Oferecer uma experiência positiva para os pacientes é uma tarefa desafiadora, pois, abrange diversos elementos e não apenas o atendimento médico. A necessidade de aguardar na sala de espera do consultório é um dos principais fatores geradores de insatisfação nos pacientes.
Por isso, é de extrema importância buscar alternativas para evitar esse tipo de situação. Quer saber mais sobre o tema? Então, continue a leitura deste artigo. A seguir, você vai conhecer tudo sobre o assunto.
Como a demora na sala de espera do consultório impacta a experiência do paciente?
Os atrasos nas consultas médicas são uma das principais queixas dos pacientes no que diz respeito à prestação dos serviços de saúde. Afinal, quem agenda um horário espera que ele seja cumprido e programa o seu dia para isso.
De modo geral, a necessidade de aguardar na sala de espera do consultório pode ser motivada por três fatores: tempo e intervalo entre consultas mal planejado, falta de organização do paciente ou pela ocorrência de imprevistos.
Destes três, apenas um não pode ser controlado. Assim, mesmo quando a origem do atraso é responsabilidade do paciente, ela tende a impactar negativamente a imagem do médico, pois, gera um efeito dominó em relação às consultas posteriores.
Outrossim, mesmo no caso de imprevistos, os atrasos poderiam ser evitados se o planejamento do profissional considerasse essa possibilidade. Em resumo, fazer o paciente esperar é uma condição que pode ser constantemente evitada.
Ademais, os pacientes se tornaram mais exigentes e ativos. Com isso, estão sempre buscando profissionais que demonstrem empatia e os trate com respeito. Neste sentido, a demora no atendimento é um dos principais entraves para a fidelização deles ao consultório.
Saiba por que você precisa evitar a demora na sala de espera do consultório
Segundo uma pesquisa realizada nos EUA, o tempo médio de espera nos consultório americanos é de 18 minutos. No entanto, o desconforto dos pacientes se iniciava a partir dos 16 minutos.
Ainda, o mesmo estudo revela que a necessidade de permanecer por longos períodos na sala de espera do consultório pode reduzir em até 54% a base de pacientes de um consultório médico.
Uma pesquisa da mesma instituição revelou que há uma grande dicotomia entre pacientes e médicos. No primeiro caso, há uma insatisfação do público com os atrasos e também estão mais propensos a procurar outro profissional.
Por outro lado, os médicos afirmam que percebem a recorrência dos atrasos, mas não se incomodam com o tempo de espera dos pacientes, pois, são eles próprios os responsáveis pelo problema.
Embora tenham sido realizados em outro país, esses estudos também refletem a realidade brasileira. Ao provocar a redução da base de pacientes, a frequência dos atrasos também diminui a lucratividade do consultório.
Por fim, outro prejuízo provocado por esse transtorno é o impacto negativo na credibilidade e na imagem do médico. Ao notarem o descompromisso do profissional, os pacientes passam a avaliá-lo negativamente e a não recomendar o seu trabalho.
Agora que você entendeu a dimensão do problema, precisamos falar sobre o que fazer para eliminá-lo do dia-a-dia do seu consultório. Então, continue a leitura e conheça nossas dicas.
Conheça algumas dicas de como evitar que o paciente aguarde na sala de espera do consultório
A necessidade de permanecer por longos períodos na sala de espera do consultório pode provocar a lotação do local e, consequentemente, um grande estresse na rotina do médico e dos seus colaboradores.
Porém, saiba que é perfeitamente possível, senão eliminar, pelo menos reduzir a ocorrência dessa situação. Como? Ao implementar no seu dia-a-dia as dicas que traremos a seguir.
Evite se atrasar
O primeiro passo para mudar a realidade do consultório é dando o exemplo, ou seja, você precisa chegar no horário combinado. Caso contrário, um pequeno atraso pode comprometer o restante do dia.
Motive a pontualidade dos pacientes
Apesar da mudança ter que começar por você, a participação dos seus pacientes é fundamental neste processo. Por isso, adote mecanismos que os motivem a serem pontuais, como, por exemplo, enviando lembretes e confirmações de consultas.
Ademais, para evitar o excesso de trabalho da secretária, considere a implementação de um software médico. Isso porque a ferramenta traz funcionalidades que permitem o envio automático dessas mensagens.
Planeje o tempo de cada consulta
Outra ação essencial para diminuir a demora na sala de espera do consultório. Ao planejar o tempo necessário para cada consulta, você evita ser surpreendido. Porém, para que o intervalo seja, de fato, adequado, você precisa conhecer o perfil dos pacientes.
Assim, poderá personalizar o tempo do atendimento de acordo com o perfil da pessoa. Por exemplo, a realização de uma consulta leva cerca de 20 minutos, enquanto exames e procedimentos giram em torno de 45 minutos.
Organize sua agenda
Além do planejamento, você também precisa organizar os processos do consultório. Para isso, substitua a agenda de papel por uma versão eletrônica que, além de mais segura, é mais ágil e prática.
Dispor de um software médico pode transformar a rotina do consultório, pois, possibilita a automatização de diversas tarefas e conta com recursos que permitem acompanhar o número de atrasos e o tempo médio na sala de espera.
Ofereça um ambiente agradável
Mesmo que haja uma redução nos atrasos, o paciente sempre precisa permanecer algum tempo na sala de espera do consultório. Neste sentido, ofereça um ambiente agradável e acolhedor, o que irá impactar positivamente na experiência do paciente.
Ainda, ao disponibilizar alternativas de distração para ele, você reduz a insatisfação e torna a espera um pouco mais agradável. Para isso, coloque sofás confortáveis, ofereça climatização e iluminação adequada, televisão com volume adequado, água e/ou café, entre outros.
Confira sua agenda diariamente
A melhor forma de evitar surpresas e os atrasos é conhecendo a sua programação diária. Por isso, dedique alguns minutos do seu dia para repassar todos os compromissos com a secretária e os procedimentos que serão realizados.
Desse modo, se ocorrem imprevistos, você estará mais preparado para contornar a situação, ampliará a comunicação com o paciente e conseguirá planejar de forma mais assertiva o tempo gasto com cada atendimento.
Enfim, lidar com os atrasos não é uma tarefa simples, mas necessária. Se você deseja fornecer uma excelente experiência para os pacientes, não os deixe aguardando por muito tempo na sala de espera do consultório.
Mas, se mesmo ao tomar todos os cuidados, ainda acontecer algum imprevisto, é necessário que a sua equipe de atendimento esteja treinada para contornar o problema.
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