A importância de estabelecer processos bem estruturados no consultório

processos no consultório

Papel para todo lado, informações descentralizadas, prontuários desorganizados… enfim, um caos! Quem nunca se viu refém dos problemas decorrentes das falhas de processos no consultório?

Basta uma das etapas falhar (como a de arquivamento de prontuário) que a confusão está feita. Se você se identificou com uma das situações citadas, ou mesmo lembrou de alguma outra, é sinal que está passando da hora de cuidar da organização na sua empresa.

Peraí, empresa?! Sim, você leu certo: por possuir processos, fornecedores, prestar serviços, equipe de trabalho, seu consultório é uma empresa! E é preciso ser vista como tal até para que sejam adotados procedimentos que garantam a qualidade e uniformidade de atendimento aos pacientes, contribuindo para fidelizá-los. Para entender como funciona isso na prática, listamos 5 vantagens obtidas a partir da organização de processos no consultório. Vamos lá?

 

#1 Processos no consultório favorecem a organização

 

Adotar processos significa mapear as etapas de diversos procedimentos simples que ocorrem na rotina da clínica.

Imagine só os problemas que podem haver por não ter uma orientação clara quanto ao arquivamento de informações no prontuário de um paciente. Sem um processo para isso, um exame ou uma receita que seja colocada no lugar errado, pode resultar em um problema gigantesco.

Esse exemplo é simples, mas representa bem o quanto o processo mapeado pode ajudar a evitar desconfortos e impactam diretamente na organização de sua clínica.

Quando definimos processos, a organização independe do perfil dos componentes da sua equipe de trabalho. O que isso quer dizer? Pouco adiantam pessoas organizadas se os processos no consultório não forem organizados. Isso reflete também na hora de fazer uma recolocação de vaga na secretaria por exemplo. Se a organização variar de pessoa para pessoa, sua clínica acaba presa a uma só pessoa.

 

#2 Processos no consultório melhoram a produtividade

 

É matemático: quando se organizam os processos em qualquer área, a produtividade começa a melhorar. E a área da saúde não foge a essa lógica! Primeiro porque o ato de realizar o mapeamento de processos resulta em ajustes que podem ser implementados, visando maior eficiência e qualidade.

Num segundo momento, ao ter clareza sobre como as etapas devem se desenvolver, não perdemos tempo com questões que cada um considera importante, o foco é o você determinou no processo.

Ao analisar, etapa por etapa, os processos de sua clínica já será possível notar essas adequações do processo e, principalmente, operacionalizá-las. Dependendo da mudança, os ganhos de produtividade podem ser sentidos nas primeiras horas. Mas, se forem ajustes mais complexos, poderão ser assimilados com o períodos mais extensos (em semanas ou até meses).

 

#3 Processos no consultório ajudam a criar padrões de qualidade

 

Sabe aquele diferencial de atendimento que você pensou em colocar em prática na sua clínica? Ele pode não ser seguido caso não sejam criados padrões de qualidade, mais um ganho evidente a partir da gestão de processos da clínica.

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Essas definições, nada mais são, do que diretrizes para serem seguidas pelos componentes da sua equipe de trabalho. Assim evitamos problemas de solução de continuidade, que nada mais são do que interrupções em processos anteriormente definidos.

Ao criar esses padrões, é necessário também estabelecer meios que consigam monitorar se eles estão sendo executados, conforme o desenho inicial. Tudo isso pode contribuir decisivamente para que se mantenha a qualidade dos serviços prestados, evitando que sejam adaptados de acordo com cada pessoa que participe do processo. Pense nisso!

 

#4 Processos no consultório contribuem para o controle

 

Nós sabemos bem que sua rotina é extremamente corrida, certo? Por isso, a organização por processos pode ajudá-lo a dar mais controle sobre a gestão da clínica. Isso porque a partir do mapeamento das etapas, da noção sobre a produtividade que cada processo precisa ter e os padrões de qualidade que foram desenhados, ficará muito mais fácil ter uma visão geral sobre o consultório.

Essa vantagem pode ser obtida a partir do estabelecimento de indicadores para mensurar a eficácia dos processos. Há softwares que ajudam nesse controle, transferindo para a tecnologia a missão de integrar os dados, consolidá-los e entregá-los em formato de relatórios inteligentes. A você, caberá a tarefa de analisar os relatórios, direcionando decisões estratégicas fundamentais para aumentar a rentabilidade no seu consultório!

 

#5 Processos no consultório são aliados da gestão do tempo

 

Com uma organização rigorosa, o tempo passa a trabalhar a favor de você e de sua equipe (e não contra).

Por exemplo, a centralização de informações faz com que invista bem menos tempo procurando em pastas. Em vez de, no início do dia, sua secretária passar selecionando todos os prontuários que serão atendidos naquela data, ela pode ter tudo centralizado em arquivos separados por ordem alfabética ou por perfil de paciente (a partir do tratamentos que são colocados).

Mesmo que sejam poucos minutos, esse tempo, somado ao montante do mês, pode representar uma oportunidade de realizar outras tarefas, que estavam paralisadas por falta de pessoas para executá-las. Cada minuto pode ser precioso na soma total de atividades que são feitas em um único dia. Seja bem rigoroso nisso!

São mudanças simples, mas significativas e que podem trazer resultados além do esperado!

Dê uma chance para a gestão por processos e descubra quantas oportunidades de aumentar a eficiência e ter ainda mais qualidade no trabalho desenvolvido em seu consultório. Se ficou com alguma dúvida por aí, não deixe de nos contar! Vamos respondê-la com o maior prazer 🙂

 

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