seu atendimento. Dessa forma, você facilita a vida dos seus clientes e ainda obtém um retorno rápido.

Redução da taxa de faltas

Outro ponto positivo de utilizar o sistema de agendamento online integrado ao prontuário eletrônico é que você pode reduzir a alta taxa de faltas através dos Lembretes via SMS, recurso que também deve ser oferecido pelo software médico.

Dessa forma, você poderá enviar lembretes de forma automatizada para um determinado paciente para lembrá-lo de sua consulta. Isso torna o processo muito mais rápido e ainda evita os furos na agenda, prejudiciais para qualquer consultório médico ou clínica.

Melhora a qualidade de atendimento

Se ligar para o seu consultório significa esperar mais tempo do que o necessário no telefone apenas para marcar uma consulta, definitivamente você precisa adotar um prontuário eletrônico que ofereça o recurso de agendamento online.

Ninguém gosta de esperar, ainda mais do outro lado da linha. Com um sistema de agendamento online, o paciente é o responsável por marcar sua própria consulta. Isso elimina a necessidade de falar ao telefone e ainda permite que você se dedique ao que é mais importante em seu negócio: o atendimento de qualidade.

Por que o prontuário eletrônico é a opção mais segura para seu consultório?

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A questão da segurança é tão relevante quando o assunto é prontuário eletrônico que vamos dedicar uma seção especial ao assunto. Embora esteja se popularizando, o formato digital do prontuário ainda provoca receio em muitos, que temem pela segurança dos dados registrados.

Ao contrário do que se pode pensar, porém, a versão eletrônica é muito mais segura e funcional do que a sua antecessora de papel. Diariamente, mais profissionais da saúde investem em sistemas médicos a fim obter melhores resultados. E o número de consultórios informatizados só está aumentando.

Listamos, abaixo, razões imbatíveis que provam que o prontuário eletrônico é inclusive mais vantajoso em termos de segurança:

A criptografia mantém a informação segura

No mundo em que vivemos hoje, onde quase tudo é acessível pela Internet, uma das principais preocupações é se estamos navegando em ambientes seguros. Afinal, os hackers estão à solta e constantemente em busca de falhas para obter informações.

Então, adotar um software médico baseado na Web colocaria os registros médicos dos seus pacientes e as informações da sua clínica em risco? Definitivamente, não!

O software de prontuário eletrônico, quando baseado no sistema de armazenado em nuvem, é protegido com métodos robustos de criptografia, mantendo assim as informações cruciais dos pacientes seguras e longe de olhares curiosos. E em caso de ataques de hackers, os arquivos automaticamente se tornam ilegíveis.

Sua clínica deve fazer todo o possível para cumprir os regulamentos de privacidade e o prontuário eletrônico torna mais fácil manter a confidencialidade das informações.

Acesso somente a usuários autorizados

Enquanto a criptografia é mais destinada a proteger os seus dados e informações de hackers, limitar o acesso aos registros médicos dos pacientes e informações importantes da clínica protege-os de pessoas mal-intencionadas localmente.

No sistema de gestão em papel, por exemplo, as informações estão sempre abertas, abrindo espaço para pessoas não autorizadas visualizarem os arquivos, copiarem detalhes ou até mesmo fotografarem as informações sem o seu conhecimento.

Com um software de prontuário eletrônico, você pode facilmente controlar com precisão quem tem acesso às informações dos pacientes e da própria clínica.

Arquivos intactos após desastres

Manter arquivos em segurança é muito mais do que protegê-los contra hackers e controlar o acesso a informações confidenciais por meio de logins e senhas.

Imprevistos sempre acontecem e, por isso, você precisa garantir que os dados estejam acessíveis mesmo em situações extremas. Por exemplo, no caso de vandalismo ou desastres naturais, como alagamento e incêndio, você deverá ser capaz de recuperar os seus arquivos sensíveis a fim de voltar de forma rápida a executar seu trabalho.

