Como combater os inimigos da produtividade no seu consultório e otimizar o tempo de todos

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Você sabe organizar o seu tempo? No consultório, cada minuto é muito valioso e o desperdício de tempo com ações repetidas e pouco inteligentes reflete diretamente na produtividade do seu consultório.

Produtividade… Está aí uma palavra muito usada e pouco compreendida. Acho que temos que entendê-la melhor para começarmos a empreender ações que realmente a promovam.

Então, vamos desconstruir algumas coisas…

Produtividade não se trata de produzir mais e atender mais pacientes a qualquer custo, disponibilizando até o intervalo do almoço para agendamentos com o objetivo de aumentar o faturamento.

Produtividade não é exigir um trabalho exaustivo por parte dos seus funcionários, nem cobrá-los uma performance quase industrial de execução dos seus serviços.

Acima de tudo: produtividade não se trata de fazer dezenas de coisas ao mesmo tempo, esperando que os resultados sempre se manterão nas alturas por isso.

Você pode até aguentar por um tempo, algumas semanas ou meses… mas não vai conseguir manter esse ritmo acelerado. E, logo logo, adivinha o que vai começar a cair?

Sua produtividade.

Somos seres humanos e não máquinas. Produtividade não se trata de produzir mais, mas produzir melhor gerindo o tempo que você tem disponível da melhor forma possível.

Pode ser que aumentar a produtividade do seu consultório signifique atender menos pacientes.

Sim!

Pode parecer estranho, mas a qualidade do seu atendimento piora quando você está exaurido de tantas consultas no dia. E de nada adianta atender o dobro de pacientes no seu consultório em um mês, e no seguinte menos da metade… Sim, porque quando a qualidade do atendimento fica comprometida, o número de retornos cai drasticamente e o seu investimento em marketing para atrair novos pacientes tem que ser maior.

Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo trabalho é produção ou conquista, e para qualquer um desses objetivos deve haver previsão, sistematização, planejamento, inteligência e propósito honesto. […] Parecer estar fazendo não é fazer.– Thomas A. Edison, inventor.

 

Gerenciar um consultório produtivo é não deixar que nenhuma das áreas da gestão caia no esquecimento: a gestão dos funcionários, o marketing, o relacionamento com os pacientes, a qualidade do atendimento. Todos esses elementos têm que estar em harmonia, funcionando em conjunto.

Para melhorar o relacionamento com os seus pacientes, talvez seja uma boa escolha optar por um ritmo menos exaustivo e trabalhar para conquistar pacientes fiéis que te dão maior previsibilidade de caixa e uma receita mais estável.

Isso é produtividade! Saber como gerenciar o seu tempo voltando o seu foco para o que realmente te trará mais retorno e te proporcionará uma vida mais tranquila e com maior qualidade.

Bom, mas o que mais poderia aumentar a produtividade no seu consultório, hoje em dia?

Vamos conversar sobre isso?

 

Primeiro: PARE tudo o que está fazendo

produtividade do seu consultório

Em primeiro lugar, é importante que você pare tudo o que está fazendo agora. Pense em cada pequena parte da gestão do seu consultório e coloque no papel. Você vai ver que dezenas de ações executadas diariamente poderiam ser otimizadas. Vai ver também que algumas ações estão desperdiçando o tempo da sua equipe e elas nem são tão necessárias assim.

E pode começar a perceber também a necessidade de que novas ações sejam empenhadas, processos que poderiam minimizar os erros no seu consultório. Nós já conversamos aqui sobre a importância dos processos no seu consultório e isso vale para o assunto de hoje.

Depois de analisar todos os processos do seu consultório e identificar as falhas, você está pronto para perseguir a produtividade. Se muitas ações estão levando ao erro e causando transtornos no seu consultório, o ideal seria que você revisasse todas elas e as reestruturasse pensando em alcançar melhores resultados. Feito isso, podemos seguir adiante.

 

Melhore a sua comunicação

Grande parte dos erros e conflitos que ocorrem no consultório poderia ser facilmente evitada se a comunicação que você estabelece com os seus funcionários e pacientes fosse mais estruturada e eficaz.

Erros de comunicação, informações mal interpretadas ou ausência de qualquer tipo de esclarecimento entre você e sua equipe podem ultrapassar os pequenos problemas do a dia a dia e prejudicar a sua produtividade. Uma má comunicação pode gerar erros na marcação de consultas, pacientes mal informados, faltas, atrasos… um caos no consultório.

Uma maneira de evitar erros na comunicação é sempre deixar todos os comunicados, demandas e informações importantes registrados e visíveis a todos. Uma ferramenta de controle de tarefas poderia ajudá-lo a acompanhar melhor a execução de todas as ações no seu consultório. (Se ainda não leu nosso artigo sobre a importância dos processos no consultório, dá uma olhadinha aqui depois!)

 

Promova um ambiente de trabalho agradável

Como eu já disse, produtividade não tem só a ver com potencializar a produção ou a execução de determinados serviços, tem a ver com gestão de tempo e qualidade. Para que os processos no seu consultório sejam executados com qualidade, o ambiente de trabalho deve ser tranquilo e agradável.

Um ambiente estressante prejudica a produtividade de qualquer empreendimento. Os erros, a procrastinação e a desmotivação aumentam gerando conflitos e mal estar entre você e a sua equipe.

Promova um ambiente descontraído, faça com que os seus funcionários entendam a importância do trabalho que eles exercem para o sucesso do consultório. Faça com que eles se sintam parte da equipe e estabeleça metas que os incentivem a crescer.

 

Divida o seu tempo para cada tarefa, não caia na tentação de fazer tudo ao mesmo tempo

Separe dias e horários da semana para executar tarefas específicas de cada nível da sua gestão: um dia para o marketing, outro para o controle financeiro, outro para checar estoques, etc.

