Prontuário eletrônico gratuito iMedicina: como implementar, na prática, no seu consultório

prontuário eletrônico iMedicina

[Tutorial Completo Para Médicos]

Seja bem-vindo(a) por aqui! Meu nome é Raphael Trotta e sou o médico fundador do iMedicina.

Me formei em 2009 na UFMG e, de lá pra cá, tenho atuado diariamente com um time de excelentes profissionais de tecnologia, marketing e comunicação em uma plataforma completa para consultórios médicos independentes: o iMedicina software.

Um pouco sobre nosso propósito

Nosso foco por aqui sempre foi criar uma relação harmoniosa e justa entre nossa empresa e os colegas médicos, de modo a impactar a vida de milhões de pacientes. Queremos ter lucro e prosperar (óbvio), mas apenas se os nossos clientes estiverem ganhando junto com a gente. 

Sendo assim, não conseguimos pensar em nada mais transparente do que oferecer uma versão 100% gratuita do nosso software de prontuário eletrônico para mostrar a boa fé por trás de tal propósito.

E, como você está aqui, deve ser porque estamos no caminho certo! rsrs

Nesta página, você pode navegar por tópicos te explicando os seguintes pontos:

Vamos começar?

Te esperamos por aqui!

1) O que é o iMedicina

O iMedicina é uma plataforma online, 100% em nuvem, que nasceu para ajudar médicos a resolverem 3 grandes problemas que enfrentam no consultório:

  1. Atrair continuamente novos pacientes;
  2. Atender os pacientes de forma otimizada, com menos burocracia e mais atenção para o paciente;
  3. Fidelizar pacientes, oferecendo uma experiência premium encantadora.

Atração de pacientes com o iMedicina

Para ajudar na atração de pacientes, nós criamos sites, blogs, integramos com o nosso sistema de agendamento online, criamos contas de anúncios em ferramentas de marketing digital e fazemos gestão automatizada desses investimentos. 

Monitoramos acessos, orientamos estratégias de produção de conteúdo, montamos fluxos que incentivam os pacientes a deixarem depoimentos sobre os atendimentos, e assim, ajudamos a reforçar a boa imagem daquele profissional no mercado. 

Esse trabalho é feito conectando os médicos (nossos clientes) com centenas de profissionais especializados em comunicação, marketing e jornalismo. Nós ficamos por conta da logística para que o seu consultório colha os frutos dessas estratégias, sem precisar lidar com vários fornecedores. Somos seu ponto de contato.

Atendimento otimizado no consultório

Para ajudar no atendimento, criamos uma plataforma de prontuário eletrônico extremamente simples de usar. Fizemos muito investimento em usabilidade para que a ferramenta ficasse simples e objetiva, sem perder a potência. 

Além disso, oferecemos um sistema completo de:

  • agenda médica;
  • agendamento online;
  • cadastro de pacientes;
  • prontuários não alteráveis;
  • plataformas de prescrição e criação de documentos;
  • possibilidade de cadastro de modelos de atendimento e de documentos;
  •  plataforma de controle financeiro;
  •  emissão de relatórios e visualização de estatísticas. 

Os cadastros de pacientes são flexíveis e permitem inserção de convênios, tipos de atendimento, tabelas de procedimento, turnos de trabalho, bloqueios de agenda, usuários administrativos com níveis de acesso diferentes e muito mais.

Fidelização de pacientes

Para auxiliar na fidelização e encantamento, oferecemos uma série de funcionalidades que permitem automatizar ações extremamente importantes, como:

  • disparo de pesquisas de satisfação;
  • e-mails personalizados no pós-consulta que explicam sobre a situação clínica do paciente;
  • e-mails automáticos e personalizados de felicitações no aniversário;
  • mensagens para confirmação de consultas;
  • lembretes automáticos de retorno;
  • possibilidade de programar comunicação individual ou em massa para grupos focais de pacientes. 

Com essas automações bem organizadas, seus pacientes terão a nítida sensação de que você se dedica 100% a eles, mesmo no período entre uma consulta e outra.

A intenção do iMedicina é auxiliar no seu marketing e ações de fidelização de forma ética e responsável, enquanto você utiliza seu tempo atendendo seus pacientes da melhor maneira possível. Uma vez configurado e implementado, o software passa a ser um grande suporte para a sua prática.

Imagine poder ter a certeza de que seus pacientes serão notificados na época certa de retorno? Imagine poder ter a certeza de que um paciente sempre vai conseguir agendar um horário com você, pela internet, se precisar? 

Imagine poder estar sempre a um e-mail de distância de sua base inteira de pacientes, se colocando disponível quando for necessário, e impedindo que eles se esqueçam de você e procurem por outros profissionais? 

Queremos te dar a tranquilidade de poder organizar sua comunicação e garantir que seus pacientes não se perderão mais por aí. No iMedicina, mantemos sua base de pacientes viva e trabalhando para o seu sucesso.

2) Quem pode usar o iMedicina e quem não pode

A empresa foi fundada por um médico: Dr. Raphael Trotta, oftalmologista com formação pela UFMG. Sendo assim, o iMedicina nasceu do seu desconforto perante soluções existentes no mercado: softwares de prontuário caros, ruins, que não ajudam a atrair, reter nem encantar os pacientes. 

Desenvolvido para médicos que querem se basear em dados para melhorar o consultório e seu relacionamento com os pacientes, o iMedicina foi feito para aquele profissional que realmente se importa com seus pacientes e com sua carreira, e que gostariam de oferecer experiências únicas para os que se consultam com eles.

Desde 2012, atuamos com médicos em consultorias e gerenciamento de estratégias, entendendo e aprofundando na rotina deles. Ao longo do nosso percurso, já atendemos e auxiliamos mais de 2000 profissionais a alcançarem seus objetivos.

Para quem é o iMedicina, afinal?

O iMedicina é para profissionais sérios, que acreditam no poder da internet como fonte de informação útil em saúde, e querem acabar com as páginas não confiáveis e “charlatões de plantão”. 

Baseado nisso, criamos a plataforma ideal para médicos que querem divulgar informações sobre sua especialidade, de forma ética e responsável, e colher os frutos dessa ação: mais visibilidade, mais pacientes interessados e mais retorno no consultório.

Nossos clientes ideais são profissionais médicos, de todas as especialidades, que atendem em consultórios e clínicas. Apesar disso, atendemos também psicólogos, nutricionistas e fisioterapeutas, pois identificamos, ao longo dos anos, que eles também se beneficiam das mesmas estratégias que originalmente desenvolvemos para médicos.

Infraestrutura necessária

O sistema do iMedicina, como um todo, funciona muito bem em locais com boa internet. Nossa infraestrutura é monitorada 24h/dia e contamos com os servidores da Amazon AWS para isso. 

De forma geral, o tempo de resposta da nossa aplicação é menor que 300 milissegundos. Isso significa dizer que toda a lentidão superior a esses 300 milissegundos é causada, em 99% dos casos, por oscilação da internet do cliente. 

Como nosso software se trata de um sistema em nuvem, não recomendamos a implementação em localidades que não possuam boa infraestrutura de redes. É importante dizer que o número de usuários ativos na plataforma não tem impacto sobre a velocidade, pois usamos recursos auto-escaláveis (o iMedicina passa a utilizar mais recursos da Amazon, de forma automática, conforme o aumento do número de contas e acessos).

E os outros profissionais de saúde?

Não atendemos outras profissões no momento (apenas médicos, fisioterapeutas, nutricionistas e psicólogos). A razão disso é sabermos que as necessidades desses profissionais são diferentes, e ainda não temos times especializados nessas outras áreas para atendê-los com qualidade. 

Talvez, no futuro, possamos entregar produtos e serviços que contemplem um leque maior de profissionais de saúde, mantendo o nível de excelência e atenção que desejamos para trabalhar estratégias específicas.

De toda forma, isso não significa que esses profissionais que ainda não atendemos na versão premium não possam usar a versão gratuita do software. Ela é liberada para todos.

Apesar de  não oferecemos suporte a essas outras especialidades atualmente e não podermos auxiliar com nossos planos premium, se esse for o seu caso, acredite: existem diversos ótimos sistemas no mercado que vão te atender melhor do que o iMedicina. 

Aqui não conseguiremos te deixar satisfeito no longo prazo, temos consciência disso e não vamos vender uma metodologia ou sistema que não ajude de fato a resolver seus problemas.

O iMedicina pode ser utilizado em clínicas?

Sim, o iMedicina funciona para clínicas com qualquer número de profissionais de saúde, mas nossas ferramentas de controle financeiro e relatórios foram pensadas para atender estabelecimentos de pequeno e médio porte.

Se a sua clínica é de porte maior (mais de 15 a 20 profissionais) e possui um administrador, é possível que ele precise complementar processos ou realizar ações utilizando outros sistemas financeiros, além do iMedicina.

Nesse caso, recomendamos a exportação de planilhas em Excel dos relatórios gerados no iMedicina, ação que pode ser feita diretamente das ferramentas de finanças do software. Dessa forma, a gestão e controle financeiros pode ser feita com facilidade em outros locais, utilizando ferramentas complementares.

