Ao tentar empreender, é comum que profissionais de saúde se deparem com uma grande barreira: o controle financeiro. Porém, com o desenvolvimento de novas tecnologias, esse monitoramento é facilitado, sendo mais um dos benefício de um consultório online.
Neste artigo, você vai entender como a informatização da sua clínica impacta positivamente na sua saúde financeira e conhecerá as principais funcionalidades que contribuem para tal.
Quando buscamos realizar o projeto de um próprio consultório, precisamos desenvolver um bom planejamento, considerando os principais aspectos que garantem o futuro da empresa, como, por exemplo, a gestão financeira.
Ainda, ao ignorar esse trabalho, enfrentamos desafios que podem ser bem complicados. No entanto, talvez você se pergunte: como criar esse controle se mexer com números não costuma ser a nossa especialidade? Investindo em tecnologia.
Um dos principais diferenciais de um consultório online é a utilização de um software médico, uma ferramenta que otimiza a rotina dos profissionais e dos colaboradores, automatiza diversos processos internos e permite uma visão ampla e atualizada das finanças.
Por isso, se deseja que a sua clínica tenha um futuro próspero, você precisa considerar a implantação desse sistema. A seguir, apresentaremos as funcionalidades que mais impactam no gerenciamento financeiro do consultório.
Provavelmente, você já ouviu falar sobre fluxo de caixa, pois ele é o coração das finanças de qualquer negócio. O desenvolvimento de um fluxo eficaz permite que você saiba como estão os seus lucros, planeje investimentos futuros e identifique quais são as suas maiores despesas.
Na ausência de um sistema, o fluxo de caixa é realizado manualmente através de um livro caixa. Nesse documento, você precisa inserir todas as movimentações financeiras do dia, ao longo de um mês.
Assim, ao registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, você consegue avaliar, mensalmente, se o consultório está operando no positivo, com mais receitas do que despesas, ou no negativo, que é a situação inversa.
Porém, ao fazê-lo manualmente, o seu negócio está exposto à falha humana, o que pode afetar toda a sua gestão. Além disso, não será possível gerar gráficos que permitam uma melhor análise das suas finanças.
Neste sentido, ao dispor de um software médico com módulo financeiro, o fluxo de caixa e o livro caixa são automatizados. Isso significa que os registros de entrada e saída de dinheiro são realizados automaticamente pelo sistema, assim como os cálculos.
Ademais, a ferramenta disponibiliza relatórios financeiros com os indicadores que você desejar, além de gerar gráficos inteligentes.
Um dos problemas mais recorrentes quando a gestão financeira do consultório não é efetiva é a falta de previsibilidade das despesas e também das receitas. Em função disso, o gestor é surpreendido por contas a pagar e a ausência de capital para cobri-las.
Entretanto, esse não é um problema para os profissionais de saúde que administram um consultório digital. Como o fluxo de caixa é automatizado e constantemente atualizado, eles têm uma assertiva previsibilidade de caixa.
Dessa forma, há um controle total sobre os gastos e os ganhos da clínica, o que possibilita ter uma visão de curto, médio e longo prazo das finanças e assim, traçar estratégias para aumentar os lucros.
Em um consultório não informatizado, manter a organização dos documentos financeiros e monitorar o fluxo de caixa é uma tarefa complexa, pois, além da quantidades de papéis a serem analisados, eles nem sempre são armazenados no mesmo lugar.
Por isso, a centralização das informações é uma grande vantagem dos softwares médicos. Como todos os dados são inseridos no mesmo sistema, o acompanhamento financeiro pode ser feito em tempo real.
Ademais, você pode automatizar a entrada de dinheiro, por meio de integrações com outras ferramentas, e cadastrar despesas, deixando todos os cálculos por conta do software, disponibilizando um fluxo de caixa atualizado.
Quando falamos da integração entre ferramentas, um bom exemplo é a associação entre agenda eletrônica e módulo financeiro. Com isso, ao realizar simples ações nos agendamentos do dia, o sistema irá gerar novas entradas de receitas a cada consulta finalizada.
Na ausência desse mecanismo, seria preciso mobilizar uma pessoa para, diariamente, fazer a conferência de quantos atendimentos foram feitos, inserir os valores obtidos no livro-caixa e calcular o saldo final do consultório.
Portanto, por essa breve análise, fica fácil perceber os benefícios em ter um software médico e as desvantagens em não adquiri-lo.
Uma boa gestão financeira precisa gerar relatórios constantes para que seja possível acompanhar as finanças do consultório. Contudo, como fazer isso sem ter a disposição uma ferramenta inteligente?
Entre os diferentes tipos de relatórios que podem ser extraídos, os mais importantes são aqueles que disponibilizam um extrato financeiro, total de receitas e total de despesas.
O relatório de extrato financeiro é aquele que mostra uma visão geral de todo o caixa do consultório em um período determinado, considerando entradas e saídas de dinheiro. Com ele, você tem um acesso rápido a saúde financeira da empresa.
Em um bom software médico, esse relatório pode ser personalizado com os seguintes filtros:
Neste relatório, você extrai todas as entradas de dinheiro no consultório em determinado período ou pode filtrar por receitas de naturezas específicas. Geralmente, os filtros disponíveis são: conta bancária e período do lançamento, status e forma de pagamento.
Assim como o de receitas, o relatório de despesas disponibiliza todos os pagamentos realizados pelo consultório no tempo estipulado ou também por um tipo específico de despesa. Entre os indicadores mais comuns estão:
Dessa forma, ao gerar relatórios personalizados, você tem a exata noção de como andam as finanças do consultório e, caso necessário, tem as informações precisas para saber onde reduzir gastos.
Enfim, se você pretende ter um consultório online, o uso de um software médico é obrigatório, pois, além dos recursos que beneficiam os seus pacientes, você terá todas as funcionalidades para realizar um excelente controle financeiro.
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