Quando Investir em um Prontuário Eletrônico?

prontuário eletrônico

A resposta para esta pergunta depende de um outro questionamento: você quer aumentar o seu número de clientes e oferecer um melhor serviço aos seus pacientes? Caso responda sim a uma delas, esta é a hora exata de investir em um prontuário eletrônico.

Porém, se você ainda não está convencido dessa necessidade, recomendamos a leitura imediata deste post. A seguir, apresentaremos as principais vantagens da ferramenta quando comparada ao formato tradicional do uso do papel.

Como surgiu o prontuário eletrônico?

Com o advento da tecnologia, inúmeras atividades profissionais perceberam a necessidade de modernizar seus processos, de modo que a prestação de serviços fosse mais ágil e lucrativa. Neste sentido também caminhava a comunidade médica.

Assim, com o propósito de melhorar a comunicação entre os diversos setores dos hospitais americanos, surgiu, nos anos 60, a primeira versão do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) a partir de uma parceria entre as grandes universidades e as unidades de saúde.

Ainda, ao visualizar os benefícios trazidos por essa ferramenta, novos esforços foram realizados para desenvolvê-la e difundir o seu uso. Para isso, o IOM – Institute of Medicine, nos Estados Unidos, publicou um relatório solicitando a eliminação do uso do papel e a migração para o digital.

De forma conjunta, o governo americano oferecia incentivos financeiros para que os profissionais de saúde implantassem os prontuários eletrônicos. Isso porque o software permite a padronização dos receituários e a integração dos dados, melhorando a vida dos pacientes.

Ademais, a regulamentação da ferramenta no Brasil só ocorreu em 2002, através da resolução CFM  nº 1638/2002 que, entre outras coisas, estipulava um prazo para o fim dos prontuários em papel no país.

Por que a gestão em papel não é recomendada?

Ainda hoje, o uso do prontuário médico em papel é uma prática comum. O armazenamento físico das informações traz mais confiança e sensação de segurança aos profissionais, principalmente aqueles mais experientes.

Afinal, não é uma decisão fácil a de informatizar um consultório após décadas de registros em papel. Porém, mesmo com as suas vantagens, a manutenção de arquivos físicos e a realização de registros médicos de forma manual são práticas que se tornaram obsoletas.

Então, para que você entenda os benefícios de migrar para o ambiente digital e sanar todas as suas dúvidas sobre os possíveis riscos dessa mudança, preparamos uma lista com as principais funcionalidades oferecidas e que trazem mais impacto na rotina dos consultórios.

Conheça os 5 motivos para adquirir um prontuário eletrônico

A tarefa de manter um consultório médico organizado e bem gerido sem um sistema informatizado é complexa e dispendiosa. Ainda mais após o advento digital, que tornou essa missão muito mais tranquila, segura e eficiente.

Assim, separamos as cinco principais razões que indicam a necessidade de investir em um prontuário eletrônico. Vamos a elas.

Atendimento ágil e otimizado

Quando comparamos o tempo gasto entre a busca por um documento físico com um digital, já é possível perceber a primeira vantagem em utilizar um prontuário eletrônico. Além do que o processo de organização e gerenciamento do consultório é facilitado.

Outro aspecto importante é a praticidade no preenchimento do prontuário, na inclusão de exames e outros registros que podem ser necessários. Como os recursos são integrados, os dados já preenchidos são inseridos automaticamente em outros formulários.

Por outro lado, se o prontuário médico fosse em papel, todos os campos repetidos nas fichas precisariam ser novamente preenchidos, além do retrabalho caso alguma  informação esteja errada.

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Ainda, para evitar confusão na hora de comprar um medicamento, existe a funcionalidade de prescrição digital. Assim, o profissional preenche o receituário eletrônico, que já é pré-configurado, e compartilha com o paciente sem a necessidade de impressão.

Além do modelo de receita, é possível encontrar diferentes tipos de documentos padronizados, que agilizam o atendimento, como por exemplo, anamnese, prontuário, lembretes, e-mails de felicitações, entre outros.

Assim, com a otimização do tempo, o profissional de saúde pode dedicar mais atenção para o paciente, prestando as informações necessárias e sanando as dúvidas que ele possa ter.

Centralização das informações

Nas clínicas médicas que não são informatizadas, a organização das informações é um trabalho árduo, pois são centenas de fichas de cadastro, exames e históricos dos pacientes que precisam ser catalogados em diferentes arquivos.

Em contrapartida, nos consultórios inseridos no ambiente digital, todo o arquivamento é realizado pelo próprio software e todas as informações estão centralizadas em um único lugar, facilitando a busca.

Geralmente, as ferramentas de prontuário eletrônico são bem organizadas e dispõem de abas que correspondem a diferentes dados, tais como, histórico de saúde, prescrições de medicamentos, envio de e-mails e outras comunicações que já foram realizadas.

Acompanhamento de métricas e elaboração de relatório

Uma das etapas mais importantes para a criação de estratégias para a captação de novos clientes é a captura dos dados dos pacientes. Desse modo, é possível conhecer o comportamento e o perfil do seu público.

Contudo, esse processo só é funcional quando realizado de forma automatizada, que é como ocorre nos prontuários eletrônicos. Nos consultórios que ainda se utilizam do papel, é uma tarefa difícil e quase impossível de realizar, pois são muitas informações para analisar.

Ademais, estas ferramentas são configuradas para elaborar relatórios com as mais diferentes estatísticas, como por exemplo:

  • número de atendimentos realizados;
  • percentual de faltas e atrasos dos pacientes;
  • tempo médio de atendimento;
  • pacientes que mais se atrasam ou faltam as consultas.

Outra funcionalidade importante é o módulo financeiro, um recurso encontrado apenas nos melhores softwares médicos do mercado. Nele, é possível automatizar o fluxo de caixa do consultório, visualizar extratos financeiros, entre outras ações.

Atração e fidelização de clientes

Assim como qualquer outro tipo de negócio, um consultório médico não sobrevive sem clientes. Por isso, há uma necessidade de elaborar estratégias para a fidelização dos pacientes atuais e para a atração de novas pessoas.

Neste sentido, o primeiro passo é conhecer o perfil do seu cliente. Para isso, é preciso analisar os dados de cada um deles a fim de buscar padrões. Entretanto, realizar esse processo de forma manual, vai exigir uma grande disponibilidade da equipe.

Por outro lado, os prontuários eletrônicos analisam as informações inseridas e geram relatórios que facilitam a criação deste perfil. Além disso, quando integrado a algum serviço de marketing, permite que mais pessoas conheçam o seu trabalho.

No que se refere à fidelização, o paciente é beneficiado por todas as outras funcionalidades já mencionadas neste post.

Relacionamento mais próximo com o paciente

Uma dos momentos mais importantes para a fidelização de clientes é o pós-venda. Por isso, os sistemas de prontuário eletrônico ajudam o profissional de saúde a manter um relacionamento próximo com o paciente.

Entre as funcionalidades disponibilizadas por estas ferramentas estão a criação de fluxos de e-mail marketing, envio de sms com lembretes de consulta, encaminhamento de pesquisas de satisfação com o atendimento, entre outros.
E então? Hora de modernizar o consultório? Como você pode perceber, as vantagens oferecidas por softwares de prontuário eletrônico, como o do iMedicina não podem ser ignoradas, pois otimizam toda a rotina de um consultório. Apesar de existirem muitos fornecedores, nem todos oferecem as melhores funcionalidades para você.

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