O administrador de clínica é responsável por gerir todos os processos para garantir que as atividades serão executadas com precisão. Esse profissional visa manter a ordem no ambiente de trabalho, sempre oferecendo aos colaboradores as ferramentas necessárias para que eles possam executar seu papel com rapidez e eficiência.
Um administrador experiente tem ciência da importância do uso da tecnologia e, por isso, investe na automatização dos processos para melhorar a produtividade dos profissionais e permitir que eles foquem ações mais estratégicas do que operacionais.
Neste artigo, vamos explicar a você quais são as principais funções do administrador de clínica e qual é a sua importância. Acompanhe!
Qual a importância do administrador de clínica?
Ser administrador de uma clínica não é para qualquer um. Mesmo em pequenos consultórios, esse profissional precisa saber elaborar estratégias que garantem a consolidação do empreendimento no mercado.
Com a sua base sólida nas áreas de marketing médico, finanças, liderança etc., ele consegue ter uma visão mais ampla do futuro, o que facilita a identificação de gargalos que podem comprometer o desenvolvimento sustentável de uma clínica médica.
Essa habilidade permite a elaboração de uma plano de ação eficiente que visa melhorar o faturamento do consultório.
O administrador também consegue acompanhar as constantes oscilações do mercado econômico e, com isso, aproveitar as oportunidades mesmo em meio a crises.
Por exemplo, em um período de pandemia, o número de consultas particulares tende a diminuir por conta do distanciamento social. Nesse momento, o administrador vê uma oportunidade de dar continuidade aos tratamentos com a Telemedicina.
No entanto, tudo isso só é possível com a busca por conhecimento e qualificação, que é uma característica indispensável de um administrador competente.
Quais são as suas principais funções?
Gerir um consultório não é fácil, pois o fluxo de tarefas e obrigações é muito grande. Por essa razão, o administrador da clínica precisa ter muita organização para dar conta de todos os compromissos diários.
A seguir, listamos e explicamos com mais detalhes as principais funções desse profissional. Confira!
Planejar
A função do planejamento envolve algumas ações importantes, como:
- definição de objetivos;
- criação de estratégias para alcançar os objetivos;
- previsões de condições futuras.
Essas etapas do planejamento farão toda a diferença na tomada de decisão. Portanto, é importante que o administrador conheça a situação da clínica, principalmente as reclamações apresentadas pelos pacientes.
Feito isso, ele conseguirá identificar a que se atribui essas queixas, as quais podem estar relacionadas ao poder econômico do consultório, ao atendimento etc.
Com essas informações em mãos, o administrador conseguirá organizar um planejamento que visa eliminar essas falhas, traçar cenários mais positivos e, ainda, prever condições futuras.
É importante que no planejamento também sejam calculados imprevistos, a fim de criar estratégias mais flexíveis que podem ser aperfeiçoadas de acordo com a realidade da clínica.
Isso contribui para evitar uma gestão engessada e que tem dificuldades para encontrar soluções para os seus problemas mais comuns.
Organizar
A organização é base para manter os processos de uma clínica funcionando perfeitamente. Por meio dela, é possível:
- estruturar as atividades;
- otimizar o recrutamento de novos talentos;
- melhorar o relacionamento entre as equipes;
- avaliar e treinar os colaboradores.
A organização visa melhorar o desenvolvimento estrutural da clínica, alocando recursos suficientes para garantir o alcance dos objetivos traçados no planejamento.
Por meio dessa função, o administrador consegue delegar tarefas de maneira eficiente, identificando quais as características que mais se destacam em cada colaborador para destiná-los aos cargos mais adequados ao seu perfil.
Dessa maneira, cada funcionário consegue trabalhar em um departamento que realmente é de seu interesse e, com isso, há mais motivação para desempenhar suas atividades diárias.
Ter essa sensibilidade para identificar os pontos fortes de sua equipe é essencial para um bom administrador, uma vez que, no lugar certo, o colaborador consegue ter mais flexibilidade para lidar com diferentes situações.
Direcionar
Outra função muito importante do administrador de clínica diz respeito ao direcionamento das atividades. A direção é uma característica indispensável para todas as outras atividades.
Saber direcionar a equipe é fundamental para permitir que a clínica alcance seus objetivos com eficiência.
Nesse sentido, o administrador precisa ter uma visão ampla dos processos para coordenar os colaboradores de uma maneira que faça com que eles trabalhem em conjunto e criem uma relação de parceria entre eles.
Ademais, o administrador precisa motivar sua equipe e promover uma comunicação mais efetiva. Com um bom direcionamento, todos estão cientes de suas obrigações e se sentirão mais motivados para alcançar as metas mensais.
Realizar pesquisas de personalidade no ambiente de trabalho é muito importante para obter informações sobre os valores, emoções e atitudes de cada membro do seu time. Com base nesses dados, é possível direcioná-los para os departamentos que mais se encaixam no seu perfil profissional.
Controlar
Por fim, não podemos deixar de mencionar a importância do controle como uma das principais funções do administrador de clínica. Nesse momento, ele precisa garantir que todas as ações sejam executadas de acordo com os princípios e parâmetros preestabelecidos.
O principal objetivo dessa função é identificar gargalos na gestão administrativa, a fim de otimizar o seu planejamento e evitar que os mesmos problemas se repitam no futuro. O controle consiste em três passos muito importantes, os quais são:
- definir padrões de desempenho;
- fazer uma comparação dos desempenhos anteriores com os padrões atuais;
- adotar ações corretivas sempre que achar necessário.
O uso de indicadores de desempenho é muito comum para ajudar a melhorar o controle dos processos da clínica, com o intuito de verificar se as estratégias usadas têm sido eficientes para melhorar o desenvolvimento do consultório.
Percebeu a importância de um administrador de clínica competente? Os processos administrativos são muito burocráticos e a sua gestão precisa ser o mais transparente e eficaz possível para não ter problemas.
Um médico, embora seja um excelente profissional, nem sempre consegue dar conta de todas as outras atividades que demandam em uma gestão.
Por essa razão, é de suma importância contar com alguém de confiança para ajudar a tornar seus processos mais ágeis e fazer com que o seu consultório conquiste um espaço de destaque no mercado.
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