3 sinais de que o recepcionista do seu consultório está precisando de ajuda

recepcionista

O recepcionista da sua clínica é um ponto fundamental para o desenvolvimento do seu negócio. Não apenas pelo atendimento de qualidade para com os pacientes que frequentam o seu estabelecimento, mas também pela fluidez do desempenho interno da sua instituição.

A recepcionista é a mão direita do médico e do consultório. Ela é a responsável por diversas atividades que auxiliam na rotina agitada do profissional. Por isso, é preciso analisar se o serviço de recepcionista no seu consultório tem sido eficaz em todos os aspectos. Para te ajudar, abaixo listamos três sinais que demonstram quando as recepcionistas não estão dando conta do recado.

Há falta de um plano de organização e planejamento

A organização e planejamento são fundamentais para que a recepção seja eficaz. Para que todos os processos ocorridos durante o dia sejam bem realizados é preciso da eficiência de seu funcionário.

O recepcionista tem como tarefa organizar a agenda médica. Isso é fundamental para que todos os outros procedimentos dentro do consultório fluam durante o dia. Se você percebe que há consultas marcadas de última hora, atrasos e falta de comunicação é porque há algo de errado no planejamento diário do consultório.

O funcionário deve estar preparado delimitar o tempo de cada procedimento, marcar o tempo das consultas, taxas de atraso máximo dos pacientes, entre outros. Além disso, documentos em desordem e não ter em mãos contatos e recados importantes são sinais de que a recepcionista não está desenvolvendo um trabalho eficiente.

Não sabe lidar com imprevistos

Mesmo que haja um planejamento e organização diária do consultório, imprevistos são propensos a acontecer. Como, por exemplo, em casos que o paciente pode se esquecer da consulta ou o médico possui alguma emergência.

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Nesses casos, você deve notar se a recepcionista consegue manter a calma e sutileza. Ter a atenção entre todos os fatos, possuir alguma outra estratégia e saber lidar com as situações são fundamentais para que o funcionário dê conta do recado.

Os pacientes estão insatisfeitos

Não apenas o médico, mas os pacientes também podem sentir uma má recepção da clínica ou consultório. Se você está sentindo que os seus clientes estão insatisfeitos e tem diminuído a frequência deles, é preciso rever como a recepcionista tem os atendido.

A recepção é a primeira imagem que o paciente tem da clínica, por isso um bom atendimento pode ser primordial para que ele retorne em breve e promova a imagem do seu estabelecimento. Se a recepcionista não possui paciência e empatia, pode dispersar clientes facilmente.

Muitas vezes a recepcionista não está dando conta do recado não pela incompetência, mas sim pela sobrecarga de trabalho. É preciso avaliar todos os fatores dos serviços prestados na sua recepção. Caso realmente seja necessário contratar um novo funcionário pode fazer com que o atendimento ao paciente seja realizado com qualidade e ofereça uma eficácia os serviços prestados.

Lembrando que a recepção é uma das portas fundamentais que garantem o retorno do paciente ao seu consultório, por isso é preciso prestar todo o zelo e cuidado para que haja uma boa imagem da sua clínica.

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