Como administrar seu consultório com ferramentas gratuitas

Administrar consultório

Administrar um consultório nem sempre é uma tarefa fácil para o médico, pois não há um preparo prévio nos centros de ensino e, no dia a dia, a preocupação maior é com o paciente. Todavia, o consultório não deixa de ser uma empresa.

Para se manter competitivo na área da saúde e obter credibilidade, é necessário fazer a gestão do consultório de uma maneira eficiente. Isso também proporciona o correto retorno financeiro pelo seu trabalho.

Manter a estabilidade das finanças, garantir que os pacientes estejam satisfeitos e cuidar da sua equipe são alguns dos processos que precisam ser acompanhados. Logo, algumas ferramentas e ações devem ser adotadas.

Este artigo aborda maneiras eficientes de administrar um consultório médico por meio de ações e ferramentas gratuitas. Conheça as principais!

Conheça os processos e mapeie-os

Faça o levantamento de todos os processos do seu consultório médico, desde o atendimento ao paciente até a reposição de estoque de materiais. A identificação correta possibilitará o mapeamento.

O mapeamento trata-se de uma técnica que auxilia a encontrar gargalos e pontos de melhoria, como procedimentos morosos ou que estão sendo feitos de maneira incorreta. A partir disso, será possível tomar medidas para otimizar a administração do consultório.

Uma das ferramentas gratuitas mais conhecidas por quem mapeia processos é o Bizagi Modeler. Você pode desenhar o fluxo de cada processo e documentar suas etapas de maneira fácil e intuitiva.

Assuma a liderança e delegue tarefas

Outro passo que deve ser dado para administrar consultório médico com qualidade, envolve a sua postura e conduta. Assuma a liderança!

Você deve ser um exemplo para todos, incluindo os pacientes. Liderança, portanto, tem a ver com sua capacidade de transformar visão em realidade, conquistando grandes resultados a partir de decisões importantes.

Conheça as principais atitudes de um líder por meio de livros, vídeos e até cursos. Faça com que todos se sintam seguros e, para manter o alinhamento com a equipe, comunique suas expectativas.

Destacamos ainda a importância de delegar tarefas, evitando centralizá-las. A equipe se sente parte do negócio e você pode realizar outras atividades.

Motive sua equipe para aumentar a produtividade

A postura e a conduta do líder são fundamentais para motivar a equipe. Esse processo ocorre por meio de atitudes inspiradoras.

Motivação é algo que vem de dentro, que desperta quando você se inspira por algo ou alguém. Sendo assim, ouça o que sua secretária e demais colaboradores têm a dizer. Trabalhe em equipe e não seja autoritário.

Sua autoridade existe, mas ela não pode ser transformada em imposição. Para influenciar pessoas positivamente, você deve mostrar quais resultados positivos serão alcançados por meio do trabalho de cada indivíduo.

Dê e receba feedbacks e saiba como facilitar a rotina dos demais.

Capacite seus colaboradores

A eficiência na gestão de um consultório também passa pelos processos de capacitação e desenvolvimento — seus e de sua equipe.

Capacitar significa tornar alguém apto para alguma coisa. Sua secretária, por exemplo, pode fazer um treinamento para aprender a mexer em um sistema de gestão ou operar uma máquina.

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Já o desenvolvimento tem a ver com o processo contínuo de aperfeiçoamento, fazendo com que o indivíduo cresça. Diante das transformações constantes que acontecem no mercado, esse processo é essencial para o seu sucesso.

Estabeleça regras para a comunicação interna

A comunicação é um dos principais elementos para administrar consultório médico. Mas, quando esse processo é falho, afeta o nível de satisfação dos pacientes e cria ruídos desnecessários.

Uma vez que foi feito o mapeamento de processos, aproveite para criar protocolos que devem ser cumpridos por todos. Determine, por exemplo, quais informações sua secretária deve solicitar aos pacientes em todas as vezes que eles ligam.

Utilize ferramentas para se comunicar eficientemente com ela e os demais profissionais que estejam trabalhando no consultório. Skype, WhatsApp e outros mensageiros podem agilizar as conversas.

Controle as finanças do consultório

A saúde financeira do seu consultório também merece atenção! Sua gestão deve ser feita com rigor e bastante organização, para não ficar no vermelho e perder a capacidade de investimento — básico para crescer.

Um dos principais processos para essa gestão é o fluxo de caixa. Registre todas as movimentações financeiras, mesmo que pequenas. Separe as contas a pagar das contas a receber e monte uma reserva de emergência.

Essa reserva, por exemplo, pode ser aplicada em um investimento de Renda Fixa, para que o dinheiro se multiplique.

E a gestão financeira pode ser feita com auxílio de ferramentas gratuitas como QuickBooks Zero Paper, Siscontrole e outras.

Melhore o relacionamento com os seus pacientes

Para administrar consultório médico com eficiência, dedique a atenção certa aos seus pacientes. Humanize seu atendimento, esclarecendo todas as dúvidas que as pessoas têm. Ofereça uma experiência premium!

Converse com sua equipe e mostre que todos os pacientes devem ser tratados com respeito, dedicação e carinho. Faça com que eles exercitem a empatia, principalmente em relação às diferenças.

Estimule a escuta ativa, ou seja, quando se ouve com atenção. Isso ajuda a estreitar laços e estabelecer confiança, além de garantir um diagnóstico mais preciso a partir das informações obtidas.

Utilize um software médico grátis

Boa parte dos processos e funções que foram listados acima, pode ser condensada em uma única solução sem custo: o software médico grátis.

iMedicina possui um plano gratuito com prontuário eletrônico para consultórios e clínicas médicas. Você pode salvar todas as informações dos pacientes online, além de exames, receitas e outros documentos.

Esse plano de software médico grátis vem com funcionalidades para otimizar a rotina do consultório, como o cadastro dos pacientes e a possibilidade de realizar agendamentos online — dispensando o contato tradicional por telefone.

Quando o paciente tem uma consulta marcada, o sistema ainda faz o envio de lembretes e pede a confirmação. Assim, você diminui o índice de cancelamentos e atrasos.

Administrar consultório médico requer tempo, dedicação e esforço. A boa notícia é que você pode otimizar seus processos utilizando um eficiente sistema de gestão — sem pagar nada mais por isso.

Baixe o nosso Guia Completo Sobre Software Médico Gratuito e conheça todas as vantagens de utilizar essa ferramenta em seu consultório!

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