Clínicas médicas e odontológicas têm uma rotina bastante agitada, com grande fluxo de pacientes e agendas lotadas. Sem organização, um consultório pode ir às ruínas com a perda de pacientes, uma equipe sobrecarregada e os médicos que não conseguem atender os clientes com qualidade, nem lidar com o agendamento.
Uma boa organização dos processos em uma clínica é fundamental para que o consultório mantenha sua credibilidade junto aos pacientes, apresentando boa qualidade de atendimento desde o primeiro contato pelo telefone até o atendimento médico, os exames e outros processos. Confira essas dicas para um consultório nota 10!
Organização interna
O primeiro item que merece atenção é a questão administrativa, que envolve cadastro e prontuário dos pacientes, documentação dos planos de saúde e notas fiscais dos pagamentos, além da agenda dos médicos. A dica é manter-se nos prazos com um trabalho eficiente, não deixando que a papelada acumule. Isso pode fazer com que prazos sejam perdidos, prejudicando o rendimento da clínica. Os funcionários envolvidos nessa função devem ser hábeis a priorizar demandas.
As pessoas que fazem o trabalho de recepção das clínicas devem ter algumas características fundamentais, como a simpatia, a atenção e a paciência. Deve-se pensar que o paciente, por estar procurando o auxílio de um médico, não está passando bem e, neste momento, todo gesto conta para que ele se sinta melhor. Um tratamento individual e humano na recepção do paciente pode ser decisivo para que ele se fidelize com a sua clínica.
Já os médicos devem estabelecer um tempo médio para as consultas. Isso evita que os pacientes se irritem com um atendimento demorado, que pode ocasionar em sua perda. Em clínicas com diversos profissionais, inconstâncias na agenda podem ocasionar uma sala de espera lotada de gente insatisfeita.
Os médicos também devem ficar atentos aos compromissos um do outro para que, se possível, as agendas possam ser unificadas para o melhor atendimento do paciente. Dessa forma, os profissionais podem atender uma quantidade igual de pacientes sem sobrecarregar um e subutilizar o outro.
É muito importante entender que, atualmente, a tecnologia é uma aliada fundamental para o bom desempenho do profissional da área da saúde. Você sabia que existem softwares médicos extremamente eficazes que auxiliam na gestão da agenda do consultório e no atendimento aos pacientes? E que, inclusive, podem ajudá-lo na parte estratégica e no marketing do consultório? Já pensou se, no seu software médico, além de gerenciar seus pacientes, você pudesse também criar e conduzir o seu próprio site e blog?
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A agenda
As agendas de papel estão obsoletas diante de tanta tecnologia de a nossa frente, que pode agilizar o agendamento e também unificar o acesso a ela. O agendamento virtual, dependendo da plataforma, é de baixo custo (ou nenhum custo) e dá à clínica um controle rígido dos pacientes e da disponibilidade dos profissionais. Os dados do agendamento são mais fáceis de serem visualizados e podem ser acessados em um curto espaço de tempo, até pelo celular.
O agendamento telefônico também deve ganhar a atenção do profissional, já que um telefonema não atendido pode dar um paciente a mais para o concorrente. Deve haver sempre uma linha telefônica livre. Há serviços opcionais a serem contratados de “secretária virtual”, onde um serviço de telemarketing atende as ligações quando todas as linhas estão ocupadas.
O paciente também não deve ficar muito tempo esperando na linha sem ser atendido. Todos devem a consciência de que essa é a porta de entrada para o consultório e, portanto, é uma das principais peças em todo o equipamento.
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