Como administrar bem uma clínica médica

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Pode ser que você administre uma clínica familiar, uma clínica pequena ou até uma grande. Pode ser que você seja o dono ou até um dos sócios… Enfim. Fato é que, independentemente da situação, acredito que queira ser um bom administrador (caso contrário, não estaria buscando conteúdos sobre o assunto).

O que faz de você um bom administrador?

Agora, sejamos francos: um bom administrador é aquele que consegue levar o negócio para um faturamento mais alto e com mais rentabilidade.

Essa é uma questão muito importante sobre a qual precisamos falar: grande parte dos administradores de clínicas acaba dando importância demais para assuntos que não impactam nos resultados finais do negócio. 

Aquele que melhora os processos em busca de mais qualidade e melhor atendimento ao cliente, que é produtivo e consegue liderar o time da clínica para focar no que realmente importa, pode ser considerado um administrador de sucesso.

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Um administrador ruim, por outro lado, é aquele que se esconde atrás das pequenas burocracias do dia a dia e acaba usando-as como desculpas para justificar o não crescimento do negócio.

Portanto você deve, como bom administrador que é, escolher as batalhas que você deseja lutar. Se tentar lutar todas, vai se cansar e acabar perdendo a maioria. Se resolver focar naquelas mais importantes, a chance de ganhá-las é maior. É tudo uma questão de foco.

Atividades que geram retorno

Vamos a algumas atividades que geram retorno, aumentam o faturamento e aumentam consideravelmente a lucratividade do negócio:

  1. Aumentar a demanda de serviços da clínica
  2. Reduzir a perda de pacientes da clínica, para otimizar os ganhos nos pacientes que já se consultaram lá
  3. Aumentar a gama de serviços prestados para que os pacientes tenham mais opções do que consumir
  4. Garantir a maior eficiência financeira da clínica, com maior controle
  5. Aumentar a qualidade do atendimento ao paciente para que consiga mais indicações e fidelização

Atividades que normalmente não geram retorno

Vamos a algumas atividades que até podem gerar algum retorno (às vezes, muito indireto) e que costumam drenar grande parte do tempo dos administradores:

  1. Fazer planilhas para controle e relatórios
  2. Pagar contas, conferir caixa, fazer fechamento, etc
  3. Comprar insumos, gerir estoque, etc
  4. Emitir notas fiscais, boletos de pagamento, etc
  5. Fechar a contabilidade, balancetes e etc
  6. Agendar pacientes, substituir funcionários na recepção, auxiliar médicos com assuntos relacionados ao atendimento
  7. Buscar fichas, gerenciar arquivos, organizar papéis, etc

Essas acabam sendo grandes sugadoras de energia nas clínicas, em nossa experiência. Enquanto o foco deveria estar sempre no primeiro grupo de ações, as demais atividades do segundo grupo acabam recebendo a prioridade e atrapalhando o crescimento, na maior parte das vezes.

Mas, então, o que fazer?

Obviamente não estou dizendo para você não fazer essas atividades. Elas precisam ser feitas. Só estou dizendo que um excelente recurso da clínica (no caso, você) não deveria perder tempo com atividades que não impactam de forma agressiva nos resultados.

Vou te explicar a lógica de decisão sobre onde colocar os esforços que costumamos usar nas clínicas que auxiliamos.

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Se você responder “sim” para essas seguintes perguntas, é hora de mergulhar no segundo grupo de ações que listei acima, que vão melhorar a eficiência financeira do negócio. Mas, se você responder “não” para qualquer uma delas, é hora de mergulhar no primeiro grupo e “esquecer por um momento” o segundo. Vamos às perguntas:

  1. A agenda está lotada para pelo menos 2 semanas de frente?
  2. Existem pacientes que se consultaram há mais de 1 ano e que não voltaram, e que também não foram abordados ativamente?
  3. O ticket médio gasto na clínica (total faturado dividido pelo número de pacientes atendido) está crescendo a cada trimestre?
  4. Todas as receitas e despesas da clínica são registradas e categorizadas para se saber exatamente quanto é gasto em cada área ou ação da clínica?
  5. Mais de 75% dos pacientes da clínica dão nota 9 ou 10 para o atendimento recebido?

Viu só? São essas perguntas que deveriam nortear as ações que você toma.

Como o iMedicina pode te ajudar a administrar melhor a sua clínica

O iMedicina é uma plataforma que foi desenvolvida justamente para manter o seu foco no lugar certo. Somos uma plataforma que auxilia consultórios e pequenas clínicas a conseguirem atuar nos 3 grandes pilares que precisam:

  • Atração de novos pacientes
  • Gestão e atendimento, para controle adequado
  • Fidelização e estímulo de recomendações

Sendo assim, a plataforma atua ajudando administradores a conseguirem novos canais de captação de pacientes além do boca a boca.

Presença digital e Marketing Médico para atrair pacientes

Temos serviços para criar e trabalhar a presença digital e a divulgação dos serviços da clínica. Através dos canais criados, implementamos ferramentas de agendamento online para que o telefone toque menos e sobre mais tempo para os funcionários atuarem nas atividades que precisam ser realizadas.

Conectamos, também, os profissionais de saúde com jornalistas para produção de conteúdo em redes sociais e blog, aumentando a visibilidade da clínica através de marketing de conteúdo, e trabalhamos com anúncios pagos como parceiros do Google, utilizando robôs para fazer o gerenciamento e relatórios de desempenho nessas plataformas, para maior controle.

Gestão financeira

O iMedicina atua com administradores na parte de atendimento e gestão, facilitando o lançamento financeiro, que ocorre de forma integrada com a agenda. Não é necessário, por exemplo, entrar no financeiro para lançar uma receita… Basta adicionar os procedimentos na agenda, de forma adequada, que o sistema lança automaticamente, gerando eficiência).

Ainda, oferecemos todas as ferramentas de gestão necessárias, como relatórios, ferramentas de análise de fluxo de caixa, extratos de contas a receber e a pagar, gráficos de atendimento, relatórios de particulares/convênios, valores a receber por profissional, por convênio, etc.

Fidelização de pacientes

O software também auxilia os administradores de clínicas na parte de fidelização, oferecendo ferramentas que permitem automação do relacionamento com pacientes, envio de campanhas para grupos focais de pacientes, disparo de lembretes de retorno de forma automática, e-mails para aniversariantes, SMSs, convites para o calendário nas consultas agendadas, e-mails de confirmação de agendamento e filtros de contato que vão permitir que você nunca perca de vista aqueles pacientes que já deveriam ter retornado e ainda não voltaram.

Como sabemos que a maior parte do dia de uma clínica é gerenciar agenda, temos a ferramenta mais simples de agendamento que existe, para que seja fácil treinar os funcionários da clínica e para que se evitem erros.

Aprofunde-se no assunto e seja um ótimo administrador!

Separei alguns artigos que possam te interessar, para aprofundar no assunto:

  1. 5 dicas de gestão para administradores iniciantes
  2. Assuma o controle da gestão com um software médico
  3. 7 passos incrivelmente óbvios para se criar um consultório seguro e rentável
  4. Por que você deve dar atenção ao padrão de atendimento do consultório?

Espero que esses conteúdos te ajudem a entender melhor onde focar os esforços e o porquê fazê-lo.

E, por fim, veja um vídeo que explica exatamente os benefícios do iMedicina para você que é um administrador.

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