Se você não organiza o seu tempo e tenta fazer tudo ao mesmo tempo, em dias e horários aleatórios, você está correndo um sério risco de se esquecer de algumas ações importantes, ou realizar as suas tarefas com menos qualidade, já que se propôs a fazer mais uma dezena de outras coisas que precisam da sua atenção.

Você vai chegar ao final do dia sem saber dizer com precisão o que foi feito e o que falta fazer e ficará com aquela sensação de que o dia não foi tão produtivo quanto você esperava, pois várias ações foram iniciadas, mas quase nenhuma finalizada ou bem feita.

 

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Meça os resultados sempre

produtividade do seu consultório

Produtividade tem a ver com algumas métricas importantes: resultados, tempo, ações e processos. Você precisa saber com propriedade quanto tempo leva para completar cada ação dos processos estabelecidos no seu consultório e o que ela te gera em resultados. A produtividade começa quando você consegue diminuir esse tempo obtendo resultados ainda maiores e mais efetivos.

Para captar esse insight, você precisa testar novos modelos e medi-los!

Mude a ordem das ações que os seus funcionários executam todos os dias, troque as ferramentas, melhore os processos e, então, meça os resultados: o consultório ganhou mais com essas mudanças? Estamos realizando o nosso trabalho com mais qualidade? O ambiente está mais agradável? Conseguimos reduzir o tempo de realização das tarefas?

Se as respostas forem sim: você acaba de encontrar um modelo mais produtivo!

Invista na qualidade do seu atendimento usando o seu tempo de forma inteligente na consulta

Aumentar a produtividade não significa, necessariamente, atender o dobro de pacientes que costumava atender em uma rotina acelerada e estressante. Produtividade no consultório significa aumentar a qualidade dos atendimentos que você já realiza!

Para aumentar a qualidade na consulta, basta ter a tranquilidade de poder dedicar todo o seu tempo e atenção ao paciente que está na sua frente. Para oferecer esse tipo de atendimento, algumas ações burocráticas e enfadonhas não podem roubar o seu tempo e acabar com o momento único que você tem com aquele paciente: a chance única de conquistá-lo e fidelizá-lo.

Se você ainda usa papel e caneta na sua anamnese, não preciso nem falar o quanto isso prejudica a sua produtividade, não é? Acho que você já deve saber!

Porém, alguns prontuários eletrônicos só dificultam as nossas vidas no momento do atendimento. Perdemos tempo demais preenchendo dezenas de campos que nem fomos nós quem definimos e acabamos demasiadamente preocupados em concluir todas as ações que o software médico exige que, quando percebemos, a consulta já acabou.

Parte burocrática da consulta: ok!

Satisfação do paciente: … baixa.

E o que acontece com a produtividade?

Isso mesmo: cai.

 

Pare de perder tempo com repetições

produtividade do seu consultório

O grande vilão da produtividade: as repetições!

Poxa, estamos tão avançados em termos de tecnologia, já existem grandes linhas de produção no mercado totalmente automatizadas para que nenhuma ação desnecessária tenha que ser executada e nenhuma repetição ocupe tempo humano. Então, por que isso ainda não vale para o seu consultório?

Todo dia temos que executar os mesmos procedimentos, as mesmas ações! Isso, em longo prazo, prejudica a produtividade do seu consultório e, de quebra, ainda te deixa entediado e impaciente na sala de consulta.

Há especialidades médicas que atendem ao mesmo tipo de caso dezenas de vezes na semana. E, nas dezenas de vezes, temos que copiar e colar o mesmo modelo de atendimento, prescrição ou atestado do Word para o nosso software.

Parece uma ação simples, mas é repetição. E repetições não são nada inteligentes. Todo o seu agir deve estar voltado para o paciente no momento da consulta e qualquer coisa que o ajude a eliminar passos e repetições no registro da consulta aumenta muito a sua produtividade!

A consulta termina na hora certa, seu consultório fica livre de atrasos e os pacientes saem mais satisfeitos!

Então, comece a pensar em eliminar repetições da rotina do seu consultório, essa é a dica de ouro e a mais importante que viemos dar aqui hoje.

 

Economize ações com modelos de atendimento

Uma ótima forma de economizar ações durante o seu atendimento, aumentando a sua qualidade e tornando-o mais eficiente é optar por um software que disponibilize modelos de atendimento prontos e automáticos!

O iMedicina foi desenvolvido à partir dessa ideia de que quanto menos ações desnecessárias você tem que realizar durante o dia, mais tempo te sobra para dar atenção ao paciente e ser mais produtivo!

Os modelos automáticos do iMedicina podem ser totalmente personalizados e você pode salvar quantos desejar! Modelos de receitas, prescrições, atestados, anamneses ou qualquer outro que você quiser criar, estarão disponíveis na tela do atendimento: basta um clique para abri-los e eles estarão prontos para serem impressos! 

Os modelos automáticos do iMedicina são fruto de uma longa pesquisa em gestão de tempo e qualidade: o foco era aumentar a produtividade e diminuir as repetições – as grandes vilãs do seu consultório!

Você ganha tempo, produtividade, praticidade e promove a fidelização dos seus pacientes! Isso é ótimo, não é?

Com um software médico, fica bem mais fácil executar todas as dicas que demos no artigo de hoje! Ele pode ser um grande aliado da produtividade do seu consultório!

Se você ainda não conhece a nossa proposta de software, dá uma olhadinha aqui para conhecer! Navegue pelos nossos conteúdos e experimente o iMedicina sem compromisso!

Depois tem que nos contar o que achou!

Espero que as dicas de hoje ajudem a aumentar a produtividade do seu consultório!

Em breve, trago mais novidades por aqui!

Abraços e até a próxima!

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