Como exemplo, temos diversos clientes que usam o iMedicina junto com o Conta Azul (software de gestão para empresas) ou outros softwares similares. Nesses casos, nosso software é utilizado como a plataforma principal de agenda, prontuário, marketing e fidelização, enquanto as outras plataformas centralizam os dados financeiros da clínica.

Somos 100% pró-médico

É importante ressaltar que o iMedicina não é a plataforma ideal para administradores que não se interessam pelos resultados dos médicos que trabalham com eles nas clínicas. Nossa plataforma foi feita de forma inversa: o maior protagonista aqui é o médico. 

Se você tem uma clínica onde os médicos são apenas contratados para prestar atendimentos, onde eles não são os donos da relação com os próprios pacientes, não somos a melhor plataforma para te atender.

Por isso, reforçamos sempre que o iMedicina foi feito para clínicas em que os médicos são donos dos dados de seus pacientes e possuem autonomia para se conectarem com os mesmos. Gostamos de dizer que somos um software 100% pró-médico. 

Não somos à favor de relações de trabalho que exploram a mão de obra médica e não vamos desenvolver ferramentas que aumentam o controle do administrador sobre a classe: queremos dar mais liberdade e autonomia para nossos médicos, não o contrário.

3) Como o iMedicina ganha dinheiro?

O iMedicina possui esta versão 100% gratuita do software, com limitações de espaço em disco e algumas poucas ferramentas, e uma versão premium que engloba o uso completo da plataforma e serviços digitais.

Ao longo dos anos, fomos percebendo através de pesquisas com nossa base de clientes que as ferramentas de maior valor — que aumentam de fato o retorno financeiro dos nossos clientes — são aquelas relacionadas à atração de pacientes e de fidelização.

Já as ferramentas básicas, como sistema de agendamento e prontuário eletrônico, são consideradas como “mal necessário”. Muitos médicos continuam utilizando papel e caneta pois não vêem motivos para pagar por uma ferramenta que não traz retorno financeiro, apenas organiza a rotina. 

Essa era uma dor do nosso fundador que, como médico, compartilhava desse pensamento. Com o nosso crescimento, passamos a poder oferecer essa parte de organização do consultório de forma gratuita. Pode até parecer uma estratégia ousada, mas não é.

“Não existe almoço grátis”. O que mantém a empresa?

O que acontece na prática, é que 1 a cada 3 médicos que utilizam a versão gratuita acabam “evoluindo” para a versão premium.

Os motivos para o upgrade de plano costumam envolver a necessidade do profissional de estruturar sua presença digital, a vontade de investir no crescimento do consultório e o uso de ferramentas de relacionamento para encantar e fidelizar seus pacientes. 

A conta é bem simples para esses profissionais: com uma ou duas consultas por mês, o iMedicina se paga. E, com uma presença digital mais forte aliada a um relacionamento efetivo com a base de pacientes, o crescimento do consultório é acelerado e, na maioria das vezes, impacta positivamente em resultados para o cliente premium.

Os resultados são garantidos no plano premium?

Não prometemos ou garantimos os mesmos resultados para todos. Sabemos que cada médico é diferente do outro, cada cidade é diferente da outra, cada especialidade é diferente das outras. Devido a esse fato, cada estratégia também deve ser única.

Costumamos dizer o seguinte: se você está em uma cidade com mais de 200 mil habitantes, existe mercado para a sua especialidade e você não explora ações de relacionamento ou de marketing online, é certo que com uma boa estratégia, cooperação na implementação dela e tempo de maturação você vai conseguir chegar lá.

O diferencial do iMedicina Premium

Como nossa plataforma entrega ferramentas para automatizar também as partes de marketing e relacionamento com pacientes, conseguimos trabalhar toda essa estrutura digital de atração, atendimento e fidelização com custos muito inferiores ao de agências de marketing e de concorrentes. 

Isso acontece pois temos robôs que agilizam quase todos os processos, nos permitindo atuar apenas na parte de criação e não na parte burocrática (códigos e programação). Se tiver interesse, peça o contato de um consultor, entenda nossos planos e veja como eles realmente são diferenciados.

4) O iMedicina é confiável? Saiba por que fomos citados como uma das 10 empresas de tecnologia em saúde mais promissoras do Brasil, pela Distrito.me

Quando médicos encontram nossa versão gratuita, a primeira coisa que costuma acontecer é a sensação de estranheza e ceticismo. A frase clássica é: “não existe almoço grátis”. 

Como somos 100% transparentes quanto a isso (explicamos no último artigo como fazemos para a nossa conta “fechar”), o próximo questionamento costuma ser “se é de graça, é porque não é bom”.

E, para te provar o contrário, vamos explicar a lógica que utilizamos desde o lançamento do nosso produto no mercado até os dias de hoje, em que finalmente pudemos lançar nossa versão gratuita.

Comprometimento com o alto padrão de qualidade

Quando lançamos o iMedicina, queríamos criar uma plataforma de atração, atendimento e fidelização que fosse a melhor e mais eficiente do mercado. E, se esse era o objetivo, deveríamos também ter os melhores colaboradores, fornecedores e tecnologias. 

Esse pensamento nos fez “subir a barra” em todos os aspectos: estudo e busca de dados, contratação de pessoas altamente qualificadas, velocidade de desenvolvimento e lançamento constante de versões com melhorias.

Lançamos 5 versões do iMedicina nos últimos 24 meses, cada uma com avanços substanciais em relação às anteriores, o que nos faz uma das empresas mais inovadoras do segmento.

Nesse processo de crescimento e melhoria, fomos selecionados pela Endeavor para participar do programa Scale-up, junto com 20 outras empresas de altíssimo crescimento de Minas Gerais. 

Fomos mentorados pela Cláudia Muchaluat, head de desenvolvimento de negócios da IBM, além de poder contar com o auxílio de profissionais excepcionais do Watson Health para discutirmos sobre processos e caminhos. Isso nos fez aprimorar ainda mais o que oferecemos e nos ajudou a desenvolver produtos e serviços ainda melhores para nossos clientes.

Razões para acreditar

Em nosso percurso, chamamos a atenção de grupos de investidores que depositaram grande confiança e recursos em nosso trabalho. Eles enxergaram nosso esforço para levar inovação para o mercado e deixar nossos clientes muito satisfeitos. 

Hoje, nos orgulhamos de ter um índice de satisfação de clientes (NPS) muito mais elevado do que a média do nosso mercado.

E, recentemente, fomos citados pela Distrito.me na lista das Top 10 startups de saúde do país. Isso é o reconhecimento de um trabalho que vem acontecendo desde 2012, de forma responsável e cadenciada. 

Inicialmente, nosso objetivo era só lançar uma versão gratuita quando tivéssemos a certeza de que nossos clientes estavam satisfeitos. Além disso, queríamos nos certificar de que aquilo que iríamos oferecer gratuitamente seria realmente eficiente, não apenas um “sisteminha gratuito”. 

Hoje, é justamente nesse ponto que nos encontramos: numa empresa bem estruturada, com centenas de clientes satisfeitos, com reconhecimento a nível nacional e podendo oferecer gratuitamente uma versão do nosso software que não se trata de uma “versão piorada da versão premium”.

Sobre a versão gratuita do iMedicina Software

O iMedicina gratuito é uma versão completa, com todas as camadas de segurança e proteção de dados que se espera de um sistema de saúde. Apesar de apresentar algumas limitações de funcionalidades, elas não impedem de forma alguma o uso na prática. 

Ela foi desenvolvida para ser o primeiro ponto de contato do cliente com nossa empresa: queremos que você evolua e nos contrate apenas se sentir segurança no que fazemos e como fazemos as coisas por aqui.

A intenção, aqui, é manter a versão gratuita disponível de forma vitalícia para quem já se cadastrou. Queremos oferecer tranquilidade ao usuário de poder reduzir custos no consultório ou aumentar os investimentos quando precisar, sem que ele fique refém de perder os dados dos seus pacientes ao fazer isso.

5) O motivo pelo qual o número de contas da versão gratuita do iMedicina é limitado

Algo que deve ser dito: a versão gratuita do iMedicina não vai ficar disponível para sempre. Entretanto, ela é gratuita para sempre para aqueles que se cadastrarem enquanto houverem vagas disponíveis, mas estas, por sua vez, certamente serão limitadas.

Muitos consideram o iMedicina uma plataforma de prontuário eletrônico e ponto, mas  na realidade é bem mais que isso. Não foi pensando apenas nessa função que nosso CEO Raphael Trotta “abandonou” a assistência médica e a carreira na oftalmologia para fundar a empresa junto ao nosso COO, Luís Eduardo Rosa.

Um pouco sobre o iMedicina e o que nos move

O iMedicina, na realidade, nasceu para ser uma empresa que leva informação confiável de saúde, diretamente dos nossos médicos, para nossos pacientes. Atualmente, se analisarmos números de nossos 2000 médicos clientes, percebemos que geramos impacto na vida de mais de 2 milhões de brasileiros.

Fizemos isso auxiliando esses médicos a se posicionarem na frente de sites ruins e pouco confiáveis, oferecendo muito conteúdo útil, relevante e ético para pacientes que buscam por informações em saúde.

