A sobrevivência de uma empresa depende da captação e manutenção de clientes, gerando lucros para sustentar o fluxo de caixa. Com um consultório médico não é diferente, pois também possui contas a pagar e a receber.
Assim, toda ação que seja capaz de melhorar os resultados deve ser considerada. Neste sentido, preparamos este artigo para que você conheça algumas práticas eficientes para transformar a realidade do seu negócio.
Investimento em tecnologia
A primeira delas, e não poderia ser diferente, é a tecnologia. Com o passar dos anos, surgiram inúmeras inovações que trouxeram muitos benefícios para a gestão administrativa das clínicas médicas e para a otimização da rotina.
Uma das mais importantes foi o desenvolvimento do prontuário eletrônico, pois eliminou a necessidade do uso e do armazenamento de papel e ofereceu maior proteção as informações dos pacientes.
Posteriormente, foi possível informatizar todas as rotinas do consultório com a implantação de um software médico. Assim, quando associado ao prontuário digital, diversas tarefas migraram para o eletrônico, como, por exemplo:
- agendamento de consultas;
- contato com o paciente para confirmar consultas;
- prescrição de medicamentos e de tratamentos;
- arquivamento de documentos, tais como, prontuário do paciente, histórico de saúde, indicação e realização de exames, etc.;
- controle financeiro;
- comunicação com paciente para fortalecer a relação médico-paciente.
Ademais, com essas ferramentas, ficou muito mais fácil encontrar qualquer tipo de informação do paciente. Isso porque há uma centralização de todos os dados, diferentemente da organização descentralizada encontrada nos consultórios analógicos.
Outrossim, um grande benefício em dispor de um software médico é a possibilidade de acessá-lo de qualquer lugar, em qualquer hora e de qualquer dispositivo conectado à internet.
Então, se você almeja ampliar o número de atendimentos no seu consultório médico e crescer a sua base de clientes, investir em boas tecnologias é fundamental. Além disso, o seu paciente tem uma melhor percepção do seu negócio em função da sua modernização.
Definição e otimização de processos
A definição de processos é uma etapa essencial para que a gestão de uma empresa seja realizada de forma eficiente. Para isso, você precisa conhecer a rotina da sua equipe e entender como as coisas funcionam na clínica.
Por exemplo, o agendamento de consultas. Caso você ainda não tenha um sistema, o primeiro passo desse processo é receber o contato telefônico do paciente, certo? Então, anote isso e também as próximas etapas realizadas até a marcação ser efetivada.
Quando mais detalhado for esse levantamento, mais fácil será entender o processo e descobrir o que pode ser melhorado e otimizado. Da mesma forma, faça com o atendimento ao paciente, o pagamento de contas, o armazenamento de dados, etc.
Assim, ao conhecer, otimizar e estabelecer novos processos, todos os funcionários do consultório possuem um passo-a-passo de cada uma de suas tarefas, fazendo com que sejam mais produtivos e assertivos.
Do mesmo modo, os novos integrantes da equipe serão capazes de manter o padrão de qualidade nas suas atividades, pois já terão a sua rotina mapeada.
Otimize e automatize tarefas rotineiras
Porém, nos consultório médicos não informatizados, mesmo que os processos sejam melhorados, eles ainda irão demandar muito tempo para serem concluídos. Para otimizar a sua rotina e a de seus funcionários, considere a utilização de um software médico seguro.
Ainda, esse sistema permite que grande parte das tarefas diárias sejam automatizadas, fazendo com que sejam realizadas em menor tempo. Para isso, as melhores ferramentas do mercado oferecem:
- agendamento online;
- confirmação de consulta por e-mail e sms;
- avaliação do atendimento por NPS (Net Promoter Score), um sistema de pontuação em pesquisas de satisfação;
- prontuário médico com bulário eletrônico;
- criação de estratégias de marketing para captar e fidelizar clientes;
- elaboração de relatórios automatizados;
- modelos pré-configurados de prescrição de atestados, medicamentos e de tratamentos.
Dessa maneira, a sua equipe terá maior disponibilidade para se dedicar ao atendimento dos pacientes que estão na sala de espera e/ou para finalizar tarefas que estavam pendentes.
Comunicação assertiva
De nada adiantará dispor de uma boa ferramenta e mapear os seus processos, se a comunicação com os seus funcionários não for assertiva. Para isso, além de uma fala clara, concisa e objetiva, você precisa demonstrar empatia para com sua equipe.
