A rotina de um consultório médico costuma ser bem agitada, principalmente para a secretária, que, além de atender as inúmeras ligações dos pacientes, precisa manter a organização do local. No entanto, essa realidade pode ser alterada com uma agenda médica online, trazendo muitos benefícios para o consultório.
Neste artigo, falaremos mais sobre esses benefícios e sobre como eles impactam no dia a dia do seu negócio. Ficou interessado? Continue a leitura.
O que é uma agenda médica online?
Trata-se de uma tecnologia que foi desenvolvida para mudar a organização de um consultório médico, trazendo agilidade, praticidade e modernidade para a gestão do tempo dos profissionais de saúde.
Ainda, a agenda médica online é uma funcionalidade encontrada nos principais softwares médicos do mercado e pode ser aplicada em consultórios de pequeno, médio e grande porte, assim como hospitais e clínicas médicas.
Porém, sabemos que há muita relutância para a implementação de novas tecnologias na administração de organizações de saúde, principalmente por profissionais mais experientes e que estão plenamente satisfeitos com o modelo tradicional. Por isso, é importante conhecer as diferenças entre as duas modalidades.
Qual a diferença para a agenda médica tradicional?
Em um consultório não informatizado, a agenda médica é de papel, onde a secretária faz todas as anotações sobre os agendamentos realizados no dia, os dados de contato dos pacientes marcados e a sinalização se é a primeira consulta ou retorno.
Embora funcione muito bem, para que não ocorram problemas, a agenda precisa ser bem organizada e atualizada constantemente. Contudo, nem sempre isso é possível, pois, a secretária pode precisar priorizar algumas atividades mais urgentes, como o atendimento na sala de espera, a marcação de consultas, etc.
Além disso, sempre que precisar consultar a sua disponibilidade e estiver fora do consultório, o profissional de saúde só conseguirá a informação desejada ao entrar em contato com a secretária, que pode não estar disponível.
Por outro lado, ao dispor de uma agenda médica online, a sua organização é automática, eliminando mais uma responsabilidade da secretária. Ademais, ao ser integrada com um sistema de agendamento online, os horários são atualizados em tempo real, permitindo que o médico tenha a exata noção de como está o seu dia.
Da mesma forma, ele não necessita mais entrar em contato para verificar sua agenda, pois, está disponível no seu celular ou computador pessoal. Por isso, a agenda médica online traz otimização para a sua rotina e reduz as chances de erros provocados por falha humana.
Conheça os benefícios da agenda médica online
A agenda médica online é uma ferramenta prática e que já é muito utilizada por consultórios e hospitais. Isso porque traz muitos benefícios tanto para os pacientes quanto para os profissionais de saúde e sua equipe. A seguir, entenda um pouco mais sobre essas vantagens.
1) Possibilidade de fazer agendamentos em qualquer momento
Na ausência de um sistema informatizado, muitos consultórios se veem com um problema em comum: a desistência dos pacientes em razão da dificuldade no agendamento. A razão para tal está na dependência da disponibilidade da secretária para conseguir marcar um horário com o médico.
Neste sentido, uma das funcionalidades que mais beneficia os pacientes é o agendamento online. Com ele, não há mais a necessidade de intermediação da secretária, trazendo autonomia para os pacientes marcarem suas consultas.
Assim, basta que eles acessem o seu site, verifiquem a sua disponibilidade de horários e selecionem a data desejada. Além disso, podem fazê-lo no horário que acharem mais conveniente, por meio de qualquer dispositivo conectado à internet e em qualquer lugar.
Ademais, como o número de ligações tende a diminuir, a secretária passa a dispor de mais tempo para realizar outras atividades importantes do consultório. Com a integração entre sistema de agendamento e agenda médica, as marcações entram automaticamente na agenda do profissional, o que também diminui as responsabilidades da secretária.
2) Diminuição das despesas
Outra vantagem de contar com uma agenda médica online e a possibilidade de marcação de consultas pela internet é a considerável redução nas despesas do consultório, principalmente, aquelas com telefonia.
Ainda, essa economia ocorre porque, na maioria dos casos, os sistemas de gestão que oferecem a agenda online, também disponibilizam o recurso do envio automatizado de SMS para confirmação de consultas. Com isso, a secretária não precisa mais realizar diversas ligações por dia.
Ademais, para que você tenha uma ideia da redução nos gastos, cada ligação no Brasil, dentro da mesma cidade, tem um custo aproximado de R$ 1,80 por minuto, sendo considerada uma das tarifas mais caras do mundo.
Então, se considerarmos um atendimento padrão de 10 pacientes/dia, de segunda a sexta, a sua despesa semanal com telefonia será algo em torno de R$ 90, desde que cada ligação tenha duração máxima de um minuto.
Em contrapartida, cada SMS enviado custa até R$ 0,08. Assim, considerando o mesmo número de atendimentos diários, a sua despesa semanal com a confirmação de consultas seria de R$ 4,00. Então, ao substituir as ligações por mensagens de texto, você economiza R$ 86 por semana.
Além disso, você também elimina a necessidade de compra anual de agendas para o consultório. Por menor que seja, é uma despesa a menos no seu orçamento.
3) Agenda médica online atualizada
Com uma agenda médica online integrada ao seu sistema de agendamento, todas as marcações realizadas pelo paciente são automaticamente inseridas na agenda do profissional, fazendo com que esteja sempre atualizada.
Obviamente, as consultas agendadas por telefone ainda precisam ser inseridas manualmente. No entanto, a tendência é que os pacientes migrem para o agendamento online, reduzindo a demanda de preenchimento.
4) Aumento na produtividade da equipe
Toda automatização obtida com uma agenda médica online representa uma atividade a menos desempenhada por você ou por sua equipe. Com isso, passam a dispor de mais tempo para realizar outras atividades.
No caso das secretárias, por exemplo, como a correria do dia tende a diminuir, podem dedicar mais atenção ao atendimento dos pacientes que estão na sala de espera ou até mesmo durante o contato telefônico.
Da mesma forma, como uma agenda atualizada em tempo real, sempre que um paciente não confirmar uma consulta, o horário volta a ficar disponível, permitindo que encaixes sejam realizados. Com isso, você mantém a sua lucratividade.
5) Relatórios automatizados
Nos softwares médicos que oferecem a agenda médica online também é possível gerar relatórios automáticos sobre seus pacientes, o que permite conhecer mais sobre eles. Essas informações são de extrema relevância para o consultório.
Ainda, com elas você conhece o perfil do seu paciente e pode criar ações de marketing médico assertivas para o seu público, o que garante um melhor retorno sobre o investimento. Além disso, esses dados permitem que você ofereça uma melhor experiência para o paciente.
Portanto, ao dispor de um software médico com uma agenda médica online, você passa a usufruir de recursos que o diferenciam da sua concorrência, otimizam o seu atendimento e melhoram a gestão do consultório.
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