Hoje, com mais de 450 mil médicos inscritos nos conselhos regionais, é natural que haja certa concorrência e que a busca por pacientes se torne mais ativa. Por isso, já falamos algumas vezes sobre como atrair mais pacientes, como melhorar o relacionamento com o seu paciente e demos dica de algumas estratégias para manter o consultório cheio.
(Inclusive, se você ainda não leu estes artigos, aconselho que leia, são esclarecedores)
Como o nosso principal objetivo é fazer com que você tenha sucesso em sua carreira médica – mas entendemos que o tempo é um fator limitante para muitas das ações que consideramos ideais para um bom relacionamento com o cliente – criamos esta lista de automações que você deveria implementar para diminuir suas faltas e a migração de pacientes.
Mas, o que são automações?
Automação é uma palavra que tem origem no grego autómatos que significa “mover-se por si” ou “que se move sozinho”.
Quando falamos de automações, falamos de um “sistema que emprega processos automáticos que comandam e controlam os mecanismos para seu próprio funcionamento”. Por isso, as dicas que daremos são de processos que podem funcionar por conta própria, no piloto automático, onde você precisa definir as configurações iniciais e escolher o gatilho disparador (e algumas ações de manutenção, como os pagamentos, por exemplo).
Ficou curioso? Então, confira:
5 automações que irão te ajudar a não perder mais pacientes
1. Automação de SMS para confirmação de consulta
As automações de SMS são excelentes para lembrar os pacientes da consulta que está por vir. Ela é uma grande vantagem pois economiza tempo da sua secretária (o que também quer dizer que ela acontece, independentemente de sua secretária ter tempo ou não no dia dos avisos serem enviados) e tem um custo muito baixo em relação ao valor da consulta.
Essa automação pode ser integrada com a agenda do seu prontuário eletrônico, ou sistema de gerenciamento de consultórios e clínicas, e um sms é disparado 1 dia antes da consulta (ou 3, ou 10, ou quando e quantas vezes você quiser) para lembrar o paciente de que ele tem um compromisso agendado.
Nos Estados Unidos essa prática é muito comum. Lá, estudos realizados indicam que, em comparação às ligações e e-mails, os SMS se mostram mais eficazes. Depois de confirmarem o agendamento via SMS, um índice inferior a 5% de pacientes não apareciam para a consulta. Dos que recebiam telefonemas, 10% não compareciam.
2. Automação de e-mails para lembrar dos retornos
Essa é uma automação que pode ser usada em conjunto com a de SMS, mas apenas quando o paciente já se consultou com você. Como é um e-mail, assinado por você, portanto uma coisa mais pessoal, pode parecer um pouco invasivo se o paciente ainda não te conhece (isso não é uma regra, ok?).
Existem diversos tipos de automações de e-mail, inclusive veremos outra no próximo tópico, mas este tipo de integração com sua agenda e prontuário eletrônico é simples, e funciona da mesma maneira. De acordo com os compromissos da agenda do médico, são disparados os e-mails de lembrete para as contas cadastradas dos clientes. Você só precisa setar a regra de quantos dias antes do evento o e-mail deve ser enviado uma única vez, para todos os clientes. Legal, não é mesmo?
3. Automação de e-mails com base nos principais problemas atendidos
Essa é uma outra utilidade para automações de e-mail, e é muito legal. Não tem nada a ver com lembretes e consultas por vir, mas cria relacionamento. É uma integração que deve ser feita com o prontuário eletrônico, pois tem a ver com informações que você irá inserir lá.
Digamos que você seja um endocrinologista e que atende muitos pacientes diabéticos. Você pode, dessa maneira, criar uma automação a partir da tag #diabetes que irá disparar uma série de e-mails para todos os pacientes marcados com ela.
Pode ser da maneira que você quiser, mas vamos imaginar uma possibilidade. O paciente se consultou com você pela primeira vez, você pediu os exames, ele retornou e houve o diagnóstico de diabetes. Assim, ao colocar a tag #diabetes no prontuário dele, você diz para o sistema que este paciente irá receber o fluxo de emails referentes a aquele assunto.