Esse é o nosso propósito: queremos criar a maior comunidade médica do país que produz conteúdos úteis e confiáveis para pacientes. Além disso, buscamos conectar esses profissionais com nossos times de marketing, design e estratégia, para criarmos em conjunto os conteúdos mais fantásticos em saúde que o mundo já viu.

Daqui 5 anos, queremos ser o lugar mais confiável da internet brasileira para a busca de informações em saúde. Esse é o iMedicina e isso é o que nos move.

Não queremos todos os médicos do país em nossa plataforma

É natural pensar que não queremos todos os médicos do Brasil no iMedicina. Se isso fosse uma verdade, não teríamos pensado em uma plataforma que segue o modelo ganha-ganha.

Geraríamos tráfego que para impactar a vida de milhares de pacientes se isso fosse diferente? Sim. Mas também geraríamos competição para nossos médicos e frustração com os baixos resultados. 

É isso o que acontece, por exemplo, em plataformas de agendamento de consultas, como a americana ZocDoc ou a espanhola Doctoralia. Há uma competição interna e vence o médico que paga mais: um absurdo.

Queremos o contrário: uma rede de médicos fundadores que perceberam essa oportunidade junto conosco e se dispuseram a dedicar tempo e conhecimento na criação desse ambiente de alto impacto para pacientes.

Junto com a gente, esses profissionais vão colher os frutos por muitos anos.

Ao invés de dizer que “queremos que todos os médicos do Brasil se inscrevam no iMedicina”, preferimos a seguinte frase: 

“Queremos os 5 mil médicos que mais acreditam que podemos, juntos, criar um ambiente confiável de busca de informação em saúde e estão dispostos a investir nisso” 

Esse é o nosso propósito. Portanto, a versão gratuita do iMedicina é a porta de entrada para esse novo universo, e vamos mantê-la aberta até o dia que nossa comunidade estiver formada e fechada. Desse dia em diante, o iMedicina passará a surfar novas ondas. 

Hoje, temos 2000 médicos cadastrados e grande parte deles já contribui com esse objetivo.

Obviamente, nem todos esses profissionais se engajam com o nosso propósito. Com o lançamento da versão gratuita, todo investimento e expectativa de retorno dos nossos esforços traçam um caminho para a entrada de 1000 novos médicos por mês em nossa plataforma, portanto acreditamos que no cenário de um ano teremos nossa almejada comunidade.

6) Médicos satisfeitos com o iMedicina: conheça exemplos de nossos clientes e saiba como trabalhamos lado a lado para impactar em resultados

Pense em um bom médico, que atende em consultório independente.

Esse profissional se formou, se especializou, buscou conhecimento e capacitação técnica. É provável que tenha começado em alguma equipe hospitalar ou que tenha atuado em clínicas parceiras durante um período. 

Com o tempo e muito trabalho, ele foi criando e fortalecendo seu nome no mercado, abriu um consultório independente e começou a levar alguns pacientes para seu espaço próprio.

Ele faz um excelente atendimento, os pacientes amam o serviço, e o boca a boca junto à indicação de outros colegas acaba fazendo o consultório crescer. Não na velocidade que ele consideraria ideal, mas bem cadenciado.

Diante da necessidade de acelerar o processo de crescimento do consultório e a consolidação de autoridade do seu nome no mercado, esse médico procurou o iMedicina. Junto conosco, ele passaria a trabalhar estratégias para informatizar processos e investir corretamente para ganhar mais velocidade e previsibilidade.

Como o iMedicina pode ajudar o médico

No caso do médico citado anteriormente, o iMedicina entra adicionando ao processo natural de crescimento mais alguns canais e ferramentas que auxiliam na atração e fidelização de pacientes. Através da organização e otimização desses processos, o médico passa a encantar os pacientes que se consultam com ele, alcançando ainda mais recomendações e divulgação boca a boca.

É como se o iMedicina fosse uma suplementação, que acelera a chegada dos frutos de um trabalho bem feito no consultório.

Se esse fluxo já funciona bem, imagina se somarmos a ele mais uma quantidade de pacientes que usam a internet como fonte de informação em saúde. Pense como seria: 

  1. se os pacientes que estão com dúvidas naquela especialidade e não conhecem ninguém próximo daquele médico começassem a encontrar informações relevantes no site desse profissional;
  2. se mais pacientes começassem a acompanhar as redes sociais desse profissional, pois ela está repleta de conteúdos úteis de seu interesse;
  3. se um paciente, um dia, precisasse de uma consulta e fosse até o Google para buscar profissionais daquela especialidade e encontrasse aquele mesmo médico, que disponibiliza informações relevantes, na primeira opção de resultados;
  4. se o paciente pudesse acessar o site do profissional que deseja agendar uma consulta, em um dia de semana à noite, depois do serviço, e encontrasse um sistema para agendar online, naquele exato momento, sem sequer precisar entrar em contato com o consultório;
  5. se o paciente, após realizar o agendamento online, chegasse ao o consultório, fosse bem atendido, saísse de lá com um diagnóstico bem feito e voltasse satisfeito para sua casa;
  6. se depois de uma experiência ímpar de atendimento, o paciente chegasse em casa e recebesse um e-mail do médico que o atendeu, com dicas e informações úteis sobre aquele problema, junto de lembretes para os próximos passos do tratamento.
  7. se o paciente pudesse avaliar o atendimento recebido por aquele profissional, deixando sugestões e elogios;
  8. se o paciente recebesse comunicações regulares do médico, a cada semana, o lembrando de fazer os exames necessários, de retornar para a consulta, de agendar procedimentos previstos no tratamento através do link de agendamento online;
  9. se, por fim, após a alta, o paciente recebesse um novo e-mail do seu médico, agradecendo a visita e pedindo que deixasse um comentário em suas redes sociais contando sobre a experiência com o profissional e a clínica;
  10. se, de mês em mês, o médico enviasse conteúdos úteis para aquele paciente, com diferentes temas sobre o problema que ele levou ao seu consultório, e se colocando à disposição caso algo diferente aconteça.

O que fazemos aqui no iMedicina é adicionar automações ao que já funciona e tornar esse fluxo viável. Tudo isso sem que o profissional gaste sequer 1 minuto do seu tempo diário com processos repetitivos, depois que o iMedicina está adequadamente configurado.

Aqui estão alguns exemplos de clientes satisfeitos com o iMedicina:

Dr. Amim

Dr. Heitor

Dra. Mayra

Dra. Letícia

Dra. Thaís

Dra. Adriana


7) O que é oferecido no plano gratuito do iMedicina? E no plano premium? E por que as ferramentas pagas são… Pagas?

O plano gratuito do iMedicina oferece acesso irrestrito às nossa plataformas de agendamento e prontuário eletrônico. Nele, você poderá cadastrar quantos pacientes precisar e fazer os agendamentos sem limitações.

Além disso, sem pagar nada, com o iMedicina gratuito você poderá:

  • cadastrar convênios;
  • fazer o upload de tabelas de pagamento;
  • configurar diferentes tipos de agendamento (consulta, retorno, retorno para exames, cirurgias, procedimentos, etc.);
  • abrir ou fechar turnos de trabalho personalizados;
  • cadastrar profissionais administrativos ilimitados (secretárias, administradores, etc.);
  • utilizar nosso sistema de agendamento online, com link próprio para sua agenda, que você poderá divulgar como quiser (seu site, redes sociais, etc);
  • ter direito a 50mb de espaço em disco para armazenar arquivos e PDFs que quiser adicionar aos históricos de pacientes.

Você terá também acesso à nossa plataforma de atendimentos para registrar os dados de consulta em um prontuário eletrônico altamente confiável e robusto, sem limite de atendimentos. Nela, poderão ser gerados até 30 documentos impressos por mês (como esse é um recurso que exige muito de nossos servidores, não poderia ser ilimitado na versão gratuita).

Automações

Você poderá inserir #tags nos prontuários para deixar seus pacientes segmentados e poderá usar até 50 e-mails automáticos por mês no plano gratuito do iMedicina (confirmação de consultas, e-mails para pacientes com condições específicas de saúde, para aniversariantes, pós-consulta, enfim). 

Entre as automações, está incluso o acesso às notas das pesquisas de satisfação, enviadas no pós-consulta, para entender se precisa ou não investir em melhorias, o que está funcionando bem e o que precisa ser repensado.

Segurança de dados

Do ponto de vista de segurança, no plano gratuito seus dados serão tratados da mesma maneira que tratamos os dados de nossas contas premium: fazemos backups automáticos de servidores e hospedamos nos mesmos servidores que usamos para todos os clientes (Amazon AWS, que é HIPPA compliant).

iMedicina Premium

Nas versões premium do iMedicina, além de acesso a todas as ferramentas do software, você tem o direito a um site criado por nós e hospedado em nossa plataforma, desenvolvida especificamente para a criação de sites médicos altamente eficientes (plataforma própria do iMedicina — o site não poderá ser migrado, pois a tecnologia é nossa).

