Agenda desorganizada: saiba como evitar prejuízos na clínica médica

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O crescimento do seu consultório médico está relacionado, muitas vezes, a um item negligenciado pelos gestores: a agenda médica. Nesse sentido, a indisponibilidade de contatos representa danos enormes para as clínicas e consultórios.

Mas você sabia que essa é a realidade em muitos estabelecimentos? Principalmente diante da perspectiva de forte apelo à agenda de papel, que gera retrabalho constante às secretárias e maior probabilidade de erros, negligenciar a agenda é uma ocorrência frequente nos consultórios.

Do contrário, o gerenciamento correto dos contatos interfere na rotina da estrutura clínica, já que amplia as possibilidades de interação e, ainda, reduz a ocorrência de prejuízos. Leia este artigo e descubra como a sistematização desse processo auxilia na gestão do negócio!

Como a desorganização da agenda gera perdas?

Manter sua base de pacientes assídua é um fator determinante para o sucesso da clínica médica. Porém, para cumprir essa tarefa, é necessário ter acesso a ela facilmente para controlar os horários, as informações e garantir o retorno no futuro.

Contudo, o que era para ser um ciclo, torna-se um eterno quebra-cabeças. Afinal, gerenciar todos esses dados de forma atualizada em uma agenda em papel, ao longo do tempo, tende a ser um trabalho árduo e ineficiente.

Os horários agendados incorretamente tendem a causar frustrações ao paciente e bagunçar toda a rotina do consultório. Da mesma forma, quando não se tem controle dos compromissos diários, fica mais difícil encontrar uma brecha para os atendimentos de urgência.

Desse modo, mesmo a secretária mais aplicada precisará de um instrumento para facilitar a execução desse serviço.

Os softwares médicos são ferramentas perfeitas para essa tarefa. Agenda médica online consegue trazer benefícios ao médico, à equipe de recepção e aos pacientes, que passam a ter acesso aos horários vagos e preenchidos, de forma simplificada, com poucos cliques.

Como a sistematização da agenda reduz problemas?

A vantagem desse esquema é perceptível, uma vez que agiliza a marcação de consultas, sendo que todas as informações poderão ser acessadas pelo programa. Ainda assim, se houver qualquer mudança, a atualização pode ser feita de maneira rápida e sem burocracia.

Por meio do software médico, é possível também controlar melhor as atividades, já que elas são online, logo, tornam-se mais dinâmicas. Enfim, o uso da tecnologia também contribui para evitar a duplicidade nos horários, algo recorrente na área quando não bem administrado.

Ainda, o recurso reduz a chance de grandes lacunas entre consultas, causadas por desistências repentinas. Para tanto, o controle desses eventos é fundamental, visto que a inatividade frequente somada aos gastos para manter a estrutura custa caro para o consultório.

Controle do tempo

Cada paciente exige um tratamento diferenciado e para manter esse padrão é recomendável estipular o tempo necessário por procedimento e perfil. Essa configuração pode ser predefinida pelo software médico ou adequada conforme as necessidades do profissional.

Dessa forma, evita-se contratempos ao longo do dia na clínica, sem perder de vista o atendimento humanizado dos pacientes, o que contribui bastante para a fidelização.

Agendamento online

O agendamento online, nesse aspecto, é um dispositivo bastante útil para o paciente, já que oferece a possibilidade das marcações de consultas em qualquer hora e lugar. Basta estar online para usufruir do serviço.

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Além disso, a plataforma facilita a vida da secretária, por ser uma alternativa ao contato por telefonema — tarefa que consome boa parte do tempo da colaboradora.

Isso, sem contar a baixa eficiência, pois, muitas vezes, trata-se de uma interação mal vista pelos pacientes, considerada, inclusive, inconveniente. Por essa razão, incentive as secretárias a perguntarem, durante o cadastro do paciente qual é a preferência de contato. Além de explicar as vantagens de lembrá-los por e-mail sobre a necessidade do retorno ao médico.

Lembretes inteligentes

Por meio da plataforma, é possível a formatação de lembretes para, em seguida, acionar disparos segmentados por e-mail. O uso da ferramenta tende a tornar a comunicação mais fluida por também permitir o envio de:

  • felicitações pelo aniversário;
  • campanhas de prevenção à saúde;
  • materiais educativos;
  • participação em pesquisas de satisfação.

Todas essas ações devem ser combinadas para evitar o absenteísmo clínico, outro transtorno que impacta negativamente o consultório médico.

Integração com o módulo financeiro

A plataforma médica também permite a integração com o módulo financeiro disponível no programa. O que facilita no pagamento do paciente, o lançamento de notas no sistema e, ainda:

  • acompanhamento do fluxo de caixa,
  • extração de dados sobre as finanças;
  • movimentações bancárias;
  • emissão de relatórios personalizados.

A incorporação é estratégica, por contribuir para uma maior transparência da gestão financeira. Assim, é possível fazer a análise dos custos e lucros de forma centralizada. Ainda, você também obtém insights sobre quais fatores têm gerado prejuízos na empresa.

Dados na nuvem em segurança

O software médico é gerenciável mediante dispositivos móveis, uma vez que as informações ficam disponíveis na nuvem.

Ademais, o sistema fornece toda a segurança, evitando a possibilidade de fraudes. Isso ocorre porque, ao priorizar protocolos de segurança avançados e por estar hospedado em servidores da Amazon AWS, com toda certeza, suas informações estarão a salvo de ataques cibernéticos.

Usabilidade

A usabilidade na interface do sistema é um fator decisivo para a escolha da ferramenta. De forma que as aplicações disponíveis no software médico devem ser assimiladas rapidamente pela secretária.

Conciliar essa questão é crucial, logo, para resolver isso, você pode contar com o iMedicina, a plataforma médica referência em tecnologia. Uma vez que o sistema desponta como solução por ser extremamente intuitivo, ajuda a dar fim aos gargalos que têm sobrecarregado o seu negócio.

Ainda, a ferramenta foi desenvolvida de forma inclusiva, exatamente para impulsionar a informatização das clínicas médicas. Sendo assim, a empresa preza por comandos facilmente executáveis por qualquer pessoa.

Além do mais, com poucos cliques, a profissional visualiza compromissos diários, semanais e até mensais. Sem contar as definições dentro do programa, que permitem a identificação por cores, conforme as categorias de consultas.

Como descomplicar a gestão da agenda médica?

Além de ser uma escolha sustentável, por reduzir registros em papel, e competitiva, por trazer à tona os fatores que contribuem para a evasão clínica, por meio do software de gestão é possível verificar quais foram as taxas de desistências mensais na agenda médica.

Além disso, ela permite o envio das pesquisas de satisfação, que podem ser enviadas via e-mail para os pacientes, fornecendo, assim, dados para tomada de decisões mais efetivas para a gestão do consultório.

Quer saber mais sobre esse e outros assuntos importantes para o seu consultório? Continue navegando pelo blog iMedicina.

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