Para o paciente, a sala de espera é o local inicial de toda a consulta médica. Muitas vezes, a forma como o paciente permanece nessa sala é fator determinante do ritmo da consulta, bem como de sua experiência como um todo.
Existem muitos problemas que podem começar na sala de espera. Um paciente pode chegar atrasado, ou de urgência. Da mesma forma, sua equipe pode se confundir e marcar errado o horário da consulta.
Por causa disso, na sala de espera podem ocorrer alguns atritos derivados por todos esses problemas. Saber geri-los e contorná-los é essencial para a manutenção do consultório.
O estresse contamina a todos
Pela sala de espera ser um lugar onde todos aguardam juntos, pode ocorrer o chamado “efeito cascata”. Um paciente frustrado pode fazer com que todos que estão aguardando fiquem descontentes, pois o ambiente da sala não estará bom.
Uma pessoa insatisfeita tem grandes chances de não retornar ao consultório. Isso implica em abandono de seu tratamento, o que não é bom para ele e nem para você como profissional.
Da mesma forma, ela pode passar para outros essa experiência. Um paciente que não se sentiu bem em seu consultório jamais irá recomendá-lo para outros. Além disso, sua avaliação pode se tornar inferior ao que realmente é seu nível profissional.
Para evitar esse desconforto todo já na chegada do paciente, bem como evitar que ele fique descontente, existem algumas precauções a tomar. Desde o conforto da entrada até a maneira do agendamento, tudo influi para um bom andamento da consulta.
Portanto, seguem algumas dicas do que fazer quando se trata de organização e relacionamento entre cliente e médico, para que o paciente, além de se sentir bem, o indique para outras pessoas, aumentando o número de consultas e fidelizando mais pessoas.
O primeiro olhar do paciente: apresentação
A primeira coisa que o paciente repara ao entrar é a sala de espera física em si.
É importante, portanto, que a sala esteja confortável, sempre higienizada, iluminada e organizada. Da mesma forma, você deve disponibilizar algo para o paciente ocupar o tempo no qual está no local.
Sempre é bom deixar à disposição um bebedor de água, bem como chá e café. Caso a espera seja mais longa, você pode disponibilizar algo para ele comer, como biscoitos. Por fim, deixe ao seu alcance algumas revistas e jornais atualizados, para que ele sinta que não está perdendo o tempo.
Ter uma televisão à disposição na sala de espera é um grande diferencial, que distrai quem está esperando a consulta. Igualmente, deixar um sinal de internet disponível aos pacientes é um sinal de que você se importa com o tempo dele, deixando-o disponível para realizar suas tarefas enquanto aguarda.
Se o paciente gosta de toda essa apresentação, já se sente mais relaxado, o que auxilia na experiência da consulta e aumenta as chances de ele retornar.
Uma equipe de confiança para todos
Ter na recepção uma equipe que sabe lidar com pessoas é muito importante. Dessa forma, com educação e cordialidade, os funcionários que atendem o paciente na entrada podem acalmar seus ânimos ou distrair ele de qualquer preocupação.
Esses funcionários devem passar por capacitações periodicamente, a fim de que estejam sempre alinhados com a constante modernização do consultório.
Funcionários bem capacitados são um diferencial, principalmente na sala de espera, onde a primeira impressão é o que fica.
Imprevistos sempre vão ocorrer, por isso, uma equipe bem preparada na recepção é chave para conseguir manejar os pacientes de forma que estes se sintam bem para aguardar.
Às vezes, consultas acabam se prolongando por alguns minutos, o que vai modificando levemente os horários seguinte. Por conseguinte, os funcionários da sala de espera devem estar sempre atentos aos horários, bem como atender a qualquer questionamento do paciente.
Pontualidade é fundamental para o manejo do consultório
Ter pontualidade nos horários marcados passa para o paciente que ele não está na sala de espera perdendo o seu tempo. Isso deixa ele mais tranquilo para a consulta em si.
Para uma melhor pontualidade, ter um software de marcação de consultas é um diferencial que melhora e muito o manejo do consultório e da sala de espera. Nesse sentido, o iMedicina possui um dos programas mais completos do mercado. Com ele, você pode gerir seus horários de forma pontual. Também pode informar o paciente da consulta em momento anterior, com envio de mensagem via SMS.
Com isso, tenha certeza de que a pessoa saberá que você recordou da consulta e que o aguarda, e isso já deixara a espera na sala muito agradável.
Tenha horários estratégicos para emergências
Emergências existem, principalmente na área médica. Tenha consciência que isso pode ocorrer todos os dias. Por causa disso, é importanteque você deixe na agenda um horário diário para encaixes de urgência.
Isso pode ser feito pelo próprio software, ao montar a agenda, realizando uma gestão do tempo do seu consultório. Dessa forma, você consegue demonstrar ao paciente que está com uma urgência de que sempre há tempo para ele. E isso não irá prejudicar quem está aguardando na sala de espera, pois os horários estarão bem delimitados.
Se você seguir este simples passo, não haverá chance do paciente que está esperando perder a hora da sua consulta, ou sequer ficar estressado por eventual atraso, pois se houver, será mínimo.
O que não falta a você são ferramentas para minimizar a ânsia do paciente
Utilizando-se de todas as formas possíveis elencadas anteriormente, bem como explorando ao máximo a tecnologia do software, você gerirá melhor os seus horários. Isso trará a você e à sua equipe uma sensação de dever cumprido.
O paciente, por sua vez, terá um bem estar e se sentirá muito bem acolhido por você e sua equipe, diminuindo a sensação de nervoso e ansiedade que uma consulta médica traz.
Com todo o carinho e cuidado que você está dando a ele, desde a sala de espera até o atendimento, é muito provável que o paciente retorne, e que fale de seu belo trabalho para outros, assim fidelizando mais pessoas.
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