Sobre o site premium

Você terá acesso a diferentes templates premium para criação do seu site profissional, mas nosso time sênior de designers será responsável pela edição e criação de toda a estrutura final para você. 

O processo de criação do site se inicia com informações providas por você ao nosso time, através do preenchimento detalhado de um briefing (documento onde fazemos uma série de perguntas-chave para conseguirmos montar a estrutura definitiva da sua presença digital).

Google Ads e otimização de campanhas

Se optar por fazer anúncios online, criamos o seu cadastro nas plataformas de anúncio do Google e as campanhas que ficarão ativas para atração de pacientes. Essas campanhas são constantemente monitoradas por nossos robôs, que identificam quando alguma delas está abaixo da performance ideal, para correções rápidas. 

Nesses casos, nossos profissionais internos vão te conectar a uma rede de fornecedores habilitados que, mediante contratação pontual, poderão atuar realizando mudanças em sua conta, visando otimização. 

Feito isso, nossos robôs passam a acompanhar novamente sua conta, até a próxima necessidade de intervenção. Ou seja: você não precisará se preocupar com contratos mensais nesse aspecto, pois o iMedicina te avisa quando é necessário intervir. 

Redes sociais

Para especialidades médicas, oferecemos acesso ao nosso banco de conteúdos para redes sociais. A plataforma conta com milhares de tópicos sobre cada especialidade, associados a um banco de imagens. 

Para utilizar nosso banco premium de postagens para redes sociais, basta escolher os tópicos e imagens que deseja publicar em seus canais. Assim, vamos aplicar a sua identidade digital e layout na arte do post para dar o toque de personalização necessária e liberá-los para publicação.

Os posts selecionados e finalizados poderão ser publicados por você, sem restrição, nas redes sociais mais usadas no Brasil.

Se não encontrar em nosso banco alguma postagem específica que gostaria de ter em seus canais, é só dizer: temos um espaço na plataforma para sugestão de tópicos. Assim, nosso time poderá adicionar a sugestão ao ciclo contínuo de produção que temos por aqui e disponibilizar o post para seleção futura.

Rede de fornecedores homologados

Entendemos que cada estratégia é única, portanto alguns profissionais possuem necessidades que podem ir além do que oferecemos internamente. Pensando nisso, formamos parcerias e homologamos prestadores de serviço que atendam esses clientes com qualidade.

Se um cliente iMedicina Premium precisar de algum serviço adicional relacionado a marketing e atração de pacientes que não oferecemos por aqui, vamos conectá-lo a nossa rede de fornecedores homologados e auxiliar na contratação de serviços e acompanhamento de entregas. Assim, o iMedicina passa a ser um braço direito nas suas estratégias.

Limitações de ferramentas premium no iMedicina gratuito

Na plataforma do iMedicina, algumas automações que consomem muitos recursos de processamento são oferecidas apenas nas versões premium, como o lançamento automático de receitas no módulo financeiro, advindas da agenda. 

Os limites de e-mails enviados e documentos gerados podem ser expandidos de acordo com o plano escolhido, pois demandam recursos de infraestrutura. Recursos adicionais, como integração com a agenda do Google e emissão de relatórios são liberados. 

No plano gratuito, o profissional pode utilizar a ferramenta de NPS para coletar notas dos clientes sobre o atendimento, mas existem limitações no aspecto de coleta de comentários. Para aqueles que sentem necessidade de mais insights, oferecemos em planos premium uma ferramenta mais completa, que também coleta opiniões e comentários dos pacientes sobre o atendimento, armazenados no espaço em disco.

Todos esses detalhes podem ser visualizados, de forma bem clara, em nosso site: www.imedicina.com.br

8) O passo a passo para criar sua conta e começar gratuitamente

Para criar uma conta gratuita no iMedicina, basta acessar nosso site e clicar em qualquer um dos botões para começar gratuitamente. A conta deve ser criada pelo usuário que será o SUPER administrador.

Quem deve criar a conta

Se você atua em um consultório, a criação da conta de super administrador deve ser feita pelo médico que é dono do mesmo. Se atua em uma clínica, a conta deve ser criada pelo usuário que terá os maiores poderes de acesso.

Ao finalizar o cadastro inicial, um assistente virtual do sistema te guiará na criação da sua rotina de atendimentos e turnos de trabalho. Se você for um administrador que não atende como médico na clínica e não necessite de uma agenda aberta, siga os passos propostos da mesma maneira. Essas configurações não impactarão em nada na criação da conta como administrador.

Assistente automático de configurações

A conta, uma vez criada, apresentará vários tutoriais passo a passo na sua tela. Siga-os e cumpra os checklists para conhecer a plataforma e configurar corretamente o software iMedicina. 

Depois de passar por todos os passos de configuração, experimente simular o atendimento de alguns pacientes fictícios e explorar ferramentas. Os dados poderão ser excluídos depois, portanto, não se preocupe com isso.

9) Configurações do iMedicina: o indispensável para começar a utilizar

Após a criação de conta e configurações iniciais em conjunto com o assistente virtual, sugerimos que siga as seguintes orientações:

1 – Configurações base

Entre na área de configurações do sistema, no menu lateral esquerdo, e passe por todos os ítens de cadastro, de cima pra baixo. Adicione convênios, tipos de atendimento e outras configurações que julgar necessário. Se precisar, busque ajuda em nossa base de conhecimento.

2 – Adição de profissionais e níveis de acesso

Acesse a área de “conta” e adicione os demais profissionais que participam do ambiente da clínica e irão utilizar o software (profissionais administrativos e outros profissionais de saúde). 

Dê os acessos de acordo com a sua necessidade, mas tenha em mente que níveis de acessos mais amplos podem ver todos os dados da conta, enquanto acessos mais restritos não conseguem fazer o mesmo.

Prontuário Eletrônico GratuitoPowered by Rock Convert

Quando você fizer isso, cada usuário cadastrado vai receber um e-mail com convite para acesso àquela conta. 

Se o e-mail que você deseja cadastrar já estiver em uso em outra conta do iMedicina, esse passo precisará ser acompanhado pelo nosso time. Basta nos chamar no chat do sistema, em horário comercial, que resolveremos essa questão.

3 – Convênios e turnos de trabalho

Quando todos os profissionais receberem o acesso e criarem suas próprias contas, você perceberá que, nas áreas relacionadas à convênios e turnos de trabalho, aparecerão novas opções para vincular esses profissionais a cada um deles. Quando os vínculos estiverem configurados, a conta estará pronta para uso.

4 – Usuário administrador

Profissionais administrativos poderão se vincular a mais de um profissional de saúde, permitindo a visualização das agendas de todos eles. 

Se algum profissional de saúde precisar de uma visão administrativa, recomendamos o uso de dois e-mails cadastrados na conta — um para a função de profissional de saúde e um para a função administrativa — para que as estatísticas não sejam alteradas.

10) O uso do iMedicina no dia a dia e como trabalhar fluxos de atração e fidelização de pacientes

No dia a dia, profissionais administrativos (ou o próprio profissional de saúde, dono da agenda) farão cadastros de pacientes no sistema e agendamentos. Entenda como funciona o fluxo de uso do software na leitura deste artigo!

Cadastrando um novo paciente

o sistema, o cadastro de um paciente pode ser feito de forma simplificada, diretamente da tela de agenda. Nessa modalidade, ao clicar para adicionar um novo paciente quando um horário de atendimento é selecionado, é possível realizar um cadastro simplificado e complementar os dados quando o paciente se apresentar na clínica para o atendimento.

Dica importante: sempre recomendamos aos nossos clientes que cadastrem pacientes com dados de e-mail e telefone para que comunicações possam ser enviadas a eles diretamente do software.

Com o paciente agendado, no último passo, sugerimos a marcação dos campos de envio de lembretes para que o iMedicina comece a atuar para os seus resultados. Com esses campos marcados, o iMedicina dispara automações que vão notificar os pacientes sobre consultas e retornos nas datas ideais.

A frequência de envio de comunicações para pacientes de nossas automações foi testada inúmeras vezes, validada em consultórios, para aumentar as chances do paciente não faltar ou notificar com antecedência quando não puder comparecer no horário agendado.

Atendendo com o iMedicina

Com a agenda sendo populada, ela passa a ser o ponto inicial da jornada do médico. Ao receber um paciente na clínica, para atendê-lo, basta que o profissional clique sobre o nome do paciente e clique no botão de iniciar o atendimento. 

Na tela de atendimento do iMedicina, você poderá fazer o registro da anamnese e adicionar receitas e outros arquivos. Nesse momento, é possível utilizar modelos pré-prontos editáveis de documentos como anamnese, atestados e prescrições, que podem ser configurados no sistema para agilizar sua rotina.

Não temos limite de configuração de modelos de documentos. Projetamos o sistema assim justamente para que você, com o passar do tempo, possa adicionar todas as possibilidades desejadas, de forma a cercar a maior parte dos casos que chegam até você e otimizar sua rotina o máximo possível.

