O papel de gerenciar tarefas é parte essencial de qualquer profissional que deseja oferecer bem-estar aos seus clientes e a ele mesmo. Com os dentistas a situação não é diferente. Oferecer um serviço de qualidade é muito mais do que só atender bem ao paciente, ainda mais quando há a responsabilidade de dirigir um consultório próprio.
Como administrar as tarefas feitas diariamente a ponto de proporcionar satisfação ao cliente e fidelizá-lo? Pode parecer desafiador, mas, executando de forma prática e didática, essa função pode trazer muitos benefícios, especialmente para quem é gestor da sua própria clínica.
Por que dentistas devem administrar?
Quando se fala em administrar algo, muitas pessoas já consideram essa ação algo chato ou entediante. Porém, isso é algo necessário, não só para o âmbito profissional, mas em toda a nossa vida.
Aos dentistas pode parecer algo difícil, pois administração não é algo ensinado no curso da graduação, mas saber gerenciar suas tarefas pode determinar o sucesso ou, infelizmente, o fracasso do seu serviço. Por isso, sendo algo fácil ou árduo, é fundamental você saber organizar seus afazeres e de seus funcionários.
Administração do profissional
A sensação de estar perdido durante os afazeres é terrível. Não planejar seu dia de trabalho influencia muito nesse problema. Por isso, se planeje e tenha sempre em mãos uma agenda. Ela é prática e te orienta a cada função que deverá ser feita no decorrer do dia. Use uma para seu preparo e outra para coordenar o trabalho do consultório.
O uso de agendas eletrônicas é ainda mais eficaz, pois minimiza possíveis erros cometidos em processos feitos durante as consultas e outras situações, além de serem mais práticas, ágeis e economizarem tempo.
Em qualquer ocasião, uma coisa é extremamente importante: consulte-as sempre! Se possível, faça marcações em situações que precisem de maior destaque durante o dia e anote as informações que obter em determinada ocasião. Sempre faça um feedback diário e semanal do que você planejou e realizou. Esse feedback pode ser feito durante o atendimento na clínica ou ao final do expediente. O importante é garantir que o dia seguinte de trabalho esteja em ordem.
Arrume suas gavetas, seus armários ou suas pastas que portam as fichas que for utilizar. Dedique-se a atualizá-las a cada informação nova que chegar, seja mudança de horários, monitoramento dos equipamentos e outros procedimentos. Organizando todas elas, você pode definir mais claramente quais são as suas metas nos atendimentos do dia.
Como profissionais da área da saúde, os dentistas também podem se deparar com atendimentos inesperados e urgentes. Coordenando seus objetivos do dia, você pode ajustar sua grade de tarefas preparada para consultas marcadas e também as emergenciais, além de ajudar sua equipe a estar posicionada e pronta para tais ocasiões.
Administração com os funcionários
O bom desempenho de dentistas também vem de uma boa equipe que os auxiliam durante o serviço aos clientes. O uso de prontuários eletrônicos apoia positivamente a execução do processo de atendimento ao cliente, desde a sua chegada até a realização do serviço e o possível retorno à clínica.
Os prontuários eletrônicos são ótimos, pois você pode criar seus próprios modelos de atendimento, prescrição e outras conveniências. Além de dar mais atenção ao paciente, você também contribui para que outros funcionários possam realizar outros trabalhos.
Você pode se preparar e estar pronto para as tarefas diárias devido ao planejamento feito na agenda, mas também é bom para gerenciar as tarefas de seus funcionários.
Ao adotar um sistema simples para auxiliar em seus compromissos, os dentistas também podem oferecer um check-list, que possibilita a atribuição de tarefas, designá-las a seus responsáveis, além de ajudá-los a se monitorarem cada ação realizada. Isso facilita para que o gestor do consultório possa observar o desempenho de sua clínica e atuar no que for preciso para gerar maior praticidade e produtividade.
Tendo sempre a visão de que o cliente é quem precisa da maior atenção, não é muito conveniente esquecê-lo. Uma característica muito importante no fato de fidelizar um cliente é justamente não o deixar de lado, até mesmo quando ele não estiver presente no consultório. A comunicação é essencial! E no mundo superconectado que vivemos, essa comunicação fica ainda mais fácil. Alguns dentistas talvez ainda não perceberam o impacto que isso pode causar aos seus pacientes.
Utilize redes sociais, como o Facebook, Twitter, WhatsApp e o Instagram, para fornecer informações práticas sobre horários de funcionamento da clínica, agendamento de consultas, novas medidas adotadas, novos serviços disponibilizados e muitos outros conteúdos relevantes.
Entretanto, tome cuidado ao conversar com o cliente. Uma boa conversa começa quando as pessoas sabem conversar. Se feita de maneira amadora, a comunicação pode trazer mais prejuízos do que vantagens.
Com a adoção de plataformas de relacionamento com o cliente, os dentistas podem segmentar o público e ajudá-los com conteúdos específicos sobre tudo o que desejam saber sobre saúde bucal.
