Não é incomum encontrar profissionais de saúde que consideram o trabalho que eles realizam dentro do consultório médico como o principal recurso para atrair e fidelizar pacientes. Assim, ignoram diversos problemas que ocorrem do lado de fora da sua sala.
Em consequência disso, tendem a enfrentar um processo contínuo de perda de pacientes para a concorrência. Neste artigo, falaremos sobre os fatores que mais impactam na experiência dos pacientes e o que você pode fazer para evitá-los.
Agendamento ineficiente
O primeiro contato do paciente com o seu consultório é no momento do agendamento de uma consulta. Por isso, esse procedimento deve ser o mais fácil e prático possível. No entanto, nem sempre isso ocorre.
Ainda, oferecer um sistema de agendamento ineficiente é um erro recorrente nos consultórios médicos. Geralmente, o paciente tem essa percepção ao não conseguir contato telefônico com a secretária, seja porque a linha está sempre ocupada ou pela demora em ser atendido.
Assim, como o tempo das pessoas está cada vez mais escasso, é esperado que esse paciente desista de buscar o seu atendimento e procure outro profissional na sua região. Além disso, seu consultório passa uma imagem de antiquado, pois não aderiu às inovações tecnológicas.
Ser mau recepcionado no consultório médico
Mesmo com o surgimento de várias tecnologias para o setor de saúde, o atendimento ainda é o aspecto que mais impacta na experiência do paciente ao visitar o seu consultório médico. Por isso, ao perceber uma redução na sua base, avalie como eles são recepcionados.
Geralmente, ao contratar uma recepcionista ou uma secretária, os profissionais de saúde não avaliam a capacidade que elas têm em se relacionar ao público e tampouco oferecem treinamentos periódicos para que elas aperfeiçoem suas habilidades.
Dessa forma, o paciente sai como entrou da sua clínica, sem uma boa recepção, ou seja, com um péssimo atendimento. Assim, você não pode esperar que ele tenha o desejo de retornar, mesmo que você seja um ótimo profissional.
Com a mudança digital pela qual o mundo passou, as pessoas também mudaram a forma como se relacionam com empresas, passando a exigir uma maior atenção aos seus anseios e desejos. Por isso, a qualidade do seu atendimento tende a determinar o sucesso do seu negócio.
Ambiente desorganizado
Assim como qualquer serviço de atendimento ao público, a organização do ambiente pode passar uma imagem positiva ou negativa para os pacientes. Como estamos falando dos serviços de saúde, os cuidados com higiene e limpeza são ainda maiores.
Ainda, as pessoas não procuram assistência médica por motivos que tragam alegria, mas sim para a prevenção ou tratamento de algum problema. Então, o seu consultório médico deve transmitir uma mensagem de harmonia, paz e tranquilidade para seus pacientes.
No entanto, se ao entrar na recepção, eles se deparam com uma sala de espera mal organizada e decorada, pilhas de papel na mesa da secretária ou do médico, sujeira no chão, nas paredes e no banheiro, essa experiência negativa irá afetar a forma como avaliam o seu trabalho.
Além disso, toda organização que presta serviços relacionados à saúde deve atender às normas de higiene da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Caso contrário, eles podem até fechar o seu estabelecimento.
Atraso
Se tem algo que incomoda um paciente é o atraso provocado pelo profissional de saúde. Afinal, quando ele faz uma agendamento, espera que o horário combinado seja cumprido. Obviamente, sabemos que imprevistos acontecem, tanto com você quanto com o paciente.
Entretanto, o problema está na falta de comunicação do consultório, que deve alertar com antecedência a ocorrência de um atraso e, se o paciente desejar, remarcar a sua consulta para a data mais próxima possível.
Ainda, se o atraso for provocado pelo paciente e ultrapassar o limite de tolerância, o ideal é remarcá-lo e informar que o atendimento não será mais possível. Com isso, você evita que todos os próximos pacientes do dia sejam afetados pelo atraso.
Como você pode perceber, todos os problemas listados impactam no atendimento e na experiência do paciente. Ademais, eles poderiam não acontecer se os funcionários fossem treinados e se houvesse investimento em tecnologia. Como assim?
Entenda como um software médico pode reverter esses problemas
A implantação de um software médico representa a informatização do seu consultório médico, fazendo com que você use a tecnologia a seu favor. Com ele, todos os problemas mencionados anteriormente poderiam ser facilmente evitados. Quer saber como? Continue a leitura.
Agendamento online
Uma das funcionalidades mais importantes e que mais trazem benefícios para a rotina da sua clínica. Com o agendamento online, o paciente não precisa do auxílio da secretária para agendar as consultas, bastando apenas acessar o site médico, escolher o horário desejado e efetuar a marcação.
Assim, ele não precisa entrar em filas de espera e passa a ter uma imagem positiva do seu serviço. Da mesma forma, a sua secretária também é beneficiada, pois, precisará gastar menos tempo atendendo ligações para agendar atendimentos.
Ainda, a integração entre software médico e prontuário eletrônico permite que haja o envio automatizado de mensagens de confirmação, lembretes e retorno de consultas. Com isso, você reduz o número de atrasos, faltas e cancelamentos.
Fortalecimento da relação médico/paciente
Com um software médico é possível criar diversas ações para impactar o paciente no pós-consulta. Assim, ele se sente lembrado e fica encantado com a qualidade do trabalho desenvolvido.
Em consequência disso, há um fortalecimento na sua relação com ele, que fica muito satisfeito com o atendimento, avaliando-o positivamente e indicando o consultório médico para amigos e familiares.
Automatização de processos que aumentam a produtividade
A grande maioria dos benefícios alcançados pelo uso de um software médico estão diretamente ligados a automações de diferentes processos, pois transformam tarefas manuais em automáticas, tornando-as ágeis, mais assertivas e aumentando a produtividade da equipe.
Por exemplo, a recepcionista que antes precisava dividir o seu tempo para confirmar todas as consultas do dia, após a automatização do envio de mensagens de confirmação, passa a dispor de mais tempo para dedicar-se exclusivamente ao atendimento, aos cuidados com a sala de espera, etc.
Maior organização do consultório médico
Em consultórios que ainda utilizam o papel, manter a organização é uma tarefa que exige tempo e dedicação dos funcionários. Isso porque são muitos documentos a serem armazenados diariamente.
Por outro lado, com um software médico, todos os dados do paciente são armazenados digitalmente e organizados automaticamente, sem a necessidade de documentos físicos e sem intervenção humana.
Ainda, um consultório médico desorganizado tende a ter uma agenda médica confusa, o que impacta diretamente na experiência do paciente, mais um problema que pode ser resolvido com a informatização.
Portanto, com um software, todos os principais problemas relatados por pacientes são facilmente eliminados, contribuindo para satisfazer as suas necessidades. Além disso, o seu consultório médico transmite uma imagem de modernidade e credibilidade.
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