A agenda vazia é um dilema que aflige diversos gestores de clínicas médicas. Afinal, sem fluxo de pacientes a conta não fecha, sendo inviável prosseguir com o consultório.
Portanto, se o estabelecimento sofreu sucessivas perdas nos últimos meses, é fundamental se ater à questão. Certamente, boa parte dos problemas pode ser resolvida por meio da confirmação da consulta, automatizada por um software médico.
Mas não é só isso, o software reorganiza a rotina do consultório e traz mais clareza para a tomada de decisões, ajudando a entender o que pode ser melhorado para evitar as faltas dos pacientes.
Quer saber como reverter esse quadro? Leia este artigo até o final e encontre a solução definitiva para o seu negócio.
Agenda vazia: o diagnóstico
O primeiro quesito a ser analisado é a detecção dos gargalos no atendimento. Sendo assim, comece pela observação dos possíveis entraves que causam o absenteísmo clínico.
Suponha, por exemplo, que a sua equipe disponha apenas do agendamento manual. Nesse caso, é bem provável a ocorrência de:
- dificuldade de contato — não raro há mudanças no número do telefone e e-mail, o que colabora para a inacessibilidade;
- desordem — gerir todo o material em papel de forma eficiente e torná-lo disponível para todos não é tarefa fácil;
- riscos — contar somente com o registro impresso é arriscado, já que o material pode sofrer danos com o tempo;
- custos elevados — a estrutura logística necessária para arquivar a papelada é onerosa, assim como não é uma decisão sustentável.
Todos esses fatores dificultam a gestão do consultório e, ainda, comprometem a confirmação do procedimento.
Software médico: solução estratégica para evitar agenda vazia
Essa escolha é de longe muito vantajosa, pois agiliza o trabalho na secretária do estabelecimento médico, colabora para a simplificação dos processos administrativos e, ainda, facilita a vida do paciente, que pode marcar a consulta a qualquer hora e lugar.
Além do mais, é uma ótima saída para quem pretende atrair e reter pacientes. Isso porque a ferramenta representa um diferencial que está cada vez mais sendo levando em consideração na decisão, durante a experiência do paciente.
Essa é uma das peças-chave para ajudar resolver as lacunas que impedem o crescimento do consultório médico.
Saiba por que essa solução é fundamental, nos próximos tópicos.
Lembretes inteligentes
É notório o quanto os pacientes deixam de se consultar por esquecimento. Essa prática faz mal tanto para o tratamento deles quanto para a rotina da clínica médica, visto que a desistência inesperada traz prejuízos para toda equipe do consultório.
No fim das contas, o profissional poderia atender outra pessoa, no entanto, o horário permanece vago por conta desse inconveniente. É como diz o ditado, “tempo é dinheiro”, ainda mais se esse incidente acontece com frequência.
Como um software médico pode auxiliar você nesse processo? Simples, as plataformas médicas permitem a configuração dos disparos de lembretes, por e-mail, SMS e WhatsApp, uma função de grande utilidade para o paciente e para a secretária.
Ao configurar a automação no sistema, o lembrete de consulta é enviado automaticamente no dia programado.
Contatos menos invasivos
A grande vantagem de contatar por meio desses aplicativos é que o paciente não será interrompido, ao contrário do telefonema, que muitas vezes pode ser invasivo e até ignorado.
Autonomia
A integração da agenda online com o software médico estimula a autonomia do usuário. Assim, caso ele opte por reagendar o compromisso, basta seguir com o processo online, ou então, é só confirmar.
Organização
O uso dos softwares médicos contribuem para a administração dos processos. Afinal, é extremamente fácil acompanhá-los pela tela do computador, gráficos e relatórios gerados pelo sistema.
Transparência na agenda médica
Por meio da sistematização, a equipe acompanha as confirmações por dia, semana e mês. Logo que a validação do paciente ocorre, se dá o bloqueio do horário marcado, sem chance para a duplicidade no programa.
Eficiência x agenda vazia
Caso haja vacância de horário na agenda do profissional, o processo pode ser atualizado de forma online. Outrossim, os pacientes interessados poderão marcar a consulta de acordo com a disponibilidade na plataforma.
Consequentemente, se mantém o fluxo de pacientes dentro do consultório.
Dados na nuvem
Qualquer alteração pode ser feita por meio de dispositivos móveis, uma vez que as informações estão na nuvem, o que é bem útil para a gestão da clínica médica.
Gestão concisa
Todas essas funcionalidades contribuem para agilizar as tarefas da secretária. Isso, sem contar a redução com gastos desnecessários com ligações inconvenientes aos pacientes.
Relacionamento com paciente
O uso da plataforma ainda auxilia na construção de relacionamento com paciente mais duradouros e humanizados, em razão das automações de marketing. O envio de e-mails marketing no pós-consulta ajuda a garantir a fidelização do paciente. É possível enviar materiais com:
- felicitações pelo aniversário;
- datas sazonais, como o Outubro Rosa;
- informações relevantes sobre doenças, procedimentos e tratamentos, conforme o perfil;
- envio de pesquisas NPS.
A grande utilidade dessa estratégia se fundamenta no prolongamento da interação. Assim, há o resgaste da comunicação, mesmo pós o atendimento, que continua presente ao longo da vida do paciente. Por consequência, o retorno tende a ser mais frequente.
Agenda vazia x fidelização
Sabe-se que para manter o negócio é fundamental reter e atrair novos pacientes. Para isso, é necessário garantir a qualidade no atendimento por meio de avaliações contínuas, que podem ser configuradas e enviadas pelo software.
Afinal, você não quer ser “pego de surpresa” com opiniões negativas, não é mesmo?
Por isso, monitore experiências negativas e procure revertê-las a favor do estabelecimento. Lembre-se de que a boa saúde da clínica médica está diretamente relacionada com indicações futuras, e isso só ocorre quando o paciente confia, realmente, no estabelecimento.
A ferramenta de NPS disponibilizada pelo software é a melhor maneira de estruturar as pesquisas de satisfação. Com elas você consegue saber o que está funcionando e o que deve ser melhorado.
Adeus, agenda vazia!
Depois de tantas vantagens mencionadas acima, decerto, você percebeu o quanto a integração do software médico na rotina da clínica ou consultório favorece a resolução do problema da agenda vazia.
Contudo, ainda pode estar inseguro sobre a implantação desse sistema. O iMedicina, o software médico líder em relacionamento com o paciente tem uma versão totalmente gratuita, que não expira com o tempo.
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