Nós já conversamos muito aqui sobre a importância do planejamento financeiro para a gestão do consultório e, recentemente, te dei algumas dicas sobre como manter em dia o controle financeiro do consultório.
Porém, existe ainda outra análise extremamente importante que você não deve deixar de fora da sua gestão: a previsão de gastos e ganhos do seu consultório.
Essa análise te permite prever os custos dos seus serviços no consultório e tudo o que ele requer para funcionar bem. Assim como a previsão dos ganhos por período que você definir.
A previsão financeira do consultório é importante para que você saiba exatamente o que pode esperar de despesas e receitas em curto, médio e longo prazo para planejar melhor suas ações e investimentos.
Essa previsão é tão necessária em um empreendimento quanto o fluxo de caixa: sem ela você corre o risco de se perder no controle financeiro do consultório. Se não sabe quanto espera gastar e ganhar, fica difícil estabelecer metas, comparações e analisar de forma precisa o andamento financeiro do seu consultório.
A falta de previsão de caixa pode impactar toda a sua gestão
Imagine a seguinte situação: você aumentou os investimentos em marketing e divulgação do consultório, mas não realizou nenhuma previsão de gastos e ganhos. Você pode até ter planejado a retirada desse dinheiro para o investimento, mas, provavelmente, não realizou uma previsão de ganhos que esse investimento poderia trazer.
De repente, no mês seguinte, você percebe que o número de agendamentos dobrou e a sua agenda está lotada. Isso é ótimo, não é?
Mas quando falamos de serviços na área da saúde, nem sempre o pagamento cai no seu caixa assim que uma consulta é agendada e os gastos com esse número dobrado de pacientes aparece primeiro.
Então, por mais que seja uma ótima notícia o aumento repentino de pacientes, se você não prevê os ganhos e os gastos que o acompanham, vários setores do seu consultório podem entrar em crise: podem faltar materiais e suprimentos, por exemplo. E para suprir essa falta, pode ser que não haja reserva financeira disponível, já que nada foi previsto.
Além disso, seus funcionários estarão despreparados e a chance das coisas fugirem do seu controle é bem grande.
Fora ainda o fato de que, sem uma previsibilidade de caixa, você não vai conseguir medir se os resultados que obteve foram realmente satisfatórios, já que não estabeleceu nenhuma meta para fazer um parâmetro: sem a previsão de ganhos, você não sabe se sua estratégia alcançou os objetivos esperados.
Viu como o cenário não é nada favorável? Todas essas situações podem ser evitadas se você incluir ao seu planejamento e controle financeiro, uma previsão financeira do consultório
A previsão financeira do consultório deve ser baseada no seu histórico
Sabe aquela história de conhecer à fundo o seu negócio, seus pontos fortes e fracos? Então, ela vale para a parte financeira também: uma previsão financeira bem feita deve ser baseada no histórico do seu consultório, ou seja, experiências e tendências que o seu empreendimento segue.
Conhecendo o seu consultório e o público que normalmente o procura, quais previsões de gastos e ganhos você poderia fazer para o mês que vem, por exemplo? Uma boa maneira de criar uma previsão financeira coerente com o seu negócio é analisar os fluxos de caixa dos últimos meses e estudar quais são as principais ocorrências, o que eles têm em comum, para, então, definir melhor o que você pode esperar para os próximos meses.
Se o seu consultório ainda é novo e você não possui um histórico realmente capaz de te oferecer informações suficientes sobre o setor financeiro do seu empreendimento, não se preocupe! Crie previsões financeiras básicas, com o mínimo de gastos e ganhos, à partir de sua percepção inicial.
No decorrer do tempo, você vai verificando se as suas previsões realmente fazem sentido e, depois de adquirir um certo repertório de informações financeiras de fluxo de caixa, você pode adaptá-las à realidade do seu consultório.
A previsão financeira do consultório evita que você seja pego de surpresa e permite que você tome decisões com mais segurança e de forma planejada e estruturada.
Em empreendimentos da área da saúde, a previsão financeira é ainda mais importante
Para clínicas e consultórios a previsão financeira deve ser ação fundamental da gestão. Consultórios lidam, o tempo inteiro, com previsões, mas elas não são registradas, nem estruturadas adequadamente.
Quando um paciente marca uma consulta no seu consultório, o valor do atendimento não é imediatamente depositado na sua conta. Mas você sabe que será, após a finalização da consulta.
Devo, então, contabilizar esse valor no meu fluxo de caixa, mesmo que ele ainda não tenha caído na minha conta?
É claro que há o risco de a consulta não acontecer. Mas, esses valores devem entrar na sua previsão de receita. Se você está com a agenda lotada, mas não há nada registrado no seu fluxo de caixa, sua apreensão à respeito das finanças do seu consultório pode ser prejudicada.
Você deve visualizar a gestão financeira do seu consultório de forma ampla para saber exatamente o que pode esperar do seu consultório e quanto pode investir em outras áreas importantes para o seu funcionamento.
Por isso é tão importante que você estabeleça a previsão financeira do consultório. Assim, você poderá registrar os valores das consultas agendadas no seu consultório e contá-las como previsão de receita para ter uma ideia do que pode esperar no mês seguinte.
Fluxo de caixa: receita real x receita prevista
Não se esqueça, porém, de que é importante separar a sua receita real da receita prevista, assim como as despesas. Caso contrário, se essas informações não estiverem claramente definidas, você pode se confundir e ter uma ideia equivocada do seu negócio, além de tomar decisões pouco eficazes.
Se o registro dessas informações estiver à cargo dos seus funcionários, lembre-se de explicar a eles os detalhes desse registro: a diferença entre a previsão e o controle financeiro e qual é a melhor forma de separar esses dois elementos propiciando uma visualização clara e de fácil disposição para comparação.
Além dessas orientações, você deve se certificar de que nenhuma movimentação financeira deixará de ser registrada ou registrada de forma errada.
Para facilitar, centralize no seu software de gestão todos esses registros financeiros
Pensando na praticidade e na eficiência desses registros financeiros, incluímos ao fluxo de caixa do prontuário eletrônico do iMedicina, a possibilidade de você definir uma despesa ou receita como real ou prevista.
Por exemplo, ao cadastrar alguma despesa, além de poder definir a qual categoria ela pertence, você pode classificá-la como prevista ou realizada. Também será assim para as suas receitas que poderão ser marcadas da mesma forma.
No final do mês, você terá o seu fluxo de caixa completamente organizado e dividido entre receitas e despesas previstas e realizadas. Em um só painel, você terá acesso a todas essas informações de forma organizada e visualmente clara e, assim, com a previsão financeira do consultório bem estruturada, você poderá tomar decisões mais eficazes à respeito do seu empreendimento.
Você já conhece o iMedicina? Acesse nossa página e descubra um pouco mais sobre as propostas que temos para o seu consultório! Você vai ver como podemos ajudá-lo em outras questões da sua gestão financeira, no relacionamento e no marketing do seu consultório!
Caso já conheça e queira esclarecer qualquer dúvida, solicite o contato com um de nossos consultores por aqui!
Continue acompanhando as novidades do blog, em breve trago mais dicas de gestão, marketing e tecnologia!
Até mais!
