Gestão do tempo no consultório: como economizar tempo e ainda aumentar a sua previsibilidade de caixa

gestão do tempo no consultório

Como anda o seu tempo?

Acredito que essa seja uma pergunta que sempre traz respostas bem semelhantes. Não há quem responda: “Vai muito bem, obrigado.”. Não há quem diga que não precisa de mais algumas horas no dia para dar conta de tudo…

O mal do século é a falta de tempo. E por mais que você pense diferente, reflita por um instante: você está conseguindo fazer tudo o que sonhava em fazer dez anos atrás?

Não estou falando só no âmbito profissional não! Estou me referindo a tudo: viagens, família, filhos, empreendimentos…

Se está conseguindo realizar tudo sem deixar nenhuma área da sua vida de lado, tenho que te dar parabéns! E você pode até largar esse artigo por aqui mesmo… ele não foi escrito para você.

O artigo de hoje foi escrito para aqueles que, como a maioria das pessoas hoje em dia e, principalmente os profissionais da área da saúde, ainda não descobriram a melhor forma de organizar o tempo e equilibrar suas atividades sem sobrecarregar nenhum lado.

Foi escrito também para quem se dedica quase 100% ao trabalho no consultório e quase não tem tempo para uma vida pessoal de qualidade, com tudo o que isso implica: família, amigos, lazer, viagens, conforto, tranquilidade…

Bom, acho que foi escrito para você, porque é exatamente o que acontecia comigo há uns anos atrás. Até que comecei a prestar a atenção no que eu estava fazendo com o meu tempo.

 

Gestão de tempo: o segredo para uma vida profissional equilibrada

 

Quando falamos em gestão de tempo, o que vem primeiro à sua mente?

Para mim o que aparece é a agenda. A agenda rege a gestão de tempo. Ninguém com uma rotina minimamente caótica consegue se organizar sem uma agenda, hoje em dia.

Outra coisa que me veio à cabeça agora são processos. Sem definir os processos que são executados diariamente no consultório, o passo a passo mesmo de cada tarefa da equipe, também fica muito complicado gerir o tempo.

Afinal, como vou saber o que está sendo um gargalo para a minha equipe se eu não tenho muito bem definido todos os processos das funções que cada um executa, incluindo a minha?

Gestão de tempo também tem a ver com uma palavra muito importante: previsão.

Não há nada que me deixa mais feliz do que ela. Poder prever todos os meus compromissos do mês no consultório e, consequentemente, saber exatamente qual será o meu faturamento nesse período me faz dormir bem melhor à noite.

Mas a questão é: como alcançar essa previsibilidade de tempo e caixa?

Bom, eu já dei algumas dicas aí em cima: agenda e processos.

Esses dois elementos dizem respeito a métodos e ferramentas que podem ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo.

“Mas não é tão fácil assim! Tenho uma agenda organizada e monitoro os processos no meu consultório. E ainda assim não há o que fazer quando surgem os buracos na agenda e as faltas frequentes. Nunca sei se posso contar com o número de pacientes que agendaram uma consulta e não tenho nenhuma previsibilidade de caixa. Consequentemente, não posso planejar aquela viagem tão sonhada, nem posso me dar o luxo de trabalhar menos para curtir a minha família e outras áreas da minha vida…”

Ok. Tudo isso é verdade e era a minha realidade também. Mas, calma, vamos passo por passo.

 

A gestão de tempo no consultório começa nas tarefas mais simples

Para gerir o seu tempo da melhor forma possível, você deve começar a se preocupar com as ações mais básicas executadas no seu consultório hoje em dia.

Certa vez fui a uma consulta em que o médico estava extremamente insatisfeito com o seu sistema de prontuário eletrônico. Espontaneamente, ele foi relatando a mim os problemas que tinha com o software. Depois de meses utilizando o programa, ele ainda não dominava muito bem todas as suas funcionalidades e, durante boa parte da consulta, ele teve que lidar com suas dificuldades de entendimento do software e ações burocráticas que o sistema exigia.

Às vezes paro para pensar quanto tempo perdemos diariamente com ações pequenas e rotineiras no consultório. Às vezes, você não percebe, pois só realiza o atendimento no seu consultório e ainda não se aprofundou nos processos da gestão. Mas pense nas tarefas mais básicas que a sua equipe de funcionários tem que realizar todo dia. É muita coisa que poderia ser otimizada.

Quando começamos a nos preocupar com a gestão do tempo no consultório, o simples ato de agendar uma consulta pode ser replanejado. Como os seus funcionários poderiam executar suas tarefas diárias de uma maneira mais simples, prática e que não tome muito o tempo na sala de espera?

Em muitos consultórios o atendimento de telefone, o atendimento na sala de espera, o agendamento de consultas, a reposição de revistas, a atenção aos detalhes da sala, tudo isso fica por conta dos mesmos funcionários da recepção.

