Quando você se formou, provavelmente idealizou toda a sua clínica em detalhes de como ela seria, não é mesmo? Seu consultório odontológico foi todo desenhado na sua cabeça e até mesmo no papel, e colocar a profissão em prática seria apenas uma consequência lógica a ser encarada no dia a dia sem maiores dificuldades.
O que talvez você não tenha previsto nesta etapa do seu planejamento é que mais do que um dentista, você também seria um empresário com inúmeras outras atribuições, indo essas muito além da extração e do implante de dentes.
Mas posso te contar um segredo? A maioria dos profissionais da área da saúde se esquece disso e, por isso mesmo, é bastante comum, inclusive, que demore um pouco mais a implantar sistemas eficazes em seus consultórios odontológicos.
Afinal, você foi preparado por anos para tratar de problemas dentários e não para gerir um negócio próprio, uma empresa! Esta confusão, portanto, é perfeitamente aceitável.
Talvez seu consultório até já trabalhe com algum tipo de sistema e software direcionado ou ainda utilize de cadernetas e Excel para registrar tudo o que está acontecendo.
Independentemente de qual dessas seja a sua realidade, neste artigo falaremos sobre os quatro principais sinais de que o seu consultório odontológico precisa se modernizar e aderir a um novo sistema, que permita a otimização do seu dia a dia e que melhore também os seus ganhos mensais.
Disposto a fazer a avaliação desta necessidade? Continue lendo!
Seu consultório odontológico precisa de mais organização e padronização
Organização e padronização é a combinação perfeita do sucesso elementar de qualquer tipo de negócio. Não se pode chegar a lugar nenhum sem estes dois itens. No seu consultório odontológico não é diferente.
É fato comprovado que a ausência destes fatores faz com que pacientes sejam perdidos e quanto menor a clientela, menor o seu pró-labore!
Um sistema eficiente, desenvolvido com foco em odontologia, facilita o dia a dia do dentista, organizando todas as atividades mais importantes de sua rotina.
Por exemplo: como estão organizados os prontuários dos seus pacientes hoje dentro do seu consultório odontológico? Será que estão organizados e padronizados a ponto de facilitar na hora de atender ao cliente ou será que lhe farão perder mais tempo do que o necessário? Sistemas eficientes e eficazes trabalham diretamente aqui!
Se seus prontuários ainda estão organizados em fichas em caixas de arquivo por ordem alfabética, sinto lhe informar que você está perdendo uma grande oportunidade: a da agilidade!
Prontuários eletrônicos são modernos, ágeis e facilmente compreendidos por meio de uma rápida leitura do histórico. Sem a necessidade de entender a letra ou a abreviação utilizada no atendimento anterior, você consegue passar mais tempo se dedicando a solucionar os problemas que levaram o paciente até o seu consultório odontológico, os surpreendendo com excelência e qualidade no atendimento.
Outro ponto importantíssimo na migração de sistema é a avaliação da ferramenta agenda.
A agenda de um profissional da saúde é tudo em sua rotina e você não pode correr o risco de simplesmente esquecê-la em casa ou de perdê-la antes de chegar à clínica, não é mesmo?
Um software preparado e apto a melhorar o dia a dia do seu consultório odontológico oferece uma agenda online completa, com inúmeras possibilidades de edição. Tudo isso com muita praticidade, agilidade no agendamento de cada uma das consultas e atendimentos e ainda minimizando possíveis erros que são comuns neste segmento.
Melhor ainda se este sistema estiver integrado a ponto de mandar um aviso via SMS lembrando o seu paciente do dia e da hora da consulta!
Seu consultório odontológico precisa ter um gerenciamento de tarefas
Outro sinal de que está na hora de mudar de sistema para melhorar a rotina de funcionamento do seu consultório odontológico é a necessidade de ter um gerenciamento de tarefas.
Isto é bastante comum quando o negócio começa a expandir ou se você tem sócios em um mesmo ambiente.
Por exemplo: pense que situação chata não seria se você e seu colega agendassem pacientes no mesmo horário, visando utilizar a mesma sala do consultório? Olha que este é apenas um exemplo bem simples do que pode acontecer sem um sistema eficaz!
O mais interessante de um bom software para gestão de consultórios odontológicos é que é possível que cada funcionário ou colega de trabalho seja cadastrado com um usuário, a fim de que todos tenham acesso ao sistema.
É possível ainda atribuir tarefas e designar quem deve fazer o que dentro do ambiente de trabalho! Com certeza, sua secretária irá amar essa novidade e você poderá mensurar todos os benefícios desta troca nos números finais do mês.