Tags de classificação e acompanhamento

Ao final do atendimento, insira as #tags que quiser (pela tela de atendimento mesmo) e o próprio sistema se encarregará de adicioná-las ao cadastro do paciente. Essas tags podem ser configuradas para disparar e-mails e comunicações personalizadas, e não há limite para a criatividade. Veja alguns exemplos:

  • Você pode cadastrar uma tag #fimATB10dias para enviar um e-mail 10 dias depois da consulta, avisando o paciente que o antibiótico termina ali e perguntando como ele está se sentindo.
  • Você pode cadastrar uma tag #diabetes que vai enviar um e-mail para o paciente no dia seguinte à consulta, com todas as orientações dietéticas e de mudança de estilo de vida esperadas para uma pessoa recém-diagnosticada com a doença. 

Essas tags também podem ser responsáveis por um segundo e-mail, 10 dias depois, lembrando da importância de fazer os exames solicitados. E, talvez, um terceiro e-mail, 30 dias depois, com o link para marcar uma próxima consulta.

As tags são personalizáveis e te ajudam no encantamento e fidelização de pacientes

Como o recurso de #tags é personalizável, você poderá cadastrar fluxos de comunicação que contemplem todas as suas rotinas e começar a usá-los como apoio para suas consultas. Pense no seguinte cenário: 

Um paciente te pergunta sobre mudanças de estilo de vida por causa diabetes recém-diagnosticada e você, prontamente, responde “amanhã vou te mandar um e-mail com tudo isso detalhado, explicadinho, para que fique registrado e não tenha dúvidas”. 

Imagine o encantamento gerado nesse paciente!

Fluxos de retorno — chega de perder pacientes!

No fim do atendimento, você poderá também cadastrar o paciente em uma sequência automática de retorno, caso queira lembrá-lo da programação ideal. 

O iMedicina possui filtros que te permitirão enxergar quais são aqueles pacientes que se consultaram com você e que não estão no tempo hábil de retorno e não possuem agendamento próximo (ou seja: os pacientes que “se perderam”).

De tempos em tempos, recomendamos que você pegue uma lista dos artigos do seu blog, com as novidades que você inseriu no período, seja sobre sua clínica ou sobre seus atendimentos, e envie um e-mail em massa para sua base de pacientes. 

Historicamente, os e-mails disparados por médicos para pacientes são aqueles com maiores taxas de abertura em todos os mercados – explore isso a seu favor. 

Faça de cada e-mail um ponto de lembrete e contato com sua marca e dê possibilidades de saída, como links de agendamento online e telefones nos rodapés. Com isso, aqueles pacientes que iam perder o acompanhamento por simples esquecimento acabam não correndo mais esse risco.

Pós-consulta e avaliação do atendimento

Quando um paciente sai do consultório, você ainda pode programar sequências de pós-consulta e avaliação. Elas são fundamentais para 2 motivos: 

  • te ajudar a entender possíveis pontos de melhoria;
  • te ajudar a aumentar o seu alcance exponencial.

Imagine se todos os pacientes que se consultam com você, no dia seguinte, recebessem um e-mail assim: 

“Olá, Fulano, tudo bem?

Gostaria de te agradecer pela visita à clínica ontem! Para nós é sempre muito bom quando conseguimos auxiliar alguém no processo de busca pela saúde.

Estou passando para te pedir uma gentileza: se puder clicar nesse link aqui (link das suas redes sociais ou perfil do Google) e deixar uma avaliação sobre nosso atendimento, agradeço muito!

Abraços, Dr. Ciclano”

Você vai se surpreender com o quanto seus pacientes estão dispostos a te ajudar. Caso atenda, em algum momento, um paciente que não deseja receber comunicações desse tipo, basta acessar a área de relacionamento do prontuário e removê-lo da automação.

Paciente satisfeito = recomendações do seu nome

O efeito aqui é que o seu boca a boca, que antes acontecia apenas no mundo offline, passa a acontecer também no mundo online, que é muito mais efetivo nesse sentido. Imagine um paciente com 1000 amigos em suas redes sociais falando bem publicamente sobre seus serviços?

Por esse motivo, temos como boa prática fazer o disparo dessas pesquisas juntamente com os e-mails de pós-consulta. Se a sua nota cair, é possível que sua estratégia não esteja tão potencializada e seja hora de investir em melhoria no atendimento e treinamento de funcionários. O que importa, aqui, é a satisfação dos seus pacientes.

11) Como os funcionários administrativos podem aprender a usar o iMedicina e tirar dúvidas

Ao longo dos anos, recebemos dezenas de dúvidas e perguntas das mais diversas por aqui, no iMedicina. Para dar mais autonomia aos times e equipes da clínica, criamos uma base de conhecimento que concentra dezenas de artigos e vídeos explicativos.

Todos os seus funcionários terão acesso a essa base de conhecimento e, de forma geral, ela é bem simples de usar. São vídeos passo a passo e artigos que tiram as dúvidas mais comuns do uso do sistema.

Suporte iMedicina

Nos primeiros dias, é comum que existam dúvidas. Isso é natural quando estamos nos adaptando a uma nova ferramenta. De maneira geral, acreditamos que esses primeiros dias são ideais para mexer bastante na plataforma, sem compromisso. Os vídeos da base de conhecimento vão ajudar muito nesse sentido.

Após algum tempo de uso, a plataforma se torna mais clara e intuitiva para o usuário. Não se preocupe: nosso time de relacionamento com cliente estará lado a lado, disponível para guiar nos caminhos mais tortuosos de configurações e cadastros, se necessário.

Existe treinamento presencial do software?

Não oferecemos treinamento in loco ou formal para cada novo funcionário que acessa o iMedicina. No entanto, os encorajamos para entrar em contato com nosso time que, remotamente, poderá tirar dúvidas e te ajudar com qualquer problema que aparecer no caminho.

Acreditamos que guiar o cliente no processo de busca de informações é o melhor caminho para que ele tenha uma boa experiência de uso do software. Caso a base de conhecimento não seja suficiente, temos uma equipe interna apta a resolver problemas se eles eventualmente acontecerem.

Conte com nosso apoio! Se, mesmo depois de tentar os passos que estamos orientando, seus funcionários continuarem com problemas, tenha a certeza que nosso time estará ao lado para resolver qualquer pendência que impeça o uso adequado da plataforma do iMedicina.

12) Como o nosso time de suporte pode te dar uma mãozinha com suas dúvidas e com a configuração da sua conta

Nos primeiros dias, vamos te mandar uma série de conteúdos passo a passo por e-mail, que devem ser seguidos e implementados. O nosso processo prevê uma conversa por telefone, ao final dessa etapa, para entendermos quais os pontos de dúvida de configuração que restaram e quais os problemas encontrados. Nessa etapa, vamos eliminar todos os pontos de atrito e deixar sua conta pronta para uso.

Ou seja: deixamos você seguir, nos primeiros dias, com conteúdos de auxílio e apoio. Se tiver dúvidas, pedimos que nos acione por e-mail ou chat. Depois da primeira semana, entendemos que seu time já tem um bom entendimento da plataforma e é quando entendemos ser o momento ideal para consolidarmos a configuração. 

Por esse processo já passaram mais de 2000 profissionais e acreditamos ser a maneira mais efetiva para gerar autonomia com o sistema, para que sua clínica não dependa do nosso time para realizar ações básicas na plataforma.

Sabemos, por outro lado, que algumas pessoas encontram mais dificuldade do que outras. Não se preocupe, se esse é o seu caso: nada aqui é rígido e seguido de forma impensada, à risca. Se entendermos que o seu caso merece uma condução diferenciada, damos liberdade para nosso time flexibilizar esse processo. O que pedimos, de uma forma geral, é a compreensão de que sabemos qual o melhor caminho para que sua conta seja configurada com sucesso.

13) Os principais problemas que você certamente vai encontrar no caminho e como resolvê-los

O primeiro problema mais relevante ao se criar a conta no iMedicina é o cadastro dos profissionais com seus adequados perfis de acesso. 

O problema mais frequente, aqui, acontece quando o e-mail já está cadastrado em nossa base de dados, seja em contas diferentes, seja em contas de teste antigas. Nesse caso, basta nos acionar pelo chat que vamos entender qual é o usuário principal (master) e quais são os usuários vinculados à conta, para proceder à vinculação correta.

Depois de cadastrar os usuários, os principais pontos de dúvida recaem sobre as permissões de acesso (quem pode ver o quê). Nesse ponto, sugerimos uma leitura dos perfis em nossa base de conhecimento e testes práticos, mudando o acesso dos usuários e verificando o impacto para cada um deles. 

Depois, os cadastros de convênios, procedimentos e tipos de atendimento costumam ser os pontos de maior cuidado. Recomendamos aqui que você suba uma tabela de pagamento para cada um dos convênios que atende. Essa tabela deve conter o código TUSS do procedimento, a descrição que será lançada nas guias e o valor final, recebido por aquele procedimento.

Como cada especialidade não costuma usar mais do que 15 a 20 códigos, em média, essa tabela só precisa conter esses dados (não a TUSS completa, se você não quiser). Uma segunda opção é baixar a tabela TUSS que oferecemos como padrão no sistema e editar apenas os valores, para cada convênio atendido. Dessa forma, você mantém todos os procedimentos ali listados, para quando desejar solicitar algum deles. Cada profissional prefere de uma maneira diferente, mas o que importa é que aqueles procedimentos que são realizados na clínica estejam com os valores lançados corretamente.