Agora pense em um dia caótico, cheio de pacientes na sala de espera e você está super atrasado com as consultas. Nesse dia, o telefone não para de tocar e os seus funcionários estão enlouquecendo tendo que executar todas as tarefas de uma só vez: atender ao telefone, responder os pacientes insatisfeitos na sala de espera, realizar agendamentos…

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Um caos, não é?

São esses casos extremos que nos revelam uma gestão desorganizada com um tempo mal gerido.

Os seus funcionários precisam se preocupar o menos possível com as tarefas básicas e repetições do dia a dia. Esses processos deveriam ser automatizados, porque em um momento de necessidade, como foi o caso do caos na sala de espera, essas tarefas básicas ficarão de lado. E, apesar de básicas, elas podem comprometer muito a qualidade do atendimento no seu consultório.

Alta taxa de faltas: o terror da gestão do tempo no consultório

 

Como realizar a gestão do tempo no consultório se não dá para saber quando os meus pacientes virão, pois tenho uma alta taxa de faltas?

Para que o seu tempo comece a ficar menos corrido e apertado, você deve ter previsibilidade de presença e caixa. Você deve saber, com precisão, quais pacientes virão ao seu consultório e o que isso vai te render no final do mês.

Sabendo esses dados, você vai definir se pode começar a reduzir as horas de trabalho, se o dinheiro em caixa é o suficiente para começar a planejar as suas férias com tranquilidade…

Mas como obter essa previsibilidade e gerir melhor o meu tempo?

Para começar a ter previsibilidade, você precisa começar a criar métodos que te permitam saber se os seus pacientes realmente virão à consulta marcada. Nós chamamos isso de confirmação de consulta.

Existem várias maneiras de confirmar a consulta com os seus pacientes. A primeira delas é pedir no momento do agendamento, que o seu paciente ligue dois dias antes da consulta para confirmar o horário, por exemplo. Mas esse é um método arriscado: os pacientes podem não ligar, e isso vai acontecer com frequência.

A segunda maneira é incluir na rotina de atividades do seu funcionário de recepção, a ligação para todos os pacientes que estão marcados para o dia seguinte para confirmar a consulta com cada um.

Essa é uma ótima opção, pois ele terá uma lista com todos os pacientes que confirmaram e, os que não fizeram isso, abrem espaço para novos agendamentos e você acaba com os buracos entre as consultas, sabendo exatamente quanto pode esperar de caixa.

Porém…

Lembra aquele caos na sala de espera que eu te contei aqui em cima? Então, o seu recepcionista vai ligar para confirmar a consulta com dezenas de pacientes em um momento como aquele? Um momento em que outras ações são mais importantes e demandadas…?

A confirmação das consultas ficará de lado. E você vai descobrir que esse processo que criou não está sendo tão bem executado.

Isso porque, como eu também já disse no começo do artigo, a gestão do tempo tem que começar justamente nas tarefas mais básicas: imagine o tempo gasto com essas ligações de confirmação de consulta? (Sem contar o gasto financeiro com as operadoras.). É muito tempo gasto com uma tarefa que poderia ser automatizada – já que é uma operação padrão e, quando temos um padrão, fica fácil automatizar!

Então como confirmar as consultas para ter mais previsibilidade de caixa sem gastar todo o tempo da minha equipe de profissionais?

Então, surgiu a ideia…

gestão do tempo no consultório

Pensando nas melhores opções para a gestão do tempo no consultório e para tirar das mãos dos seus funcionários essa tarefa tão repetitiva, pensamos que essa ação de confirmar a consulta poderia ser automatizada.

Por isso, desenvolvemos no iMedicina, um recurso de confirmação automática de consulta via SMS. Você decide quando quer programar as mensagens (um dia antes da data marcada, por exemplo) e recebe as respostas dos seus pacientes no seu software!

Seus funcionários não terão que se preocupar mais com essa tarefa: ela será automática a partir de então.

Eles receberão apenas as respostas das mensagens e poderão remanejar a sua agenda e marcar novas consultas nos horários vazios.

Além disso, você pode definir em quanto tempo você espera que o seu paciente te responda: caso ultrapasse esse prazo, você será notificado de que o paciente X ainda não confirmou a consulta.

Você não imagina como isso pode diminuir os problemas no seu consultório. Você saberá exatamente com quantos pacientes pode contar no mês e abrir os horários que não foram confirmados pelos pacientes para novos agendamentos!

Legal, não é mesmo?

Podendo confirmar as consultas, você terá previsibilidade de caixa no seu consultório e saberá exatamente se precisa investir mais em marketing ou relacionamento pós-consulta para aumentar o seu faturamento.

Só assim vai poder começar a planejar melhor o seu tempo e se dedicar às outras áreas importantes da sua vida!

Se quiser saber um pouco mais sobre essa proposta e outras que o iMedicina está trazendo, dá uma olhadinha na nossa página e veja se faz sentido para o seu consultório! E continue nos acompanhando por aqui, sempre trarei novidades!

Espero que o assunto de hoje tenha ajudado!

Abraços e até mais!

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