Outra grande vantagem do gerenciamento de tarefas é que você pode acompanhar o desenvolvimento das atividades do consultório mesmo estando longe. O controle por meio do uso deste mecanismo é muito maior e permite uma ampla visualização do que está dando certo, do que está dando errado e do que pode ser melhorado!
Além disso, é um jeito de centralizar a tomada de decisões e ainda não perder nenhum compromisso ou tarefa importante.
Seu consultório odontológico precisa de um módulo financeiro
Outra coisa que ninguém te contou na faculdade é que ter seu próprio consultório odontológico requer muita matemática no dia a dia. São várias entradas – pagas pelos pacientes e pelos planos odontológicos – e muitas saídas – como custos para manter o consultório, pagamento de funcionários e pró-labore – a se levar em conta. Nem sempre é simples fechar este balanço, não é mesmo?
Por isso, mesmo um bom sistema para consultórios e clínicas deve apresentar um módulo financeiro para maior controle e planejamento.
Se você ainda está no caderninho, anotando com o símbolo de mais e de menos na frente de cada número, repense sua estratégia para se manter no mercado sem passar sufoco e migre já para um software completo.
Basicamente, esta ferramenta deve estar integrada aos prontuários e agendas a fim de que, logo que uma consulta seja finalizada, seu valor já fique registrado no fluxo diário e mensal do caixa. Assim, absolutamente nada fica esquecido e as contas batem!
Além disso, é importante ter liberdade para fazer edições neste módulo do sistema, por isso, verifique sempre se o software permite que você configure centros de custos e categorias específicas que desejar criar.
Sem dúvida nenhuma, a principal vantagem em ter um módulo financeiro completo e eficaz é a visualização de dados e resultados. O sistema deve gerar bons relatórios, que permitam o acompanhamento e a análise de tudo que está acontecendo.
O lançamento de cada um dos valores pode ser em partes automático e em partes no modo manual. A economia do tempo para o profissional é um dos destaques, já que assim é possível se dedicar a um número maior de consultas e pacientes.
O melhor é que nem é preciso ser expert em matemática financeira para ter sucesso neste tipo de sistema, já que ele faz tudo por você, e cabe a você apenas a tarefa de alimentá-lo com informações corretas.
Seu consultório odontológico precisa trabalhar com marketing e relacionamento
Por fim, não menos importante, o último sinal de que o seu consultório odontológico precisa migrar de sistema é a possibilidade de trabalhar com marketing e relacionamento com o paciente sem maiores investimentos. Como?
Buscando opções de software que disponibilizem diferenciais, como a possibilidade de criar e personalizar seu próprio site, por exemplo.
Estar na internet é um dos passos decisivos para ter bons clientes e se manter sempre na ativa, com a agenda cheia. Perder esta oportunidade é um equívoco que você precisa deixar bem longe de você!
Outro ponto importante e que faz parte desta ferramenta imprescindível para o seu consultório odontológico é a criação de blogs que ofereçam conteúdos de qualidade e relevância para o seu público.
Criar vínculos é uma das maneiras de ter sucesso por aqui e estes dois exemplos que foram citados atuam diretamente na fidelização dos seus pacientes, que sempre voltarão e indicarão os seus serviços a outras tantas pessoas.
No iMedicina nós oferecemos essa possibilidade! Conheça nossa proposta visitando a nossa página e entenda melhor como informatizar o seu consultório e atrair novos pacientes!
Por falar em relacionamento com o paciente, é importante aderir a um sistema que permita a criação de estratégias neste quesito. Quer um exemplo? Como você faz o pós-consulta em seu consultório odontológico? Se você sequer o faz, a primeira dica é rever as estruturas do seu negócio agora mesmo!
A segunda dica é trabalhar com sistemas que automatizem o encaminhamento de e-mails e mensagens de texto no pós-consulta, pedindo feedback ou simplesmente agradecendo o paciente por ter escolhido ser atendido por você!
As possibilidades são muitas dentro de um bom sistema que foi desenvolvido exclusivamente para a sua necessidade, por isso, migre de sistema e melhore os seus números!
Como você pode ver, aqui elencamos os quatro sinais de que o seu consultório odontológico precisa urgentemente de um novo e mais completo sistema e poderíamos listar muitos outros também.
Gostou das informações e das dicas que foram dadas aqui? Aproveite para conhecer outros conteúdos interessantíssimos para o seu negócio acessando outros artigos de nosso blog!
