Qualquer clínica médica funciona como uma empresa, afinal, possui fluxo de caixa, equipe, público-alvo, planejamento, metas, missão, valores… E também enfrenta crises. Dependendo a situação econômica e política do país, estas podem influenciar no desempenho da clínica médica. Além disso, a gestão talvez esteja deixando a desejar, algumas ações feitas não funcionam e outras atitudes precisam ser tomadas.
Logicamente, a crise no país influencia na baixa de pacientes em um consultório, mas é necessário analisar as ações que não estão funcionando internamente na clínica e o que pode ser mudado.
Não se acomodar e buscar descobrir a raiz do problema é o primeiro passo que você deve tomar. Analise todos os setores da clínica e investigue quais fatores podem ser modificados em prol do aumento de pacientes para a clínica. Sejam processos simples ou complexos, a verdade é que precisam ser modificados para aumentar o número de clientes fiéis.
Dessa forma, acompanhe quais erros que talvez você esteja cometendo e veja como resolver cada um deles sem dor de cabeça.
Falta de organização
Organização é tudo em um consultório e deve ser muito valorizada. Ela deve ocorrer em todos os âmbitos, desde o espaço até as finanças, a agenda, as escalas, etc. Se você mantém o fluxo de caixa atualizado constantemente, não há risco de se perder nas finanças e nas contas a pagar. Dessa forma, pode ter a projeção de gastos, investigar a possibilidade do fluxo de caixa ficar negativo e buscar evitar esse problema.
Em uma clínica médica, algumas pessoas possuem convênios médicos e outras fazem consultas particulares, logo diferenciar isso visualmente em seu sistema é crucial.
Mais uma dica muito importante: jamais misture finanças pessoais com as da clínica. No corre-corre diário, você pode ter esse ímpeto ou falta de atenção, mas só contribuirá para desorganizar as finanças da clínica bem como trará problemas no futuro. Caso torne-se um hábito, fica descontrolável e, em pouco tempo, você não saberá o que atribui ao pessoal e o que atribui à clínica.
Outro fator que influi amplamente na organização da clínica médica é o atendimento. Se este for online, a clínica médica só tem a ganhar. Dessa maneira, os pacientes têm a liberdade de agendar as consultas a qualquer momento com o benefício de visualizar os dias vagos para consulta, facilitando a adaptação com a rotina. Com isso, a equipe do atendimento consegue concentrar esforços em outras funções que visem o aumento do número dos pacientes.
A agenda precisa ser o mais visual possível, para que o colaborador realize agendamentos com poucos cliques. A diferenciação por cores entre consultas e procedimentos também é útil. O ideal é que ela também seja adaptável conforme o tempo para cada consulta e procedimento realizado para que fique bem encaixada e se tenha clareza dos horários vagos para outros pacientes.
Além disso, com uma agenda organizada, é possível planejar melhor a semana, visualizar se o dia está cheio ou não, além da possibilidade de confirmar, via SMS, a vinda do paciente no horário marcado. Afinal, isso evita uma janela que poderia ser preenchida por outros pacientes.
Equipe pouco capacitada
A equipe da clínica médica deve trabalhar de maneira integrada em prol de metas e do sucesso do local. É preciso deixá-los cientes de que a clínica está com baixa de paciente e que todos devem trabalhar para modificar esse quadro.
Em contrapartida, você pode investir em ações de capacitação para os colaboradores, desde palestras sobre como gestar uma clínica e realizar o atendimento, entre outras funções importantes a oferecer materiais pertinentes para conhecimento de todos. Minicursos, workshops e programas afins também são úteis.
Mostre-se um gestor presente e interessado em ouvir os colaboradores, pois assim eles trabalharão de maneira mais engajada e empenhada, afinal, se sentem parte da clínica médica. Essas ações refletem no atendimento, porque os profissionais ficam ainda mais motivados.
Isso ocorre, pois muitas vezes os colaboradores estão desmotivados e são subestimados pela gestão. Por isso, a valorização do profissional é muito importante.
O ideal é que a equipe de atendimento, por exemplo, seja dinâmica e tenha boa comunicação. Desenvolver aptidões tecnológicas também é necessário, assim como boa escrita e boa fala. A constante avaliação e supervisão dos profissionais evita problemas e reduz o risco de erros.
Ausência de estratégias de marketing e facilidades para o paciente
Sim, o marketing é tudo em uma clínica médica. Investir em produção de conteúdo para o site da clínica, atualização periódica e em campanhas de marketing é crucial, principalmente em tempos de queda de pacientes. Crie um canal de comunicação mais direto com os pacientes, envie newsletter e mantenha contato com os pacientes já fidelizados.
