Um dos principais problemas enfrentados pelos profissionais de saúde é o alto índice de faltas e atrasos dos pacientes nos consultórios. Neste sentido, o prontuário eletrônico presta grande contribuição na diminuição da frequência com que isso ocorre.
Quer entender como a ferramenta promove esta redução? Então, recomendamos a leitura deste post. Nas próximas linhas, iremos detalhar as principais funcionalidades que atuam diretamente no controle desse problema.
O que é o prontuário eletrônico?
Trata-se de um sistema para a informatização da gestão dos consultórios médicos. Normalmente, as ferramentas de prontuário digital oferecem diferentes tipos de recursos que permitem o controle financeiro, a captação de novos clientes e a fidelização dos pacientes.
Também chamado de Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), surgiu como uma alternativa tecnológica para a substituição dos prontuários médicos em papel, trazendo economia, liberação de espaço físico e segurança para o armazenamento de dados.
Ainda, a partir dos esforços conjuntos realizados por grandes hospitais e universidades americanas, foi na década de 60 que os primeiros sistemas de prontuários digitais surgiram.
No Brasil, o uso desta ferramenta só foi regulamentado pelo Conselho Federal de Medicina em 2002, sendo homologado e controlado pela resolução CFM nº 1.821/07, que normatiza o uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos prontuários dos pacientes.
Entenda como um prontuário melhora a gestão do consultório médico
Os prontuários eletrônicos foram desenvolvidos para serem facilitadores tanto dos profissionais de saúde quanto para os pacientes. Dessa forma, o seu funcionamento vai além do registro digital dos dados dos clientes, possuindo vários recursos complementares.
Entre todas as funcionalidades oferecidas pela maioria das ferramentas, destacamos aquelas que mais impactam no seu negócio.
Agendamento online
Nos dias atuais, toda prestação de serviço que se preze precisa oferecer comodidade, praticidade e agilidade aos clientes. Neste sentido, um bom sistema de prontuário eletrônico permite o agendamento online das consultas.
Assim, é possível que o paciente consiga marcar seus horários com o médico de forma independente, sem precisar esperar o atendimento telefônico. Além disso, é possível agendar as consultas fora do horário comercial.
Por se tratar de um sistema informatizado, ele foi desenvolvido para evitar a ocorrência dos erros mais comuns, tais como, duplicidade na agenda, anotações de difícil entendimento e dificuldade em disponibilizar novos horários.
Gestão financeira
O sucesso de qualquer negócio passa por conhecer de perto a sua saúde financeira. Por isso, muitos profissionais utilizam softwares específicos para gerenciamento das finanças que, apesar de ser uma solução, aumenta as despesas e há uma duplicidade de tarefas.
Ainda, ao utilizar um prontuário eletrônico, todas as informações são integradas e os processos são todos automatizados, evitando o retrabalho, além da economia obtida pela aquisição de apenas uma ferramenta.
Relacionamento com o paciente
Trata-se da parte mais importante na atuação médica, pois o trabalho do profissional de saúde é baseado na confiança do paciente. Além disso, uma das principais deficiências na relação médico-paciente é a ausência de ações de pós-atendimento.
Nas ferramentas de prontuários digitais, a partir da integração de dados, diversas estratégias de marketing são disponibilizadas, permitindo que o profissional envie e-mails de lembretes, informativos e felicitações de aniversários.
Como o prontuario eletrônico ajuda a reduzir as faltas e atrasos dos pacientes?
A diminuição do índice de faltas e atrasos dos pacientes é uma meta que faz parte do planejamento da maioria dos profissionais de saúde, pois é um problema que traz grande prejuízo financeiro para o consultório.
Para eliminar ou pelo menos reduzir a recorrência dessa situação, as ferramentas de prontuário eletrônico podem oferecer mecanismos eficientes. Vamos a eles.
Integração da agenda médica
Uma das principais premissas destes sistemas é a integração dos dados. Assim, a associação entre agenda médica e o software permite a automatização das marcações de consultas e da atualização em tempo real da disponibilidade do profissional de saúde.
Na maioria das vezes, os pacientes se atrasam ou faltam as consultas em função da desorganização do seu dia. Com o agendamento online, alguns sistemas operacionais do próprio celular permite que as marcações realizadas sejam integradas com a própria agenda.
Assim, ao optar por determinada data e horário, o sistema atualiza a agenda do profissional de saúde, bloqueando o dia marcado para outras pessoas e integra a marcação na agenda do celular do paciente. Ainda, é possível automatizar o envio de avisos quando a data estiver próxima para que o paciente não se esqueça da consulta marcada.
Agendamento online
Uma das principais reclamações dos pacientes é a grande dificuldade que têm em conseguir agendar uma consulta, seja porque a secretária não atende o telefone ou porque ele está sempre ocupado.
Porém, com o uso de um prontuário eletrônico, a marcação de consultas é informatizada e automatizada, permitindo que o cliente precise apenas acessar o site do profissional de saúde e efetuar a marcação.
Além disso, ao realizar um agendamento pela internet, o cliente consegue verificar toda a disponibilidade do médico, podendo escolher o horário que mais se adapta aos seus compromissos. A agilidade para conseguir um horário deixa o paciente mais satisfeito e propenso a comparecer ao compromisso agendado.
Automatização do envio de lembretes por meio do prontuário eletrônico
Então, após a leitura dos tópicos anteriores, você já conheceu os recursos que facilitam a marcação de consultas para o paciente. Contudo, é possível que você ainda se pergunte: como a ferramenta vai ajudar a reduzir as faltas e atrasos?
A partir do envio de lembretes via SMS para o smartphone do seu cliente. Existem pesquisas que confirmam que quase a totalidade destas mensagens são lidas em algum momento do dia em que foram enviadas.
Assim, a secretária do consultório não precisa realizar aquela quantidade enorme de ligações para a confirmação da consulta. O paciente também não é incomodado o tempo todo e ele recebe o lembrete da sua marcação em períodos próximos a data escolhida.
Entretanto, para que esse envio de lembretes seja possível, o prontuário eletrônico precisa ser integrado a um software de gestão médica. Além disso, os custos de envio são baixos, o médico pode personalizar o texto das mensagens e programar o seu disparo.
A partir destas três funcionalidades, é bem provável que o índice de faltas e atrasos no seu consultório médico reduza drasticamente. Com isso, a sua agenda é otimizada e os prejuízos financeiros são substituídos pelo aumento da lucratividade.
Em algumas ferramentas do mercado, também existe a possibilidade do envio de e-mails tanto para lembretes quanto para diferentes tipos de comunicação com o cliente. Assim, é possível enviar mensagem para felicitá-lo por um aniversário ou para enviar conteúdos informativos sobre saúde.