Sugerimos sempre criar uma tabela para o primeiro convênio e duplicá-la para os demais, mudando apenas o título (“tabela do convênio X”) e os valores na última coluna. 

Depois, basta vincular cada convênio cadastrado à tabela em questão. Se os valores forem atualizados, basta fazer o download da tabela em questão, atualizar os valores e subir novamente para o sistema, vinculando a nova tabela atualizada ao convênio em questão. Assim, seu financeiro ficará sempre adequado. Esse é um trabalho inicial um pouco irritante, mas te dará um grande benefício futuro: o de saber exatamente quanto tem a receber, para cada convênio. Basta extrair um relatório na área financeira do sistema, para ter acesso a esses dados, em excel, para utilizar como quiser.

Uma vez que os cadastros são realizados, passamos à tarefa de criação de turnos de trabalho. A lógica aqui é bem simples: cada profissional tem sua grade de atendimentos, que deve ser cadastrada no sistema. Os funcionários administrativos só enxergarão as agendas daqueles profissionais vinculados à eles (basta acessar o cadastro dos usuários e mudar as relações).

Com isso, sua conta estará pronta para uso. 

Os módulos de relacionamento são individuais, para cada médico. Se precisar de um usuário administrativo com acesso a relacionamento próprio (para mandar e-mails em nome da clínica, por exemplo), basta cadastrá-lo como “Gestor com acesso ao marketing”. Dessa forma, ele poderá tanto editar as automações e e-mails daqueles profissionais vinculados a ele quando criar automações e conteúdos próprios.

Todas essas informações estão detalhadas em nossa base de conhecimento.

14) As dúvidas principais que recebemos diariamente por aqui (segurança, compliance, adequação às normas, posse de dados, etc)

Vamos lá. Muita gente tem dúvidas quando o assunto é um software de prontuário eletrônico e vamos passar pelas principais nesse tópico.

A primeira, e talvez também a principal, costuma ser sobre a segurança das plataformas. O assunto é amplo e razoavelmente complexo, por isso gravei um vídeo sobre isso, abrangendo todas as informações cruciais sobre o tema. Você pode acessá-lo através desse link (https://blog.imedicina.com.br/seguranca-de-softwares-medicos-tudo-o-que-voce-precisa-saber/).

De forma resumida: existem diversos protocolos de segurança que foram feitos para aplicações em nuvem. O iMedicina segue vários desses protocolos e possui o que chamamos de nível de segurança bancário. No entanto, nenhuma aplicação (em nuvem ou mesmo na sua máquina) é isenta de riscos. 

A principal causa de vazamento de informações é o uso de senha fraca pelos profissionais de saúde ou presença de vírus nas máquinas, como cavalos de tróia, que roubam senhas de acesso. É extremamente importante manter um antivírus sempre atualizado e evitar acessar sites suspeitos no computador que usa no consultório. Nunca clique em links de e-mails que você desconhece e nunca forneça sua senha para terceiros, mesmo que digam que fazem parte do time da empresa do seu prontuário eletrônico (não existe nenhuma situação em que solicitaríamos a senha de um cliente). 

A invasão dos servidores é uma tarefa bem mais complexa para o Hacker, uma vez que temos diversas camadas de segurança e criptografia que dificultam muito esse acesso, além de hospedar nossos dados na Amazon AWS, que são servidores que também possuem camada de segurança própria (a NASA hospeda os dados lá também). 

A nossa aplicação é monitorada 24h/dia e qualquer suspeita de fraude é investigada em tempo real praticamente. 

É válido dizer, por fim, que a invasão de computadores pessoais (que acessam a internet) é da ordem de 1000 vezes mais simples do que a invasão de servidores como o do iMedicina. 

Seguindo as premissas da lei LGPD que entra em vigor em 2020, qualquer vazamento de dado será comunicado de forma imediata, com as respectivas ações que tomamos para resolver o problema (nunca ocorreu até o momento). Ainda, o iMedicina é auditado por empresas de segurança externas, neutras, com regularidade. Fazemos isso para ter a certeza de que não há quebra em nossos protocolos. Por fim, é válido dizer: Hackers que vazam os dados são os criminosos, não quem faz de tudo para protegê-los. 

Sobre Compliance. 

Em 2018, o CFM revogou o convênio com a SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde) para homologação de sistemas de saúde. A partir de tal data, a atuação de qualquer órgão certificador não é reconhecida pelo CFM.

A SBIS é uma entidade independente e que tem ajudado, ao longo dos anos, a estabelecer os padrões e protocolos mínimos aceitáveis para aplicações de saúde. Apesar das discussões recentes sobre o tema e de diversos fatores envolvidos, como a comercialização das certificações, as bases da homologação são muito válidas.

Nesse aspecto, o iMedicina seguiu em sua construção as bases dos protocolos da SBIS em sua criação. Mas não somos certificados (e acreditamos que nunca seremos), por discordarmos de várias das premissas que foram utilizadas na criação de tais regras.

O protocolo da SBIS divide as regras de certificação em blocos. Concordamos com vários deles, no que dizem respeito a tratamento dos dados e regras de acesso, os quais implementamos. Discordamos de tantos outros que apenas burocratizam o acesso aos dados.

No entanto, um ponto é muito importante de ser levado em consideração: qualquer documento (digital ou físico) só possui validade jurídica se for assinado. Ele pode ser assinado tanto fisicamente (impresso e assinado) quanto digitalmente (assinatura digital, seguindo o padrão ICP-Brasil – que segue a lei brasileira). Portanto, para você não precisar imprimir os dados do prontuário e assinar o papel, você precisa de um token de assinatura digital (feito por um instituto homologado, como Prodemge, Caixa, Correios, etc) e um software para assinar os documentos em PDF gerados pelo sistema (como o próprio Acrobat Reader ou leitores de imagem). Você deve ter essa rotina sempre em mente.

Sobre posse de dados.

Os dados inseridos no iMedicina são seus. Ponto final. Não usamos dados identificados para nenhum fim e não comercializamos dados inseridos por você em nossa plataforma. 

Os dados não identificados (aqueles que não tem capacidade de identificar os indivíduos) são usados de forma conjunta para gerarmos estatísticas de uso e melhorarmos a plataforma.

Isso está escrito de forma bem clara nos termos de uso do iMedicina e levamos isso muito à sério por aqui. 

Quando você cancela sua conta no iMedicina, os dados são disponíveis para backup e, uma vez em sua posse, são deletados de maneira definitiva do nosso sistema. É importante dizer que esses dados devem ser armazenados por você por 20 anos, por questões legais.

15) Como lidamos com reclamações, sugestões de melhoria, elogios

O iMedicina é uma plataforma em nuvem e que é atualizada de forma contínua. Não é infrequente publicarmos várias versões com pequenas atualizações e melhorias por semana.

No entanto, somos uma empresa de médio porte, que atende com a mesma versão de sistema mais de 2 mil profissionais, com características e especialidades diferentes. Isso faz com que tenhamos uma lista enorme de solicitações, todos os dias, que são trazidas para nossa análise.

De forma geral, sempre damos preferência para atuar sobre as solicitações e reclamações relacionadas à eventual mau funcionamento do sistema. Ou seja: correções são sempre priorizadas, para que o que está ativo mantenha-se funcional. 

Toda sugestão é considerada uma melhoria quando propõe alterar a forma como o sistema foi originalmente desenhado. Para esses pontos, temos um processo bem metódico, que avalia o número de clientes impactados pela melhoria em questão bem como o número de clientes que solicitaram outras melhorias. Aquelas melhorias mais solicitadas (e que estão alinhadas com o propósito do iMedicina, de ajudar na atração, atendimento e fidelização de pacientes) são as escolhidas para entrar no nosso processo de implementação.

Nessa etapa, nosso time técnico avalia o impacto e risco de tal implementação. Sempre damos preferência para as melhorias sugeridas que podem ser implementadas de forma mais rápida e com menor impacto para os clientes. Essas podem ser implementadas em um adendo de versão. Quando o impacto é maior, o processo é um pouco mais longo e resulta no lançamento de uma nova versão. Nesse caso, sempre lançamos para usuários Beta, que farão testes e nos darão feedbacks, antes de abrir para todos os clientes do iMedicina.

Esse processo, no entanto, não é isento de falhas. Eventualmente, em uma versão publicada, podemos ter problemas em determinadas contas e conflitos com dados existentes. Quando algum cliente nota alguma anormalidade e nos avisa, nosso time atua imediatamente para corrigir o problema. Esses casos são infrequentes, porém, podem acontecer. Dosar a velocidade e a qualidade é uma tarefa diária de nosso time de desenvolvimento de produtos, que não pode colocar em risco nossos clientes, mas também não pode parar no tempo e ficar meses sem atuar em demandas solicitadas. Como disse anteriormente, nossa cultura é de inovação e somos muito ágeis por aqui.

