Para ter uma gestão de excelência, consultório e clínicas precisam realizar um acompanhamento próximo do negócio. Nesse sentido, é imprescindível contar com os relatórios gerenciais, documentos que oferecem uma visão ampla e aprofundada de todos os setores da empresa.
Você utiliza essa ferramenta no seu dia a dia? Entende a importância dela para a administração do negócio? Caso não, este artigo é leitura obrigatória. A seguir, entenderemos tudo sobre os relatórios gerenciais. Acompanhe!
Qual a importância de utilizar os relatórios gerenciais no consultório?
Os relatórios gerenciais são documentos que disponibilizam informações relevantes sobre diversas atividades exercidas em um consultório ou clínica médica. Além de oferecerem dados sobre a saúde financeira da empresa, permitem uma análise ampla sobre seu funcionamento.
Ainda, a gestão de qualquer negócio precisa ser pautada por dados. No entanto, o registro e o acompanhamento de um grande volume de informações demanda um tempo que os profissionais de saúde não têm.
Dessa forma, os relatórios gerenciais apresentam uma visão prática e de fácil entendimento. Assim, é possível tomar decisões assertivas que contribuirão para o crescimento do consultório e para a otimização da rotina.
Como utilizar os relatórios no consultório?
Os relatórios gerenciais utilizam-se de diversos indicadores administrativos e financeiros do consultório. Nesse sentido, podem ajudar a avaliar o aumento ou a redução da demanda de atendimentos, identificar os procedimentos mais lucrativos, descobrir quais pacientes estão ausentes, entre outros.
Ademais, você também pode utilizar esses relatórios de maneira estratégica, com o objetivo de analisar os atendimentos, convênios e pacientes que trazem mais retorno para o negócio. Dessa forma, é possível alinhar suas estratégias de marketing médico e alavancar seus resultados.
Ainda, a gestão de um consultório funciona como um ciclo de planejamento e execução. Para elaborar um plano estratégico preciso e adequado a sua realidade, você deve se utilizar de dados coletados pelos relatórios gerenciais.
Conheça alguns tipos de relatórios
Agora que você já entendeu a importância desses documentos, apresentaremos os modelos de relatórios mais importantes para a gestão de clínicas e consultórios:
- relatórios gerenciais por centro de custos: em organizações de médio e grande porte, que contam com mais de um médico, os centros de custos são utilizados para alocar as receitas e despesas no setor que a originou. Assim, você pode gerar relatórios para identificar as áreas mais lucrativas ou não da empresa;
- tempo médio de atendimento: para garantir a produtividade da equipe, esses relatórios permitem a descoberta de fatores que mais impactam no tempo dedicado ao atendimento dos pacientes;
- procedimentos realizados: esse relatório possibilita a identificação dos procedimentos mais procurados pelos seus pacientes, oferecendo uma ideia dos serviços que precisam ser priorizados;
- canais de aquisição de pacientes: a melhor maneira de verificar a eficácia de uma estratégia de marketing médico é mensurando seus resultados. Com esse relatório, você descobrirá quais os canais responsáveis pela aquisição de pacientes;
- atendimento por convênio médico: permite a análise de quais convênios trazem resultados mais expressivos para o consultório. Assim, ajudam na decisão de quais operadoras são mais lucrativas e devem ser mantidas.
Quais os benefícios desses relatórios na gestão do consultório?
Os relatórios gerenciais funcionam como verdadeiros guias para a administração de uma empresa. Com eles, você passa a ter todos os dados do consultório em um único lugar, o que facilita a análise do negócio e a elaboração de um planejamento preciso. A seguir, listamos os principais benefícios de utilizar essa ferramenta.
Melhora gestão do consultório
Ao implementar a rotina de análise de relatórios gerenciais, você entenderá mais sobre o seu negócio, identificando os aspectos positivos e também aqueles que precisam de otimização ou eliminação.
Contudo, para que de fato melhorem a gestão da empresa, você deve identificar quais relatórios são essenciais para sua gestão, definir uma periodicidade para analisá-los e criar um plano de ação para corrigir possíveis problemas.
Agiliza a tomada de decisões
Com os relatórios gerenciais, você terá as informações necessárias para pautar suas decisões, reduzindo as chances de erros. Além disso, todos os dados apresentam-se de maneira organizada, facilitando a compreensão.
Nesse sentido, um relatório permite identificar que houve a compra excessiva de um insumo médico que tem pouca saída e que está com a validade próxima do fim, por exemplo. Assim, você pode corrigir esse erro e evitar uma nova aquisição desnecessária.
Aumenta a produtividade da equipe
Em função dos diversos indicadores encontrados nesses relatórios, você será capaz de identificar a baixa produtividade da equipe ou de um funcionário específico. Dessa forma, poderá tomar decisões para modificar a atual situação.
Melhora o ROI do consultório
A sigla ROI é muito utilizada na administração de empresas e significa Retorno Sobre o Investimento, uma métrica mensurada com os relatórios gerenciais. Com isso, você saberá se suas ações estão trazendo o resultado esperado ou não.
Ademais, esses relatórios também permitem identificar setores improdutivos que geram uma grande despesa para o consultório. Assim, é possível implementar medidas para reduzir custos e melhorar o percentual do seu ROI.
Acompanhamento do fluxo de caixa
Com um relatório gerencial, você também poderá ter uma visão abrangente ou específica das receitas e despesas do consultório. Da mesma forma, saberá se terá os recursos financeiros necessários para honrar os compromissos futuros.
Além do relatório do fluxo de caixa, você também pode gerar balancetes mensais. Esses documentos oferecem uma análise rápida do caixa da empresa e a possibilidade de planejar novos investimentos.
Como dispor de relatórios gerenciais no meu consultório?
Depois de conhecer mais sobre os relatórios gerenciais e suas vantagens, você talvez esteja interessado em utilizar essa ferramenta no seu consultório, mas não sabe como fazê-lo. Então, o primeiro passo é a implementação de um software médico.
Trata-se de sistemas desenhados para otimizar toda a gestão de clínicas e consultórios. Para isso, contam com prontuário eletrônico, plataforma de telemedicina, agenda digital, automação de marketing, entre outros.
Contudo, no que diz respeito aos relatórios, o módulo financeiro é a funcionalidade mais interessante, sendo disponibilizada pelos principais softwares médicos do mercado, como é o caso do iMedicina.
Nessa ferramenta, os relatórios gerenciais podem ser facilmente gerados e o melhor, de maneira gratuita. Assim, basta selecionar os indicadores e o período que deseja analisar. Desse modo, você passa a ter fácil acesso a informações valiosas.
Então, se deseja ter uma gestão de excelência, é necessário investir em um software médico seguro. Com esse sistema, você passará a dispor dos relatórios gerenciais e de muitas outras funcionalidades importantes para seu consultório.