Se houver dúvidas, os dentistas podem procurar um profissional de mídias sociais ou até mesmo procurar cursos para manuseio dessas mídias de maneira correta e eficiente.
Administração corporativa e financeira
Para alguns, essa é a parte mais complicada. Mas lembre-se de que a qualidade é avaliada e até mesmo pode ser o resultado daquilo que outros não percebem diretamente. Analisar a produtividade dos trabalhos do consultório e o fluxo de pacientes que procuram e utilizam os serviços é um indicador primordial para analisar como está o desempenho do consultório.
Provavelmente alguns dentistas não prestam atenção nessas variáveis, porém, fazer estatísticas desses dados pode oferecer um norte aos profissionais.
É interessante aplicar medições sobre novos pacientes, casos específicos atendidos aos pacientes, fluxo de caixa, despesas custeadas na compra de novos equipamentos e outros utensílios, perfis do público que vai à clínica, porcentagem de atendimentos particulares ou conveniados (quando for o caso), etc. Dessa forma, é mais cômodo ter uma visão clara de como vai o funcionamento da clínica, avaliar os dados que a clínica possui ou que precisa ter e muito mais.
Com esse direcionamento mais preciso, há chance de os dentistas também executarem essas tarefas da maneira que quiserem. Com o auxílio de tabelas e gráficos, as informações são mais claras e também ajudam os profissionais a criarem estratégias para cada situação.
Como todo profissional gosta de ser visto pelo seu bom trabalho, também é bom propagar o seu serviço para que as pessoas o vejam. Há um grande medo de dentistas gestores de consultórios odontológicos de que seus serviços não sejam notados no mercado, a concorrência mais direta e o receio da dependência de convênios para ter estabilidade financeira.
Os dentistas podem criar blogs ou sites sobre seus consultórios e seus serviços, o que fazem, quais os benefícios de seus tratamentos, trazer detalhes sobre as necessidades mais específicas de seus pacientes já fidelizados e também os que podem ser futuros pacientes.
Fazendo seu próprio conteúdo, os dentistas também têm mais facilidade em atender os pacientes de forma mais prática, conseguem benefícios a longo prazo e permitem a ligação das informações fornecidas aos serviços que a clínica oferece, garantindo mais segurança ao consumidor em procurar o consultório.
Para alguns dentistas que ainda se sentem receosos por não se darem bem com as tecnologias, há a oportunidade de usarem mensagens SMS para ter esse contato mais próximo com o cliente. Também não são todos os pacientes que possuem a facilidade em manusear as mídias digitais e o uso de SMS pode ser benéfico.
Dentro desses três aspectos (administração pessoal, administração dos funcionários e administração corporativa e financeira), fica mais fácil de os dentistas estarem mais preparados para oferecer suas práticas à comunidade. Pode parecer um pouco trabalhoso, porque não é algo feito tão facilmente, de um dia para o outro. É uma tarefa que requer esforço, tempo e dedicação. O importante é sempre procurar ter mais vantagens a oferecer aos clientes, pois é exatamente isso que eles procuram.
Alguns também podem até ver essas ferramentas com maus olhos. Mas, quando essas táticas são usadas com ética e direcionadas ao que os dentistas visam oferecer (bem-estar na saúde bucal aos seus pacientes), elas se tornam tão eficazes a ponto de não serem deixadas de lado. Elas se tornam essenciais!
Você pode ter conhecimento somente de algumas delas ou até mesmo de nenhuma, mas, se tiver esse foco constante, terá a rentabilidade, a produtividade e o contentamento de todos que estão envolvidos com esse trabalho.
Analisando os resultados ao realizar essas tarefas, você, como dentista, terá mais técnica até mesmo em áreas que você não tinha total conhecimento e poderá desenvolvê-las para futuras atividades que desempenha em seu consultório.
A procura de softwares que podem contribuir para esses trabalhos de gestão garante um trabalho mais aprimorado e tranquilo. Você pode obter benefícios, pois eles já são equipados para este tipo de tarefa. Entenda que seu consultório também é uma empresa e ela precisa de mecanismos e ferramentas necessárias de marketing para estar bem posicionada no mercado.
É muito importante entender que, atualmente, para garantir seu espaço no mercado, o profissional da área da saúde deve estar sempre atualizado e investindo em ações que aumentem a visibilidade de sua clínica ou consultório, através de uma estratégia de marketing e de um bom atendimento e relacionamento com o paciente.
Você sabia que existem softwares médicos extremamente eficazes que auxiliam na gestão do consultório e no relacionamento com os pacientes? E que, inclusive, podem ajudá-lo na parte estratégica e no marketing do consultório? Já pensou se, no seu software médico, além de gerenciar seus pacientes, você pudesse também criar e conduzir o seu próprio site e blog?
No iMedicina nós oferecemos essa possibilidade! Conheça nossa proposta visitando a nossa página e entenda melhor como informatizar o seu consultório e atrair novos pacientes!
Lembre-se: a qualidade começa no esforço que você dedica para fazê-la funcionar bem. Você só precisa começar.
Gostou desse artigo? Confira outros textos em nosso blog!