Se algum desses processos impactar em problemas para a sua conta, temos uma página de ouvidoria que foi criada justamente para isso. Lá, recebemos as reclamações que você tem, tanto sobre produto, quanto sobre atendimento ou outros assuntos. Essas reclamações são levadas diretamente para os times de gestão do iMedicina e é o seu canal direto com a direção da empresa. Todas as reclamações são discutidas em nossas reuniões semanais e recebem uma resposta oficial. Queremos nos manter próximos de nossos clientes tanto nas vitórias quanto quando precisarmos de puxões de orelha. A transparência precisa existir nas duas vias.

Os elogios também seguem processo similar. Se você foi bem atendido e gostaria de mais atendentes e pessoas como essa que te encantou, nos avise através dos canais de auditoria. Esse reconhecimento chega até os gestores da empresa e temos mais dados para trazer mais pessoas com o perfil que é o mais desejado por você. O mesmo funciona quando lançamos algo que você amou ou quando o resultado começa a aparecer: nos avise, para que possamos entender o que está funcionando para você.

Muitos clientes pensam que não devem comunicar as vitórias, para que nosso time ache que os resultados estão ruins e continuem trabalhando para alcançá-los. Mas esse é um grande erro: quando sabemos o que funciona melhor, vamos explorar ainda mais esse caminho, para te gerar ainda mais resultados. Quando achamos que uma estratégia não está funcionando, vamos mudar a forma de atuar, e isso pode significar sair de um rumo bom, se seus feedbacks não forem reais. A intenção, aqui, é trabalhar em equipe: nós só impactaremos a vida de milhões de brasileiros se você tiver bons resultados.

16) Como é o processo de investigação e correção de Bugs e eventuais problemas no sistema

O sistema do iMedicina é um sistema muito robusto. Levamos mais de 5 anos para desenvolver o que você acessa. Imagine quantas linhas de código foram escritas nesse período e a complexidade de relações que existem entre elas? Esse é o nosso trabalho. Para criar uma aplicação eficiente, temos várias regras e protocolos internos que são seguidos para minimizar erros e para que tudo continue sempre em funcionamento na sua conta.

No entanto, quando implementamos melhorias ou fazemos ajustes no sistema, determinados comportamentos inadequados podem ser observados, excepcionalmente. Isso acontece pois uma pequena parte do código pode conflitar com outra, levando a erros no sistema. Como o software funciona em nuvem, essa é uma grande vantagem: um erro identificado em uma conta pode ser o mesmo identificado em outra. Logo, uma única correção resolve ambas. Isso nos dá muita velocidade para resolver problemas (às vezes, atuamos antes mesmo dos clientes perceberem).

Como o iMedicina é uma empresa que se compromete abertamente com a inovação, estaremos sempre sujeitos a pequenos incidentes, que podem eventualmente atrapalhar o seu dia a dia. Obviamente deixamos para fazer as publicações mais importantes nas madrugadas e fins de semana, com aviso prévio, mas algumas menores são realizadas à noite. 

O que queremos dizer com isso? Queremos dizer que é certo que, um dia, sua conta será afetada por algum tipo de erro. É importante dizer que isso nada tem a ver com banco de dados. Esses erros costumam ser erros ao realizar ações, mas nunca envolvem perda de dados (e o sistema possui backup, isso jamais seria um problema). Quando um erro acontecer, basta nos acionar no chat, em horário comercial, ou acessar nossa base de conhecimento e relatar um problema. Nosso time começará a atuar imediatamente na resolução do mesmo.

Em geral, problemas impeditivos (que impedem o profissional de agendar, atender pacientes ou gerar documentos) são corrigidos em menos de 2 horas, na maior parte dos casos. Problemas não impeditivos costumam ser corrigidos em até 2 dias. E problemas individuais, que acontecem apenas na sua conta, que geralmente ocorrem por conflitos com dados e configurações locais, dependem de investigação e costumamos precisar de um acesso remoto para identificar a causa, para então atuar. Nesses casos, o prazo costuma ser um pouco maior, por se tratar de alterações muito específicas de uma conta em questão. 

A mensagem que queremos deixar aqui é simples: problemas acontecem e são inevitáveis. Quando ocorrem com você, tenha certeza que nosso time estará 100% focado, até o momento que ele seja resolvido. Erros no sistema não colocam seus dados em risco, pois, além de não interferir na base de dados, ainda guardamos backups.

17) Canais oficiais de atendimento e tempo de resposta

O iMedicina tem atendimento ao cliente disponível de 9h às 18h, horário de Brasília. Nesse período, o canal oficial para contato conosco é através do chat ou e-mail. Em caso de solicitações urgentes, como dificuldade no acesso ou problemas impeditivos em sua conta (que estão te impedindo de agendar ou atender um paciente), você pode também nos acionar pelo Whatsapp. 

O contato por e-mail e chat é muito mais eficiente do que o contato telefônico, pois não correm o risco de lotação do canal. Em poucos minutos te daremos uma posição ou solicitaremos novas informações, para avançar na investigação do problema. Nessas situações, é importante que você entenda que precisamos de detalhes para entender o que está acontecendo em sua conta, visto que NÃO temos acesso aos seus dados, por aqui. 

O sistema de prontuário eletrônico do iMedicina segue as regras de segurança de sistemas de saúde. Nosso time não pode ter acesso aos seus dados, portanto, não temos a mesma visão que você tem. Para isso, eventualmente, precisamos recorrer à acesso remoto, no qual acessamos sua conta para verificar o problema, mediante sua autorização.

Para problemas impeditivos, como dissemos, nosso tempo de resposta é de 2 horas. Para e-mails com outros assuntos e dúvidas, pedimos 1 dia útil para resposta. Nos demais casos, sempre te atualizaremos sobre prazos e solicitações, te dando clareza sobre o que precisa ser  feito e a previsão estimada para sua solicitação ser concluída.

18) Opções para não ficar com o consultório parado quando a internet da clínica sair do ar ou em casos raros de interrupção de servidores

Nos últimos 12 meses, o iMedicina manteve-se no ar e disponível por 99,998% do tempo. No entanto, nas poucas horas que ficamos fora do ar por indisponibilidade dos servidores da Amazon AWS Brasil (que impactou milhares de sites brasileiros), sabemos que sua clínica não pode parar.

Para isso, sugerimos algumas configurações, para evitar que esses problemas te deixem sem ação.

O primeiro passo é ativar a sincronização do Google Agenda. Quando isso é feito, a cada agendamento realizado no iMedicina ou a cada atualização da agenda, os dados são instantaneamente sincronizados com a agenda do Google. Cada médico deve fazer essa sincronização.  

Depois, no próprio Google Agenda, basta compartilhar aquele calendário com os e-mails dos profissionais administrativos. Assim, cada secretária ou administrador terá acesso às agendas dos médicos dentro e fora do iMedicina. Nesses casos, mesmo com o iMedicina indisponível, a agenda poderá ser acessada com as últimas atualizações realizadas pelo próprio Google.

A segunda sugestão é a seguinte: ninguém quer atender um paciente sem o histórico. Portanto, recomendamos que uma vez por mês você entre na área de backup do sistema e faça a exportação do arquivo com sua base de pacientes e atendimento.

Você receberá um arquivo em excel que contém todos os dados de cadastro e de atendimento dos pacientes. Uma forma de ter acesso aos dados quando não conseguir acessar o sistema.

Nessas situações, solicitamos que você acesse a página imedicina.com.br/ajuda, que é nossa central de ajuda, e acompanhe as atualizações por ali. Atualize a página a cada 15 minutos, pois avisaremos as causas da instabilidade encontrada, o que estamos fazendo para corrigir e avisaremos quando os servidores voltarem ao normal. 

Quando esses eventos adversos acontecem, sabemos o quão frustrante isso pode ser para você. No entanto, essas eventualidades são esporádicas e não deveriam te chatear, pois não existe uma solução em nuvem que não sofre esses problemas. No iMedicina, temos diversas redundâncias que fazem com que apenas situações realmente desastrosas nos tirem do ar. Mas uma coisa é certa: esses eventos, apesar de raros, acontecem. É como um terremoto: você sabe que o Japão não está sofrendo um terremoto agora, mas é certo que outro irá acontecer no futuro.

Para evitar ser pego de surpresa, faça essas configurações e teste essas soluções, para não ser um problema para você quando precisar usá-las.

19) Como funciona a migração de dados para o iMedicina e do iMedicina para outros sistemas, se quiser sair

O iMedicina tem como premissa que os dados dos pacientes cadastrados por aqui são seus. Portanto, não se preocupe: se precisar sair, saiba que conseguirá retirar todos os dados sensíveis de nosso sistema, sem problemas.

Como não existe padrão aceito nacionalmente para os sistemas em saúde, cada sistema trata os dados de uma maneira diferente. Aqui, escolhemos a que atende melhor nossas necessidades. Ao exportá-los, no entanto, ao invés de te entregar um banco de dados complexo, em arquivos que você não conseguiria manipular sozinho, oferecemos os dados em uma planilha de excel. Dessa forma, QUALQUER programador consegue inserir os dados em QUALQUER sistema, sem risco de perda de informações.