Se a sua clínica baseia-se em um sistema de gestão em papel, seus arquivos importantes seriam completamente destruídos nessas situações extremas.

Com um prontuário eletrônico baseado em nuvem, você poderá recuperar os seus arquivos de forma simples e rápida. Ainda que o seu computador principal pare de funcionar, você poderá acessá-los de outro dispositivo conectado à Internet.

Não espere que o prontuário eletrônico resolva tudo sozinho: adote um software médico

Por fim, em um artigo que reúne dicas para escolher o prontuário eletrônico ideal, não podemos deixar de reforçar uma ideia importante: apenas um sistema de prontuário individual não será capaz de resolver, otimizar ou melhorar as diversas atividades da rotina médica.

Informatizar o consultório médico vem sendo a solução encontrada por muitos gestores para acelerar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, gerir melhor as finanças a fim de reduzir os custos e, consequentemente, resolver os problemas.

No entanto, para desfrutar desses e muitos outros benefícios, você precisa de um software médico completo, pois um sistema de prontuário eletrônico individual só auxilia no armazenamento e gerenciamento de registros médicos. Nada além disso!

Recapitulando, destacamos que:

Um prontuário eletrônico, por si só, não reduz a taxa de faltas

A taxa de falta nas alturas é, sem dúvidas, um dos maiores problemas que qualquer empreendedor na área da saúde pode enfrentar. Se você está se esforçando e ainda sim a taxa de faltas do seu consultório está lá nas alturas, algo deve estar errado. Os pacientes podem faltar a uma consulta por inúmeras razões, as quais vão desde má comunicação entre a secretária e o paciente até erros na marcação das consultas.

O seu prontuário eletrônico, como um software individual, não poderia resolver esses problemas! Seria necessário um sistema de lembretes via SMS para lembrar pacientes de suas respectivas consultas, sistema o qual o prontuário eletrônico não oferece.

Apenas um prontuário eletrônico não vai ajudá-lo na gestão financeira

Como já mencionamos, o prontuário eletrônico, por si só, não oferece recursos para a gestão financeira. Não há como atualizar pelo software as movimentações financeiras do consultório e nem realizar o controle de todo o dinheiro que entra e sai mês a mês (fluxo de caixa).

Um prontuário eletrônico, individualmente, não ajuda no marketing

Assim como controlar suas finanças, é importante criar uma estratégia de marketing do zero a fim de atrair mais pacientes particulares para o seu consultório ou clínica.

Para um planejamento inteligente e eficaz nesse sentido, é necessário conhecer muito bem o seu público. Sem esse conhecimento, a estratégia se torna inútil.

É claro que, com o software de prontuário eletrônico individual, você poderá conhecer melhor os seus pacientes, afinal, você terá nos dedos – literalmente – as fichas de cada um deles registradas digitalmente no sistema. No entanto, ainda não é o suficiente. Abrir e analisar cada ficha e registro médico do prontuário eletrônico não é uma tarefa relativamente rápida e muito menos prática. O ideal mesmo seria ter acesso a todas essas informações em uma área específica, disponíveis de forma rápida e prática.

A segmentação é importante para qualquer estratégia de marketing, principalmente no marketing de conteúdo. Apenas com um prontuário eletrônico, você não conseguirá identificar para qual perfil de pacientes direcionar o seu marketing.

Quer saber como é tudo isso na prática?

Com a experiência que temos aqui no iMedicina e com o feedback de nossos clientes, criamos a nova versão do nosso software médico para atrair mais pacientes para você e melhorar a gestão do seu consultório. Saiba um pouco mais neste vídeo:

E então, o que achou das informações? Com tantas soluções médicas avançadas no mercado, a escolha do prontuário eletrônico ideal deve representar o ganho de muitos outros recursos para o seu consultório. Não deixe de comentar e compartilhar suas dúvidas e experiências com a gente!

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