7 problemas do prontuário eletrônico e como evitá-los
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Um prontuário eletrônico pode organizar os registros clínicos e apoiar a rotina de uma clínica ou consultório, mas a simples digitalização dos documentos não resolve todos os problemas do atendimento. A escolha e o uso do sistema precisam considerar segurança, organização, integração, portabilidade, conformidade e facilidade de uso.
Os principais problemas aparecem quando o prontuário é tratado apenas como um formulário digital, quando não conversa com os demais processos da clínica ou quando não há clareza sobre como os dados serão protegidos, exportados e mantidos ao longo do tempo.
Quais são os principais problemas de um prontuário eletrônico?
Os problemas mais relevantes podem ser agrupados em sete pontos: registro limitado, falta de integração, segurança insuficiente, dificuldade de exportação, dependência do fornecedor, dúvidas sobre requisitos legais e técnicos e complexidade de uso.
1. Usar o prontuário eletrônico apenas como um registro de dados
Digitalizar uma ficha de papel não significa, por si só, melhorar o processo de atendimento.
Um sistema pode até armazenar informações clínicas, mas continuar exigindo que a equipe repita tarefas em planilhas, documentos, agendas ou outros programas. Nesse cenário, a tecnologia apenas muda o lugar onde os dados são registrados.
Ao avaliar um prontuário eletrônico, vale observar se ele ajuda a organizar o fluxo real de atendimento e se permite localizar informações relevantes sem criar etapas desnecessárias.
2. Ter um sistema que não se integra à rotina da clínica
Outro problema ocorre quando o prontuário funciona de maneira isolada das demais ferramentas utilizadas no consultório.
Se a equipe precisa alternar constantemente entre sistemas para consultar agenda, documentos, exames ou outras informações, podem surgir retrabalho, duplicidade de registros e maior dependência de processos manuais.
A integração não precisa significar colocar todas as funções possíveis em uma única plataforma. O ponto principal é avaliar se as ferramentas utilizadas pela clínica se comunicam de maneira adequada e se a integração realmente simplifica a rotina.
3. Tratar segurança como sinônimo de armazenamento em nuvem
O fato de um prontuário estar na nuvem não é, sozinho, uma garantia de segurança.
Informações de saúde são dados pessoais sensíveis pela LGPD. A proteção desses dados depende de um conjunto de medidas técnicas e organizacionais, incluindo controle de acesso, autenticação, proteção contra alterações ou acessos indevidos, gestão de incidentes e políticas internas.
Ao avaliar um sistema, procure entender como são tratados aspectos como:
- controle e níveis de acesso dos usuários;
- identificação dos responsáveis pelos registros;
- proteção dos dados armazenados e transmitidos;
- rotinas de backup e recuperação;
- continuidade do serviço;
- procedimentos para incidentes de segurança;
- políticas relacionadas à privacidade e ao tratamento de dados.
A segurança deve ser avaliada pelo conjunto de controles adotados, e não apenas pelo local onde os servidores estão hospedados.
4. Não conseguir exportar os dados de maneira adequada
Antes de contratar um prontuário eletrônico, é importante entender como os dados podem ser exportados caso a clínica precise fazer uma migração, manter uma cópia ou realizar outro tratamento autorizado.
Não basta perguntar se existe “backup”. Backup e exportação cumprem funções diferentes. O backup está relacionado à recuperação dos dados dentro de uma estratégia de continuidade; a exportação está relacionada à obtenção dos dados em formato que possa ser utilizado em outro contexto.
Por isso, pergunte ao fornecedor quais dados podem ser exportados, em quais formatos, quais documentos acompanham a exportação e quais limitações existem no processo.
5. Ficar excessivamente dependente do fornecedor
A dependência excessiva aparece quando trocar de sistema se torna desnecessariamente difícil porque os dados não podem ser obtidos ou migrados de forma adequada.
Esse risco pode ser reduzido antes da contratação. Além de avaliar funcionalidades, a clínica deve entender as condições de saída, os formatos de exportação, os procedimentos de migração e o suporte oferecido durante uma eventual mudança.
Uma boa decisão de tecnologia considera tanto a entrada quanto a saída do sistema.
