Imagine a seguinte cena: você chega na segunda-feira em sua clínica, liga o computador e em poucos passos tem ali, bem na sua frente, um relatório em tempo real com as estatísticas financeiras do consultório. Fica mais fácil olhar para a semana que está chegando e imaginar o que está previsto de pagamento a receber, as despesas que vão chegar e, principalmente, o saldo, certo? Mas dá para ir além desse controle (e o melhor: sem demandar grandes esforços de você e sua equipe).
Um software médico especializado pode ser a solução que você precisa para consolidar todas as informações de sua clínica e entregar a você mais que números: e sim relatórios que façam sentido para sua análise. Isso sem fazer mágica nenhuma!
Com o sistema de gestão certo nas mãos, uma pitada de disciplina e boa disposição, é possível tornar mais prazerosa a tarefa de gerenciar a parte financeira do seu negócio.
Com um sistema em seu consultório, sai de cena o trabalho operacional e o grande esforço de controlar essas informações em planilhas, além de você e sua equipe assumirem um papel mais analítico, de olhar para as informações e tirar dados realmente importantes dali.
“Por que preciso de estatísticas financeiras do consultório?”
Imagino que você tenha feito essa pergunta. Não queremos que você mude seu foco. Afinal de contas, sua especialização o tornou esse profissional que tem já conseguido bons resultados. Mas olhar para esses dados poderá potencializar o resultado de sua empresa, dando mais autonomia e trazendo o poder de se antecipar a desafios que possam chegar (como um acúmulo de despesas a pagar, por exemplo).
Se você já tiver estabelecido um fluxo de caixa é um bom caminho andado, mas só essa providência não é suficiente diante de tantas outras oportunidades que sua clínica pode estar perdendo ao não olhar para as estatísticas financeiras do consultório (falamos mais sobre fluxo de caixa neste artigo).
A partir delas, é possível ver dados reais até sobre a saúde de seus pacientes, imagine saber que a maior parcela de seu faturamento vem de pacientes hipertensos, por exemplo, a partir daí você poderá fazer um folder informativo, ou direcionar os esforços de anúncios para este público. É um trabalho de inteligência capaz de ser obtido a partir de soluções especializadas.
Ao procurar um software de gestão, você encontrará alguns que podem até cuidar de seus dados, mas nem todos conseguem cruzar as informações que o seu consultório armazena. Você já parou para pensar no que isso significa?
Em um dia, sua clínica gera milhares de informações:
- Custo de cada consulta realizada;
- Quantia a receber de cada procedimento;
- Valores gastos com infraestrutura naquele dia;
- Vencimentos e despesas daquele período;
- Qual a rentabilidade por consulta;
- Custo dos medicamentos utilizados.
Isso só para listar alguns dos dados, né? Se todas essas informações vierem de uma única fonte (ou estarem acondicionadas em um mesmo sistema de gestão) ficará mais fácil chegar a estatísticas financeiras relevantes e dados que podem mudar completamente a forma com que gerencia sua empresa.
“Mas eu sobrevivi bem até hoje sem elas!”. Sim, pode ter sobrevivido muito bem mesmo. Mas ao colocar na ponta do lápis você poderá ver que a rentabilidade de seu negócio pode ser ainda maior. Afinal de contas, sem análise estatística, qualquer ajuda que um software de gestão oferecer (ou mesmo a planilha de Excel que você mesmo fez), acaba sendo pouco eficiente.
Dados sem análise são só números!
A visão de todas essas informações consolidadas e integradas permite um controle total sobre os processos e os custos que envolvem toda operação. Ter uma lupa sobre essas estatísticas financeiras do consultório vai devolver a você o real controle da situação.
Como esses dados são gerados?
Se engana quem pensa que terá que voltar aos conhecimentos mais profundos de matemática para gerar esses dados. O mecanismo para chegar às estatísticas financeiras do consultório funciona assim: você ou outro profissional que te auxilie insere os dados no sistema (desde as informações financeiras até prontuários dos pacientes, por exemplo), e o próprio sistema se encarrega de consolidar essas informações e entregar para você em formato de relatório. Isso é possível a partir de mecanismos poderosos de tecnologia de informação!
Vamos aos exemplos de estatísticas geradas para você ter ideia de como funciona isso na prática:
- Análise completa de gastos e recebimento: ao inserir dados de um paciente em seu software, ele pode integrar automaticamente com o setor financeiro de sua clínica. Assim, procedimentos, exames e consultas já assumem valores reais e, a partir da autorização do convênio, esse dado já se consolida em seu sistema e vira um recebimento. Assim, além de ficar mais fácil controlar recebimentos, você também conseguirá visualizar exatamente os procedimentos de maior custo/retorno.
- Estatísticas detalhadas sobre as despesas: ao inserir as informações completas (como a projeção de despesas fixas e tributáveis dos próximos meses), os compromissos já pagos e os que estão em aberto, é possível ter um dado percentual sobre a saúde financeira de seu consultório, o que contribui para se antecipar a problemas ou mesmo prever investimentos de expansão, favorecendo o planejamento de médio e longo prazos.
- Estatísticas gerais da clínica: o fluxo de caixa (que representa todas as movimentações financeiras da clínica); o custo do consultório (que envolve a análise de custo/hora e preço ideal dos procedimentos a serem cobrados); clientes em débito; recibos emitidos… Essas informações consolidadas permitirão gerar estatísticas como: receitas versus despesas, distribuição por forma de pagamento, produtividade de sua clínica. Enfim, todo esse controle vai te dar domínio para gerenciar a saúde financeira de seu negócio!
Aqui trouxemos algumas ideias, como um aperitivo mesmo, das possibilidades que um software médico pode reservar a você, no que diz respeito à gestão de sua empresa. Convidamos você a continuar lendo outros posts aqui do blog, que mostra como a tecnologia pode ser uma das maiores aliadas de sua empresa!