Na área da saúde, a comunicação assertiva é de extrema relevância e deve ser praticada tanto com o seu time quanto com o paciente e seus familiares.
No que diz respeito as rotinas do seu consultório, ser assertivo favorece o pleno entendimento de cada processo a ser realizado.
Converse sobre engajamento com a equipe
Dessa maneira, o primeiro passo para que as tarefas sejam feitas conforme o esperado é explicar para a equipe o porquê que o mapeamento deve ser seguido à risca, demonstrando quais os benefícios obtidos e também os prejuízos quando não são feitos de forma correta.
Assim, eles tendem a se engajar com o seu planejamento, dedicando-se a realizar as atividades da melhor forma possível, o que impacta diretamente na produtividade e na lucratividade do consultório.
Mantenha o padrão de qualidade
Ao manter a sua equipe engajada em seguir o mapeamento dos processos, você garante que o seu padrão de qualidade estará sempre presente, independente de quem o esteja realizando. Com isso, o seu paciente é impactado e fidelizado, principalmente se sempre for bem atendido.
Defina e compartilhe as estratégias
Da mesma forma que a comunicação precisa ser assertiva para explicar os processos, ela também deve ser para compartilhas o planejamento estratégico do negócio, seja para ações de marketing, para otimizar a rotina ou para alcançar maiores lucros.
Presença digital
Com um número cada vez maior de pessoas conectadas, a internet é hoje um terreno fértil para atrair e fidelizar clientes. Por isso, é de extrema importância ter uma forte presença digital. Então, talvez você se pergunte: como faço isso?
O marketing médico possibilita a criação de inúmeras estratégias para desenvolver e fortalecer o seu consultório e a sua prestação de serviços na internet. Entre as mais eficientes, podemos citar:
- criação de um site otimizado para conversão;
- marketing de conteúdo, com a elaboração de artigos para blog, vídeos para YouTube e postagens para as redes sociais;
- inserção do seu consultório médico no Google Meu Negócio;
- utilização de anúncios no Google Ads e Social Ads;
- desenvolvimento de campanhas de e-mail marketing.
Entretanto, para alcançar bons resultados é preciso que essas estratégias sejam bem estruturadas e planejadas. Neste sentido, é fundamental que, além de analisar a sua concorrência, você conheça o perfil do seu cliente.
Saiba como o iMedicina pode te ajudar
O iMedicina é reconhecido como um dos melhores softwares médicos do mercado e pode ser aplicado em todo tipo de consultório. Essa ferramenta foi desenvolvida para auxiliar você em todas as etapas necessárias para o crescimento do seu consultório.
Neste sentido, ela conta com diversas funcionalidades que otimizam a maioria dos processos e muitos recursos que levam o seu negócio a alcançar voos maiores. Entre eles, podemos citar:
- prontuário eletrônico: uma versão digital de toda a documentação dos pacientes atendidos pelo profissional, como, por exemplo, histórico médico, exames realizados, prescrição de medicamentos, agendamento online, etc.
- agendamento online: o paciente pode marcar as consultas pelo seu site, de qualquer lugar e em qualquer hora;
- gestão de usuários: permite cadastrar logins e senhas específicas para cada usuário do sistema, limitando o acesso de acordo com as responsabilidades de cada um;
- mobilidade: como iMedicina é um sistema baseado na nuvem, os dados estão on-line, o que permite o acesso por qualquer outro dispositivo eletrônico e de qualquer lugar;
- gestão financeira: possibilita aos gestores automatizar o fluxo de caixa e ter uma administração centralizada do consultório, verificando, em tempo real, as receitas e as despesas geradas;
- ações de marketing: com um prontuário eletrônico é possível analisar o perfil do seu cliente e conhecer a sua persona. Além disso, o iMedicina também oferece a possibilidade do envio automatizado de e-mails e SMS, desenvolvimento de site e blog, criação de artigos e postagens para as redes sociais.
Ademais, o iMedicina dispõe da segurança do software na nuvem, o que reduz os riscos no vazamento e na perda de dados dos pacientes.
Enfim, após a leitura deste artigo, você tem todas as informações necessárias para transformar a realidade do seu consultório médico, obtendo excelentes resultados e se tornando uma referência digital na sua área de atuação.
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