A agenda médica é o coração da gestão de um consultório online, pois é ela quem norteia toda a sua rotina e a de seus colaboradores. Por isso, ela deve ser organizada e bem administrada. Caso contrário, pode impactar diretamente na experiência dos pacientes.
Neste artigo, você vai conhecer algumas dicas para gerir a sua agenda médica com excelência, evitando confusões no seu dia a dia.
Ser digital é essencial para gerir a agenda médica
O agendamento de consultas é um processo que deve ser otimizado ao máximo, de modo que seja prático e ágil. Isso porque é o primeiro contato do paciente com seu consultório, o que pode determinar a avaliação dele sobre a qualidade dos seus serviços.
Seguindo esta lógica, investir em um software médico oferece a possibilidade de digitalizar a sua agenda, tornando-a eletrônica. Dessa forma, você passa a dispor dos seguintes benefícios:
- agilidade na marcação de consultas;
- maior organização da agenda;
- integração da agenda do consultório com o agendamento online;
- segurança das informações;
- aprimora a experiência do paciente;
- reduz número de cancelamento, faltas e atrasos.
Contudo, ao escolher uma ferramenta, procure por uma que descomplique a sua gestão. A seguir, listamos as funcionalidades que precisam ser oferecidas em uma agenda eletrônica ideal.
Personalização
Uma boa ferramenta permite que você realize qualquer ação, pois entende que a sua rotina é irregular. Então, ela deve disponibilizar a configuração de turnos, alterações de horários, realocação de agendamentos, esticar ou encurtar a duração de um atendimento, etc.
Interface intuitiva
Ao optar por um software avalie se a agenda eletrônica é intuitiva, ou seja, os menus são fáceis de encontrar e você rapidamente se familiariza com a navegação, conseguindo acessar a todos os recursos. Assim, você economiza tempo com treinamentos dos seus colaboradores.
Otimização do tempo
O objetivo em implantar esses sistemas é diminuir o tempo gasto com tarefas rotineiras. Então, a agenda eletrônica deve oferecer uma visão clara e ampla dos seus compromissos, acesso rápido aos recursos, boa organização e fácil de gerir.
Eficiência
Uma boa ferramenta aumenta a performance do seu consultório, principalmente quando associada a um prontuário eletrônico. Dessa forma, a secretária não se perde nas inúmeras anotações de uma agenda de papel e consegue dedicar mais tempo ao paciente.
Para gerir a agenda médica com excelência, ela precisa ser acessível!
Nos consultórios não informatizados, todo o agendamento do dia é realizado manualmente em uma agenda física. Com isso, há uma grande perda de tempo e nenhuma mobilidade, pois ela só pode ser acessada de dentro da clínica.
Neste sentido, uma das principais vantagens da agenda eletrônica é a acessibilidade, permitindo que todos os compromissos do dia sejam visualizados de qualquer lugar e em qualquer hora.
Contudo, esse recurso só está disponível nos softwares em nuvem, pois, como os dados são armazenados em servidores externos, eles estão online 24 horas, podendo ser acessados a qualquer momento.
Ademais, nessas ferramentas em nuvem, é possível contar o recurso de agendamento online, ou seja, o paciente pode marcar uma consulta pela internet, sem necessitar da intermediação da secretária e sem ter a limitação de horário para atendimento.
Assim, além de otimizar a rotina do consultório com a acessibilidade, você passa uma boa impressão para o paciente, melhorando o seu atendimento, facilitando o agendamento e aumentando a satisfação dele com o seu serviço.
Prepare-se para os encaixes de urgência
A organização da agenda permite que você tenha um bom planejamento do dia e saiba, por exemplo, quais as possibilidades de horários para encaixes de urgência. Esses atendimentos fazem parte da rotina de um consultório e você precisa estar preparado para eles.
Defina um tempo de atendimento
O primeiro passo para conseguir ter uma boa gestão da sua agenda é conhecendo bem cada um dos seus pacientes. Como você precisa ter uma previsibilidade do tempo dedicado a cada consulta, ao buscar saber mais sobre o histórico de saúde dele, você pode evitar atrasos.
Geralmente, tem aqueles pacientes que gostam de conversar mais, que estão com muitas dúvidas ou que necessitam de maiores cuidados. Assim, ao conhecer o perfil de cada um, você pode definir o tempo que será gasto com a consulta e bloquear seus horários.
Além disso, é recomendado que estejamos prontos para imprevistos. Então, preveja um intervalo entre as consultas. Com isso, é possível evitar sobreposição de horários e, consequentemente, reduzir o tempo de espera em caso de atraso.
Ademais, além de diminuir os atrasos, os pacientes poderão ser recebidos com calma, sendo atendidos com mais atenção. Dessa forma, você aumenta o nível de satisfação deles, pois percebem a sua preocupação em oferecer o melhor serviço.
Confirme as consultas
A confirmação de consultas é uma etapa essencial na gestão da sua agenda eletrônica. Assim, você elimina dois dos problemas mais comuns na rotina de um profissional da saúde: cancelamentos e faltas.
Então, desenvolva o hábito de entrar em contato com seus pacientes para confirmar a ida delas ao consultório. Com isso, você já sabe de antemão se eles pretendem comparecer, não compromete o seu expediente e abre espaço na agenda para encaixes de emergência.
Em um consultório online, o envio de mensagens para confirmação de agendamento, é automatizado, ou seja, o próprio software médico se encarrega de direcioná-las para cada paciente agendado.
Outrossim, ao dispor dessa automação, a sua secretária terá mais tempo e energia para realizar outras tarefas, aumentando sua produtividade e também permitindo que ela ofereça um atendimento mais humanizado para seus pacientes.
Envie lembretes programados de retorno
Outro recurso presente nos consultório digitais é o envio automático e programado de lembretes de consulta para cada um dos pacientes. Você apenas define com qual antecedência deseja que eles sejam enviados.
Da mesma forma que ocorre com as mensagens de confirmação, o envio de lembretes faz com que o seu paciente não se esqueça do agendamento e se organize. Assim, você evita os buracos na agenda provocados pela ausência dos pacientes.
Portanto, se você deseja gerir a agenda médica com excelência, precisa considerar a implantação de um software médico e dispor de uma agenda eletrônica. Apenas com essa informatização é possível otimizar a sua rotina e aprimorar a experiência do paciente.
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