Descubra a melhor forma de criar o planejamento financeiro do seu consultório

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Agora é a hora. Pode ter certeza de que esse é o momento ideal para você começar algo extremamente importante para o seu consultório.

Estou dizendo isso, porque não importa quando você esteja lendo esse artigo: qualquer hora é uma boa hora para começar o planejamento financeiro do seu consultório.

Quer dizer, o quanto antes melhor! Mas se você ainda não começou, hoje é o dia!

Nós adiamos demais essa prática, porque, normalmente, estamos extremamente preocupados com dezenas de outras coisas que consideramos mais importantes quando abrimos nosso consultório. Alerta vermelho: essas questões vão começar a atropelá-lo lá na frente.

Por isso, não podemos deixar para depois!

 

Por onde começar?

O primeiro passo é conhecer o seu consultório. Isso pode parecer simples, mas é extremamente importante para começar a planejar as suas finanças.

Quando você conhece o seu consultório, fica fácil descobrir quais serviços e atendimentos oferecidos nele te trazem mais lucro e estabilidade. Quando identificamos os pontos principais nos quais devemos focar, conseguimos descobrir quais áreas merecem mais investimento e atenção.

Sua estratégia de marketing e a sua gestão devem estar ligadas ao planejamento financeiro. Um líder que consegue manter todas as áreas do seu empreendimento integradas, promove uma gestão mais abrangente, eficiente e dificilmente deixará pontas soltas.

De nada adianta um planejamento financeiro que não considera o marketing do seu consultório, por exemplo.

Mesmo que você invista em marketing de conteúdo – no qual, em tese, não há gastos financeiros – você deve disponibilizar parte do seu tempo para essa estratégia. Um tempo que você poderia estar atendendo pacientes – e essa conta deve estar incluída no planejamento financeiro do seu consultório.

Minha receita me permite tirar um dia na semana para ficar por conta da estratégia de marketing de conteúdo? Ou não é o melhor momento para isso, por enquanto?

São questões que o planejamento financeiro do seu consultório deve conseguir responder.

Outro erro bastante comum é o de achar que o planejamento que você fez é fixo e servirá para toda e qualquer situação. E isso não é verdade…

Quando estamos desenvolvendo o planejamento financeiro do consultório, temos que pensar também em situações de crise e obstáculos.

Um planejamento financeiro que não prevê essas fatalidades pode trazer transtornos para o seu consultório.

Imagine a seguinte situação:

Em um determinado mês, você vê o número de pacientes que procuram pelo seu consultório reduzido pela metade. Pode ter sido uma fatalidade, um período de menor procura mesmo. Ou a concorrência aumentou os investimentos em divulgação…o motivo não importa.

O que interessa é que você precisa de tempo para se restabelecer e reafirmar sua posição no mercado, se for esse o caso. Ou aumentar os investimentos em marketing ou na fidelização de pacientes…

Mas, para isso, você precisa de uma folga no faturamento para não ter que partir logo para o corte de gastos.

O seu planejamento financeiro prevê tal situação? Você tem capital reserva para manter seus investimentos e estratégias sem precisar se desesperar em um mês mal sucedido?

Percebe agora a importância de um planejamento financeiro bem estruturado e que consegue ajudá-lo a lidar melhor com as intempéries?

 

O controle financeiro do seu consultório deve ser uma atividade diária 

planejamento financeiro do seu consultório

Depois de desenvolver o planejamento financeiro do seu consultório, o controle deve passar a ser diário. Cada um dos atendimentos realizados por você deve ser contabilizado na receita do seu controle financeiro. Assim como todos os gastos realizados no mês…

Inclua essas ações nas suas atividades diárias, caso você fique responsável por isso, ou inclua nas tarefas obrigatórias dos seus funcionários, se forem eles os responsáveis pelo registro financeiro de tudo o que ocorre no seu consultório.

Mas não deixe nenhum dia de fora desses registros! Um controle financeiro mal feito pode te dar falsas ideias de como andam as finanças do seu consultório e a sua receita ficará cheia de buracos impossibilitando a apreensão que você precisa ter da estabilidade do seu negócio. 

Se esse controle for mesmo apurado, você vai começar a entender a sazonalidade do seu empreendimento: em quais épocas do ano o seu faturamento é maior, quais períodos exigem mais investimento em divulgação do consultório, etc.

 

Não tenho tempo para realizar o controle financeiro diário do meu consultório. E agora?

planejamento financeiro do seu consultório

Não se preocupe. Essa é a situação mais comum em clínicas e consultórios. Você pode realizar esse controle sozinho, mas nem sempre é viável.

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Haverá dias em que a correria da rotina acelerada não vai permitir que você registre tudo adequadamente no seu controle financeiro. Tampouco você terá tempo para sentar e analisar gastos e ganhos: a realidade é outra e nós sabemos disso.

