6 dicas para otimizar a gestão do consultório médico

consultório médico

A gestão do consultório médico deve ser levada com muita seriedade e responsabilidade. Isso porque a sobrevivência da clínica depende dela.

Quando a gestão é precária e sem organização, os demais processos são afetados de tal modo que podem comprometer a continuidade dos trabalhos.

Nesse sentido, é de suma importância que você busque um melhoramento contínuo da sua administração. Dessa forma, é possível rever os processos que não estão dando resultados e, consequentemente, evoluir.

Para ter um desenvolvimento sustentável, o gestor precisa estar atento às inovações e trabalhar para que o consultório não fique atrás da concorrência. Veja as dicas!

1. Defina um tempo médio de consulta

Quando um paciente paga por uma consulta, o que ele espera é ser atendido dentro do horário marcado, no mínimo. Precisar aguardar horas para receber o atendimento o deixa estressado, uma vez que foi preciso deixar de lado alguns compromissos importantes para estar ali.

Portanto, se você identificar que está fazendo seus pacientes esperarem muito para serem atendidos, é sinal de que chegou a hora de redefinir a sua agenda. Ou seja, diminuir os atendimentos diários para conseguir dar conta de todos os seus compromissos.

Sendo assim, defina um tempo médio de consulta. Por exemplo, se em uma hora você consegue atender dois pacientes, não há necessidade de marcar três dentro desse intervalo de tempo.

Além disso, é necessário lembrar que é muito comum o médico precisar sair do consultório para atender uma emergência no hospital. Em situações como essa, será muito melhor ter um número suficiente de pacientes para atender do que um monte de pessoas insatisfeitas na recepção.

2. Otimize os processos internos

A otimização dos processos internos possibilitará que sua equipe seja mais ativa e produtiva.

Quando as atividades são lentas e ineficazes, a necessidade de retrabalho é constante. Isso faz com que os colaboradores percam muito tempo em uma atividade só e, com isso, atrasem o crescimento da clínica.

Já imaginou precisar recorrer a algum tipo de crédito e não ter como comprovar o faturamento da empresa por causa da falta de organização dos documentos? Ou então perder uma ótima oportunidade de fechar negócio porque não teve tempo hábil para apresentar a documentação necessária?

Esses são pequenos exemplos de como o desenvolvimento de uma clínica pode ser prejudicado pela falta de otimização dos processos internos. Quando esses são padronizados, fica muito mais fácil até de ensinar os novos colaboradores sobre como as atividades precisam ser feitas.

3. Mantenha as finanças organizadas

O setor financeiro é a base do sucesso de um consultório médico. Por meio dele é possível direcionar os recursos para investimentos em tecnologia que ajudarão a destacar a sua clínica da concorrência. Se ele é tão importante, merece um cuidado rigoroso, certo? 

A resposta é: sempre! As consequências de um departamento financeiro desorganizado podem ser devastadoras para um consultório, tendo em vista que essa prática pode acarretar no encerramento das suas atividades no seu segmento.

Já pensou que situação mais triste lutar para conquistar um sonho e deixá-lo ir embora por falta de organização?

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O primeiro passo para otimizar o controle das suas finanças é separar as entradas e saídas do seu fluxo de caixa. Feito isso, é necessário identificar gastos supérfluos que podem ser eliminados.

Caso as suas finanças pessoais se misturem com as da clínica, você precisa separá-las imediatamente. De preferência, crie um pró-labore para você e organize suas finanças pessoais com base nesse ganho.

4. Estabeleça uma cultura organizacional exemplar

A cultura organizacional de um consultório médico refere-se à definição de seus valores, pressupostos e crenças que definem como ele é conduzido, os quais são compartilhados entre todos os seus colaboradores.

Estabelecer uma cultura organizacional exemplar é importante para saber quais mudanças e melhorias precisam ser feitas. Isso viabilizará estratégias mais eficientes voltadas para a otimização da gestão do consultório médico.

Contratar pessoas que tenham os mesmos valores da clínica é fundamental para montar um time motivado e focado nos objetivos traçados.

A cultura organizacional é a identidade do seu consultório, por isso ela é tão importante. Quando bem definida, ela contribui para o aumento da produtividade e melhora no relacionamento com os colaboradores.

5. Tenha um bom relacionamento com seus colaboradores

Os seus colaboradores são seus aliados para fazer o seu consultório crescer e ter o destaque que tanto merece. Por essa razão, eles precisam ser de sua confiança. Afinal, muitos deles lidarão com algumas atividades que você não terá tempo de supervisionar. 

A secretária, por exemplo, tem o controle de todos os seus pacientes e suas consultas. Como ela será o primeiro contato do paciente com a sua clínica, você precisa confiar no trabalho dela, na certeza de que ela está disposta a agradar o seu paciente para que ele faça o agendamento e retorne outras vezes.

Para isso, é importante que você tenha um bom relacionamento com seus colaboradores, o qual deve ser baseado no respeito e na sinceridade.

6. Invista em tecnologia

O investimento em tecnologia tem se tornado indispensável para quem quer fazer o seu consultório crescer. Nesse sentido, você precisa procurar por inovações que contribuirão para o desenvolvimento sustentável da sua clínica. 

O uso de prontuário eletrônico, agendas online e um software de gestão eficiente é fundamental para otimizar todos os processos e possibilitar que a sua equipe foque em ações mais estratégicas, deixando os processos burocráticos por conta do sistema.

Além de otimizar a sua produtividade, a tecnologia permite que a sua tomada de decisão seja mais acertada. Com isso, seus investimentos serão mais eficazes e o crescimento do consultório será natural.

Após colocar em prática esses passos, você perceberá que otimizar a gestão do consultório médico não é algo tão complicado. O que é preciso ter nesse momento é foco na melhoria dos processos e disposição para investir em tecnologias que contribuem para a aceleração do crescimento da sua clínica.

Quanto antes você automatizar os seus processos, mais fácil se tornará a otimização da sua gestão, uma vez que as soluções tecnológicas eliminam os processos burocráticos e contribuem para a execução rápida e precisa das tarefas

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