Assim, após a consulta, você pode automatizar o envio de conteúdos pertinentes e de acordo com o perfil do paciente. Essa pessoa com certeza indicará a sua clínica para parentes e amigos, além de continuar frequentando a clínica médica sempre que precisar.
Produzir conteúdo pertinente é muito útil para atrair e fidelizar, e isso vale também para uma clínica médica. Por isso, valorize o marketing digital, propicie agendamento online e outras vantagens para o paciente.
Outra forma de fidelizar e se mostrar interessado na opinião dos pacientes é realizar uma pesquisa de opinião antes ou depois da consulta. Se o orçamento permitir, você pode colocar um totem com essa função, o que chama a atenção das pessoas e elas se sentem mais confortáveis para responder as perguntas.
Falando no ambiente da clínica, ofereça facilidades aos pacientes, como estacionamento próprio, ambiente agradável, Wi-Fi, livros e revistas atualizadas, música ambiente, conforto e até mesmo um cafezinho na entrada. Isso vale também para a equipe de atendimento, a qual deve atender com gentileza e educação todos que frequentam o espaço.
São ações simples que no final fazem toda a diferença.
Software de gestão desatualizado
Um bom software de gestão ajuda a clínica médica a crescer e não atrasa esse processo. Mas será que o seu software é moderno o suficiente para isso? Se ele não possui uma visualização limpa e fácil, não possui módulos integrados e não possui agendamento online e armazenamento em nuvem, por exemplo, esse pode ser o motivo da queda de pacientes.
Primeiramente, a integração de módulos evita retrabalho e perda de tempo com ações que poderiam ser automatizadas. O ideal é que informações de agendamento, com dados do paciente, se integrem ao módulo financeiro e ao fluxo de caixa bem como outro relacionado à coleta de dados.
No primeiro caso, você acrescenta automaticamente a entrada de caixa proporcionada por um paciente, sem a necessidade de fazer isso manualmente. Quanto à coleta de dados, fica muito mais fácil traçar o perfil do seu público-alvo, criar relatórios pertinentes e coletar outras informações úteis ao crescimento da clínica médica.
O ideal é que o software analise o volume de atendimento diário, faltas, número de pacientes atendidos e retornos. Outras informações úteis são índices demográficos, representatividade de convênios e consultas particulares, entre outros dados ligados à especialidade médica atendida.
Quanto mais intuitivo e limpo o software for, melhor. Cada paciente deve ter um perfil no sistema, com histórico, prontuário e informações pertinentes. É importante, da mesma maneira, a possibilidade de personalização do sistema, com vias de deixá-lo ideal para a sua clínica médica.
Outras ações
Algo que parece culturalmente intrínseco ao atendimento em clínica médica é a espera: espera por atendimento, pelo dia da consulta em si e na sala de espera para ser atendido. Reduzir esse tempo de espera com organização e atendimento de cada paciente no tempo certo também aumentará o número de pacientes em sua clínica.
Estabeleça metas para a sua clínica, que sejam bem definidas e claras para determinado período. Dessa forma, o crescimento se torna gradual e se tem algo mais palpável para ir atrás. Integre toda a equipe na criação dessas metas bem como de ações que farão a clínica médica atingi-las.
Falando em equipe, outro ponto importante quanto a ela é a criação de planos de carreira para os profissionais. Esse é outro fator que motiva e os faz trabalharem com mais empenho em prol das metas traçadas.
Faça ainda reuniões periódicas com a equipe a fim de analisar os erros e acertos na gestão. Abre-se um espaço para que todos expressem a sua opinião, atitude que não tomariam se não tivessem abertura. É uma maneira de integrar e gerar debate, o que é muito saudável para a clínica.
Invista sempre em tecnologia, em todos os âmbitos da clínica médica, pois ela, quando bem usada, otimiza processos, reduz o tempo das tarefas e torna tudo mais rápido e dinâmico. Isso é o que o seu paciente espera e que fará com que frequente a sua clínica.
Combinando essas análises e implantações ficará muito mais fácil prospectar novos pacientes e fidelizar os antigos. Por vezes, uma atitude simples faz toda a diferença e é crucial para o processo de mudança. Você é capaz de modificar alguns pontos de gestão da sua clínica médica e aumentar o número de pacientes com paciência e eficiência.
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