7 formas de otimizar a gestão do consultório médico

7 formas de otimizar a gestão do consultório médico

Otimizar a gestão do consultório médico é algo que precisa ser feito de forma constante. Afinal, o nível de exigência do paciente e a concorrência são cada vez maiores. 

Aspectos como a marcação de consultas, cadastro de pacientes, atendimento e a gestão financeira, por exemplo, quando não otimizados, demandam muito tempo. Por isso, a fim de que sejam feitos da maneira mais eficiente possível, é preciso que estejam em processo de melhoria contínua, seja por você, seja por uma empresa que faça isso em seu lugar.

Nós propomos algumas formas de otimizar a gestão do seu consultório médico, focando em diferentes frentes que, juntas, fortalecem o potencial seu trabalho. Saiba quais são!

7 maneiras de otimizar a gestão do consultório médico

1. Agilize o tempo de marcação de consultas

Você já parou pensar em quantas pessoas deixaram de marcar uma consulta com você por não acharem uma forma fácil de fazê-lo? Tempo é dinheiro e ninguém, está disposto a perdê-lo na morosidade de certos processos. Muitas vezes, ligar para um número que não atende é o suficiente para que a pessoa siga para o próximo profissional da lista, te deixando para trás. 

Destacamos que, para otimizar a gestão do seu consultório médico, ele precisa do apoio de diferentes canais para a marcação de consultas. Significa que o telefone, sozinho, não é capaz de suprir a demanda — por mais que toque pouco.

As pessoas têm suas rotinas e, em muitos casos, não dispõem de tempo para interrompê-las e ligar para o consultório. Por isso, faz-se necessário oferecer um canal mais prático como a internet.

O paciente pode, rapidamente, acessar seu site, agendar a consulta e comparecer no dia e na hora que foram escolhidos — sem a necessidade de falar com alguém.

2. Otimize o tempo de seu secretário

Complementando a primeira forma de otimizar a gestão do seu consultório médico, que já envolve o melhor uso do tempo de sua equipe, você deve conhecer outras ações que tornam esse profissional seu imprescindível aliado.

O ambiente de trabalho precisa ter os equipamentos necessários para que sua equipe desempenhe suas funções. Além disso, mantenha alinhada a comunicação entre vocês e diga quais são suas metas e expectativas.

Faça um mapeamento dos processos para padronizá-los e verifique ainda quais tarefas podem ser dispensadas! Algumas atividades são repetitivas e devem ser automatizadas, como o cadastro dos valores das consultas no fluxo de caixa.

Otimizar o tempo dos seus colaboradores significa garantir o apoio deles no atendimento inicial aos pacientes. Afinal, eles são a primeira impressão que seus pacientes terão de você.

3. Cadastre pacientes mais rapidamente

A ausência ou diminuição na quantidade de pacientes é uma das consequências da falta de atualização de cadastros. Quando estão desatualizados, eliminam qualquer chance de comunicação e relacionamento entre o consultório e os pacientes.

O processo de cadastrar pacientes, em muitos casos, acaba sendo lento e ineficiente, pois ocorre em ferramentas pouco adequadas, como cadernos e planilhas. Além disso, não avisam quando há uma data especial ou o retorno deles ao consultório.

Também ocorre de o cadastro de pacientes solicitar uma série de dados dispensáveis. Para ser rápido e objetivo, ele precisa ter somente os campos necessários.

Em um sistema de gestão online, por exemplo, os dados ficam armazenados em servidores altamente seguros. Você e sua secretária podem ver, por exemplo, quais são os retornos previstos para os próximos dias ou quem está fazendo aniversário.

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No processo de nutrir o relacionamento com os pacientes, o cadastro atualizado é essencial. Ele viabiliza campanhas de marketing médico que são segmentadas por perfil de paciente.

4. Atenda com eficiência e qualidade

Otimizar a gestão do consultório médico também passa pela melhora no atendimento ao paciente — que deve ser eficiente, personalizado e causar uma boa primeira impressão.

A experiência do paciente merece destaque, pois seu trabalho só existe por causa dele. Sendo assim, é importante oferecer ferramentas que melhoram o relacionamento de vocês, como o envio automatizado de e-mails de aniversário, ou de retorno, por exemplo.

Também é essencial ter uma infraestrutura adequada no consultório, garantir o conforto e bem-estar de todos, prestar um atendimento sensível e empático e treinar sua equipe para receber os pacientes da melhor maneira.

Os cuidados com o tratamento de qualquer paciente se iniciam antes deles entrarem em seu consultório. E terminam bem depois! O pós-atendimento deve ocorrer e, como suporte, e-mails marketing, mensagens de texto e outros meios podem fazer parte dessa rede de auxílio e proteção a quem se consulta com você.

5. Saiba com precisão o que deve ser melhorado

Você sabe como está o índice de satisfação dos seus pacientes? Há uma forma muito eficaz de controlá-lo: o NPS, ou Net Promoter Score.

Essa metodologia é utilizada para medir a satisfação e a lealdade das pessoas em relação às empresas — no seu caso, o consultório médico.

A pesquisa de satisfação é rápida de ser feita e oferece resultados precisos. O paciente gasta pouco tempo dando uma nota para o consultório e fazendo uma justificativa.

O NPS pode ser aplicado de forma abrangente, pedindo uma nota para o consultório em geral, ou de maneira específica: sobre o atendimento, a infraestrutura ou qualquer ponto que você deseja que seja avaliado.

6. Faça um controle financeiro efetivo

Você também precisa otimizar a saúde da gestão financeira do consultório, pois ele é um negócio como qualquer outro.

Em sua vida acadêmica, é provável que a gestão financeira tenha sido um dos assuntos menos abordados. Infelizmente, esse é um dos motivos que levam 60% dos médicos brasileiros a fecharem seus consultórios em até 5 anos.

Para que seu consultório não faça parte dessa triste estatística, o controle financeiro precisa ser efetivo. Um sistema de gestão consegue automatizar processos, fazer balanços, apontar erros e mostrar o momento para investir no crescimento do negócio.

Esse controle financeiro concentra os gastos em um único local, permite entender as movimentações financeiras, faz os registros dos recebimentos e ainda mostra quais são suas principais fontes de renda por tipo de procedimento ou público.

7. Escolha um bom software para otimizar a gestão

Otimizar a gestão do consultório médico requer uma ferramenta preparada para os desafios da atualidade. Somente um bom software médico consegue reunir soluções para todos os pontos abordados aqui, além de outros.

iMedicina possui as funcionalidades listadas neste artigo para otimizar a gestão do seu consultório e ainda possui um plano gratuito para que você possa testar — sem nenhum compromisso financeiro ou contratual.

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