Esse fluxo pode ser da maneira que você quiser, com quantos e-mails você quiser e para durar quanto tempo você quiser. O primeiro e-mail, por exemplo, pode ser enviado ao paciente no dia seguinte ao da consulta, com o seguinte assunto: “Como vai, fulano?”. Ele pode vir com o seguinte conteúdo:
“Oi, Dona Maria, tudo bem?
Ontem nós conversamos sobre a Diabetes e eu sei que esse é um diagnóstico que, muitas vezes, acaba assustando as pessoas, pois elas acham que não conseguirão viver bem com a doença e terão que se privar de muitas coisas.
Como eu te disse ontem, não precisa ser assim, e por isso, trouxe este artigo que tenho no meu blog com 5 dicas para viver bem com a Diabetes.
Você pode ler e, se tiver qualquer dúvida, é só me enviar, ok?
Um abraço,
Dra. Mariete”
O próximo e-mail pode ser dali a 6 dias, perguntando ao paciente como ele tem passado a última semana e trazendo mais informações e dicas, um outro e-mail pode ser para falar que está na hora de marcar um retorno, ou algo assim. São muitas as possibilidades e você criar um fluxo de automação para cada um dos seus principais atendimentos.
4. Automações de pós-consulta mais gerais
Este tipo de automação funciona da mesma forma que o tópico anterior, mas estamos falando dele apenas para mostrar que as possibilidades são diversas. Você não precisa criar tags apenas referentes aos problemas que você resolve, essas segmentações podem ser feitas para atingir objetivos muito maiores dentro da sua prática clínica.
Você pode criar um fluxo, por exemplo, para matar objeções frequentes dos pacientes em relação à realização de uma cirurgia. Ao perceber que determinado problema deve ser encaminhado a um procedimento cirúrgico e que muitos pacientes desistem do tratamento por medo, você pode criar uma série de e-mails falando dos benefícios e quebrando mitos, para que, quando a solução for proposta, menos pessoas desistam.
Um outro uso excelente para os fluxos de automação é mandar e-mails explicativos sobre os medicamentos prescritos. Sabemos que muitos médicos não gostam quando o paciente questiona suas decisões, mas, os tempos mudaram, e a mesma tecnologia que te permite estar mais próximo dos seus pacientes faz com que eles tenham mais e mais acesso à informação e questionem cada vez mais as coisas.
(Inclusive, tem um artigo bem legal no nosso blog que fala sobre as fake news da Medicina e como você, médico, pode ajudar a solucionar este problema. Clique aqui para ler.)
Você sabia que 50% dos pacientes, no dia seguinte ao da consulta, utilizam a internet para pesquisar motivos que o levem a buscar uma segunda opinião? Ao mandar um e-mail atencioso, e inesperado pelo paciente, após a consulta, você surpreende, cativa. Já parou para pensar no poder de um paciente engajado?
Por falar em engajamento, outro excelente uso das automações é segmentar os pacientes que estão engajados com você. Temos certeza de que você sabe dizer, de pronto, pelo menos um paciente que gosta muito de você e está pronto a te indicar para quem precisar. Para estes pacientes, você pode criar alguns e-mails pedindo depoimentos para o seu site, pedindo para que eles avaliem você no Google ou no Facebook, ou então que indiquem você para seus amigos e familiares.
5. Automações para datas comemorativas
Essa é uma excelente automação para aqueles pacientes que estão na sua base, mas já não recebem outras automações, pois não marcam consulta há algum tempo. As automações para datas comemorativas são uma forma de ser lembrado pelos seus pacientes antigos. Mensagens de Feliz Aniversário, Natal, Ano Novo e muito mais. Essa é uma maneira delicada e sem excesso, de lembrar ao paciente que você existe e está ali, esperando por ele.
E aí? O que achou das automações que selecionamos neste artigo? Sentiu falta de alguma? Deixe o seu comentário.
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