Gastos com energia elétrica, água, compra de novos equipamentos, pagamento de funcionários, recebimento de consultas e dos planos de saúde. Todas essas despesas entre outras são observações necessárias que a gestão médica precisa estar sempre atenta.
Manter o equilíbrio financeiro é primordial para o melhor funcionamento de uma clínica. Estruturando todos os gastos e recebimentos dentro do seu consultório, você terá sempre uma noção de como se preparar melhor para qualquer eventualidade. Para ser eficiente, a melhor coisa a se fazer é manter esse controle num livro caixa.
O livro caixa é a ferramenta essencial para estar a par dessas responsabilidades. Nele, são registradas todas as informações sobre despesas, ganhos, vistorias sobre imposto de renda do estabelecimento e outros trabalhos deduzidos em base tributária.
Para lhe ajudar em como estruturar esse registro, podem-se adotar alguns modelos que aperfeiçoarão a execução dessa tarefa. Lembrando que essas dicas podem ser usadas à sua maneira e necessidade.
Livro caixa fiscal e Livro caixa gerencial
Com um livro caixa fiscal, você pode elaborar o custo de imposto de renda do empreendimento e que pode ser feito por você, se for o empresário da clínica, ou por algum profissional da secretaria do estabelecimento. Como a Receita Federal não exige o registro oficial desse livro, é bom que você mantenha toda a documentação comprobatória do consultório por um período de cinco anos, caso seja necessário durante uma possível fiscalização de órgãos competentes.
Dentro desse livro, constam todas as despesas básicas gastas para a manutenção do consultório, como contas de água, telefone, luz, compra de materiais novos e outras contas de serviços ambulatoriais.
Se você preferir usar o livro caixa gerencial, você terá uma visão interna melhor da clínica. Isso porque você terá um relatório completo de todas as despesas gastas durante o mês, porém concentradas em gastos pessoais, como o salário e o encargo de sua equipe médica, o preço cobrado por consulta, etc. Resumindo, a diferença entre o uso das duas é que o livro fiscal concentra todo o custo com comprovação fiscal, enquanto o livro gerencial se encarrega com custos sem comprovação fiscal. Porém, os dois podem servir de auxílio mediante a necessidade da gestão.
Uso do Excel e software de módulo financeiro
Vivendo o auge da era da informação, muitas tecnologias são desenvolvidas para melhorar esses afazeres. O modo mais comum, porém um dos mais práticos, é o uso de planilhas no Excel. Você pode arquitetá-las do jeito que quiser e de acordo com a sua avaliação (mensal, trimestral ou anual).
Agora, se você opta por outra medida mais fácil, também é possível adquirir softwares de módulo fiscal. Eles já apresentam estruturas específicas para cada caso. Basta informar na plataforma como é o andamento financeiro da sua clínica e o método de avaliação que você deseja. Os cálculos já são feitos automaticamente e não há riscos de perda de registros.
Enfim, usar um livro caixa aperfeiçoa esse trabalho, mas lembre-se sempre de manter essas informações atualizadas a partir de qualquer alteração feita. Dessa forma, seu consultório estará mais preparado com o capital financeiro. Então, vamos trabalhar!
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