Os dados de cadastro de pacientes e de consultas são passíveis de migração. Todos os demais, como configurações e documentos anexos, não. Isso acontece pois o registro importante de seu paciente e que deve ser perpetuado é a anamnese. Os demais dados são acessórios e devem estar registrados em prontuário. Como são formatos específicos de nossa plataforma, não são passíveis de migração.

Portanto, os cadastros de convênios, tabelas de procedimento, cadastros de usuários e relacionamento entre eles devem ser configurados no novo sistema, seguindo a lógica de negócio desse novo fornecedor.

Da mesma forma funciona a importação de dados para o iMedicina. Ao trazer sua base de dados, vamos aproveitar apenas os dados de cadastro de pacientes e dados de anamneses. Os demais dados, por não terem padrão, não são passíveis de migração.

De forma geral, conseguimos importar dados de praticamente qualquer sistema. Esse trabalho é feito manualmente, por um profissional homologado, que prepara sua base de dados para o formato do iMedicina e depois faz o upload dos mesmos para o sistema. Erros são possíveis, pois cada sistema pode tratar os dados com determinada formatação ou validação. A forma mais simples de explicar é a seguinte: o campo de telefone, por exemplo, é um campo que o iMedicina aceita apenas a inserção de números. Alguns sistemas aceitam texto. Quando esses dados são importados para o iMedicina, se existir texto no meio daqueles dados, o sistema não aceita o término do cadastro. Por isso, não podemos garantir que os dados ficarão 100% corretos, pois não sabemos como estava em seu sistema antigo. Em 99% dos casos, a migração costuma ser um sucesso.

20) Algumas sugestões de configuração para você tirar o máximo da nossa ferramenta

Primeiro, sincronize sua agenda com o Google Calendar. Isso vai te dar tranquilidade e acesso pelo celular, onde estiver.

Depois, ative todas as automações nativas do iMedicina. Elas foram criadas para facilitar sua vida e foram testadas com centenas de médicos.

Em terceiro lugar, liste aquelas 10 doenças que são as mais frequentes no seu consultório. Crie pelo menos 1 e-mail de pós-consulta, especializado para esses casos, e crie uma automação personalizada para cada um deles. É um trabalho de um dia, para retorno para o resto da vida. Sempre que atender pacientes com essas situações, abuse das automações e mostre como você se importa com cada um deles. 

Depois, mude o texto do e-mail de pós-consulta do iMedicina para que ele peça seus pacientes para deixarem comentários em suas redes sociais (e não esqueça dos links). É melhor sempre deixar um link apenas, ao invés de vários, e trocá-lo de tempos em tempos para manter sua reputação em alta em todas as ferramentas.

Por fim, nunca deixe um paciente sair do seu consultório sem ter o retorno agendado (data certa) ou programada (“retorno em X meses”). Se o paciente tiver de alta e não for retornar nunca mais, acesse o cadastro dele e marque como “inativo”. Dessa forma, os filtros inteligentes do iMedicina sempre vão te mostrar aqueles pacientes que deveriam ter retornado e ainda não voltaram: a lista que seus funcionários deve atuar ativamente para manter no seu consultório.

E SEMPRE diga para seus pacientes que você adora se relacionar e mandar conteúdos por e-mail. Faça desse um canal oficial da sua empresa. As vantagens são enormes para você: é a única plataforma que pode ser automatizada nesse nível e a mais usada por empresas do mundo inteiro para fidelização de seus clientes. É muito melhor educar a sua base de pacientes a fazer uso dessas ferramentas do que tentar fazer o mesmo, individualmente, por outras plataformas de mensageria, como o Whatsapp, por exemplo.

O mesmo se aplica ao agendamento online. Gaste um tempo com todos os seus pacientes explicando como eles podem fazer para agendar pela internet e dizendo que essa é a melhor maneira para que eles agendem as consultas. Quando sua base de clientes estiver treinada nesse sentido, seu telefone nunca mais ficará ocupado para os novos pacientes que querem uma consulta com você. Além disso, seus atendentes terão mais tempo livre para atuar ativamente com sua base de pacientes que deveria ter retornado, e não vão ficar atolados com atendimento telefônico que poderiam estar acontecendo 100% no mundo digital e de forma automatizada. Comece a confiar nas ferramentas digitais e usá-las em seu benefício.

21) Algumas sugestões de investimento que você deve fazer e como podemos te ajudar com isso

Acreditamos, de verdade, que todos os profissionais de saúde devem fazer os seguintes investimentos:

  1. ter um site com agendamento online (temos 44h comerciais em uma semana contra 124h não comerciais: você está perdendo agendamentos se não tem agendamento online)
  2. anuncie no Google para termos importantes da sua especialidade, como “oftalmologista em bh” (pacientes buscam isso todos os dias e você deve ser uma opção)
  3. invista em criar conteúdos para suas redes sociais e impulsione os mesmos para seu público demográfico alvo (se você trabalha com neonatologia, impulsione para mulheres em idade reprodutiva, por exemplo – seja sempre visto pelo seu público alvo. A regra aqui é consistência: faça sempre)
  4. invista em relacionamento no pós-consulta e peça recomendações digitais de seus pacientes (é o fator mais associado a aumento de procura pelo digital)
  5. mantenha um blog ativo e escreva sobre assuntos que você trata e é especialista (esses conteúdos são a principal fonte de tráfego para o seu site)

No iMedicina, podemos te ajudar com todos esses pontos, em um só lugar. Entre em contato com nosso time e peça uma demonstração dos nosso planos Premium.

22) Qual o tipo de cliente que a gente ama ter por aqui e o motivo

O iMedicina é uma ferramenta e um canal. Temos uma metodologia própria em que confiamos e acreditamos. E mais importante: temos exemplos em todas as especialidades de profissionais que fazem o que acreditamos e que conseguem resultados excepcionais. 

Os melhores clientes que temos por aqui são aqueles que entendem que nós não somos responsáveis pelos resultados deles. Os melhores clientes nos enxergam como parceiros e entendem que podemos ajudá-los a encontrar o melhor caminho. 

Algumas estratégias não vão funcionar no curto prazo. Algumas regiões não possuem demanda. Alguns concorrentes são muito fortes. Algumas pessoas não possuem uma marca tão forte assim. E isso tudo precisa ser construído. O iMedicina é um parceiro nessa construção, te munindo de ferramentas e métodos, mas não somos os responsáveis pelo seu sucesso ou insucesso. 

O ideal, aqui, são os clientes que nos ajudam a entender o que funciona e o que não funciona e que estão dispostos a tentar, todos os meses, a buscar novos caminhos, se forem necessários.

Nosso time conta com o auxílio de centenas de fornecedores e parceiros que estão disponíveis para entregas pontuais e para tentarmos estratégias diferentes. Se você se interessar por isso, poderemos conectá-lo com esses parceiros para buscamos, juntos, mais resultados. 

Qual o tipo de cliente que a gente odeia ter por aqui e o motivo

Clientes que não possuem resultados e que acreditam que o método é o responsável por isso, não ele próprio. Nossa metodologia é usada por centenas de profissionais e funciona em todas as especialidades. Criar uma audiência não é algo fácil. Precisa de construção no online e offline. Precisa de conexão e precisa fazer sentido.

Não adianta nada ter um site e campanhas ativas para atração de pacientes, se não existir um “atendimento digital” e um engajamento de cada paciente na estratégia. Para que tudo funcione, é preciso encantar cada paciente, pedir ajuda para cada paciente e envolver cada paciente na estratégia. Não adianta ter um estrutura excepcional e só receber avaliações ruins dos pacientes atendidos.

Não adianta achar que uma rede social e uma audiência vai ser gerada apenas com conteúdos não pessoais publicados de tempos em tempos. Não adianta achar que você será referência digital sem se envolver. Não adianta achar que jornalistas vão escrever com mais propriedade do que você sobre assuntos da sua especialidade. 

O iMedicina é um facilitador: e precisamos de você para aumentarmos as chances de sucesso.

23) Como você pode nos ajudar no nosso propósito e fazer parte da mudança que estamos propondo para o mundo

Estamos construindo o lugar mais confiável da internet para pacientes que estão buscando por informações de saúde. E esse lugar só é confiável porque estamos conectando pacientes com médicos que sabem o que estão falando.

Se você acredita nisso, nos procure e pergunte como você pode participar. Como tudo o que fazemos por aqui, esse é um projeto ganha-ganha: você vai ganhar muito em troca, acredite. Pergunte para o nosso time e entenda como você pode fazer parte e ser um dos clientes fundadores desse projeto.

Fale com um consultor do iMedicina clicando aqui.

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Aqui no iMedicina, atuamos com Marketing para Clínicas e Consultórios há cerca de 5 anos. Nos especializamos na área de saúde. Nos tornamos uma empresa Google

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O iMedicina é uma das 10 Maiores Empresas de Tecnologia da Área de Saúde do Brasil, segundo a Distrito.me.

Auxiliamos Profissionais de saúde nos 3 Pilares Fundamentais que precisam para prosperar na carreira:

  • 1) Atração de pacientes
  • 2) Atendimento com Eficiência e Tecnologia
  • 3) Relacionamento e fidelização

Tudo isso com planos que começam GRATUITAMENTE

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