A realidade é que você vai estar concentrado em dezenas de outras tarefas e o controle financeiro ficará defasado na maior parte das vezes.

Isso porque, além dos atendimentos, você também fica por conta da gestão do seu consultório: tem que orientar sua equipe de funcionários, registrar as consultas, desenvolver o marketing do seu consultório, alimentar o blog e as redes sociais e por aí vai… É coisa demais para uma só pessoa executar.

Então, o que podemos fazer?

Bom, a solução mais imediata, lógica e que vem à nossa cabeça é a seguinte: vamos delegar essa função aos nossos funcionários do consultório.

Passando a tarefa de registrar todas as consultas, procedimentos, gastos e ganhos, realizando, assim, o controle financeiro do seu consultório para os seus funcionários, o seu problema estaria resolvido, certo?

Certo?

 

Controle financeiro nas mãos dos seus funcionários: a opção que nem sempre é certa

Bom, essa só é uma boa opção quando você não tem NENHUM outro caminho em mente. E é mesmo a opção mais óbvia: já que você não tem tempo para realizar o controle financeiro, por que não deixar essa tarefa nas mãos dos seus funcionários da recepção?

Afinal de contas, são eles que agendam as consultas e sabem exatamente o valor de cada procedimento…por que não podem registrá-los no controle financeiro?

Realmente, faz muito sentido. Mas pense bem…

Seus funcionários já estão ocupados demais desempenhando outras funções muito importantes para o sucesso do seu consultório: eles precisam estar 100% atentos aos pacientes que estão na sala de espera e, principalmente, às ligações de possíveis pacientes que estão querendo agendar uma consulta.

planejamento financeiro do seu consultórioImagine destinar a eles a tarefa de registrar cada consulta realizada no controle financeiro do seu consultório?

Some isso ao relacionamento pós-consulta que eles terão que estar atentos também: lembretes, e-mails, pesquisas de satisfação… Fica difícil se concentrar em tudo, não é mesmo?

Então, o que fazer?

E se o seu software médico ficasse responsável por isso?

Se você nem sempre poderá desempenhar esse papel de registrar as informações no controle financeiro e a sua equipe de funcionários também não… resta à tecnologia essa função!

Muitos softwares médicos possuem o recurso de controle financeiro, no qual você pode registrar todos os seus gastos e ganhos e acompanhar a sua receita, o fluxo de caixa, etc.

Porém, de qualquer forma, precisamos da ação humana de registrar tais consultas no painel financeiro, o que não acaba com os problemas de tempo que citamos acima. Nem você, nem sua equipe terão tempo suficiente disponível para executar essas ações todos os dias.

O software tem que ser um pouquinho mais inteligente que o usual e ajudá-lo nesse sentido.

Pensando na necessidade de algo mais prático e que agilizasse os processos de registro no seu controle financeiro, nós desenvolvemos um recurso bem legal no iMedicina.

O controle financeiro do iMedicina é completamente integrado aos seus atendimentos. Vou explicar melhor:

Sempre que você agenda uma consulta, sua secretária pode marcar no iMedicina quais procedimentos serão necessários e os valores totais desse atendimento. Então, essas informações ficarão salvas para aquele paciente.

Quando chegar o dia do atendimento, você vai abrir o prontuário eletrônico do paciente e iniciar a consulta. Lá estarão os valores daquele atendimento. Você pode alterar, marcar ou desmarcar algum procedimento que estava previsto, se quiser, para atualizar as informações.

Assim que finalizar a consulta, aqueles valores serão automaticamente registrados no painel de controle financeiro do seu consultório. Não precisa de ninguém para realizar esses registros. Eles serão automaticamente realizados assim que a consulta é finalizada.

Isso é ótimo, pois, assim, você não precisa tomar parte do seu tempo para executar essas ações e nem sobrecarregar a sua equipe de funcionários com essas tarefas básicas diárias. O iMedicina pode fazer isso por você!

Você terá a segurança de que o seu controle financeiro está sendo bem apurado e, quando quiser analisar suas finanças para criar o planejamento financeiro do seu consultório, basta consultar o painel do iMedicina: ele te dará todas as informações que você precisa saber para guiar sua gestão financeira da melhor forma possível!

E aí, o que achou da ideia?

Você já conhece o iMedicina? Se já ouviu falar, mas ainda não sabe exatamente como podemos ajudar no crescimento do seu consultório, acesse a nossa página e conheça o software para consultórios do iMedicina! Você vai descobrir outras coisas que o iMedicina pode fazer pelo seu empreendimento! Veja se somos uma boa solução para a sua gestão!

No mais, continue nos acompanhando aqui no blog! Em breve, trago mais dicas e informações que podem ajudá-lo a alcançar resultados positivos no consultório!

Espero que tenha ajudado!

Até a próxima!

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