6. Confundir segurança jurídica com uma única característica técnica
Prontuário eletrônico e digitalização de prontuários envolvem requisitos legais e técnicos que não devem ser reduzidos a uma única afirmação, como “ter assinatura digital torna o documento válido” ou “ter uma certificação resolve toda a questão”.
A Lei nº 13.787/2018 estabelece requisitos para a digitalização e para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuários. Entre eles estão a preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade do documento digital. A lei também prevê condições específicas para a destruição dos documentos originais e determina proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução ou destruição não autorizados.
A Resolução CFM nº 1.821/2007 também estabelece normas técnicas relacionadas à digitalização e ao uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio dos prontuários, tendo sido modificada posteriormente pela Resolução CFM nº 2.218/2018.
Por isso, a clínica deve avaliar o sistema e o processo de implantação em conjunto, considerando a legislação e as normas profissionais vigentes.
7. Escolher um sistema difícil de usar
Um prontuário pode ter muitos recursos e ainda assim não funcionar bem na rotina se o preenchimento for excessivamente complexo.
Interfaces confusas, excesso de etapas e informações mal organizadas podem dificultar a adoção pela equipe e estimular registros incompletos ou processos paralelos.
Antes de escolher uma ferramenta, vale observar uma consulta ou simular a rotina de atendimento. Alguns pontos que podem ser avaliados são:
- quantas etapas são necessárias para abrir e concluir um atendimento;
- se as informações mais utilizadas estão fáceis de localizar;
- se os campos e modelos podem ser adaptados à rotina da clínica;
- se a navegação é compreensível para os diferentes usuários;
- se a ferramenta funciona adequadamente nos dispositivos utilizados pela equipe;
- se existe suporte e documentação para orientar a implantação.
Facilidade de uso não significa ausência de recursos. O objetivo é encontrar um equilíbrio entre profundidade, segurança e uma experiência compatível com a rotina clínica.
O que avaliar antes de escolher um prontuário eletrônico?
Em vez de escolher um sistema apenas pela quantidade de funcionalidades, vale montar uma lista de critérios que reflita as necessidades da clínica.
- Registro clínico: a estrutura permite documentar adequadamente os atendimentos?
- Segurança: existem controles de acesso, proteção e recuperação de dados compatíveis com a operação?
- Integração: o sistema reduz tarefas duplicadas na rotina?
- Portabilidade: a clínica sabe como obter seus dados caso precise migrar?
- Conformidade: o processo de digitalização e armazenamento foi analisado à luz das normas aplicáveis?
- Usabilidade: médicos e equipe conseguem utilizar o sistema sem criar processos paralelos?
- Suporte: existe orientação para implantação, treinamento e resolução de problemas?
Prontuário eletrônico precisa substituir imediatamente o papel?
Não necessariamente.
A digitalização de prontuários possui requisitos próprios. A Lei nº 13.787/2018 determina que o processo preserve a integridade, a autenticidade e a confidencialidade dos documentos e prevê análise por comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos antes da destruição dos originais, nas situações abrangidas pela lei.
Portanto, implantar um sistema eletrônico e eliminar documentos físicos são decisões relacionadas, mas não são exatamente a mesma coisa.
Como reduzir os riscos na implantação?
A escolha do software é apenas uma etapa. A implantação também precisa considerar os processos da clínica.
Antes de começar, é recomendável:
- mapear como os registros são feitos atualmente;
- definir quais informações precisam permanecer disponíveis;
- estabelecer perfis e permissões de acesso;
- definir como documentos físicos serão digitalizados e armazenados, quando aplicável;
- testar exportação e recuperação de dados;
- treinar a equipe;
- acompanhar dificuldades e corrigir processos após a implantação.
O cuidado é especialmente importante porque o prontuário reúne dados de saúde e outros dados pessoais que precisam ser tratados de acordo com a legislação aplicável.
Como o iMedicina se posiciona nesse cenário?
O iMedicina oferece atualmente um prontuário eletrônico integrado a recursos de agenda, telemedicina, armazenamento de exames e outros processos da rotina clínica. A plataforma também apresenta recursos de inteligência artificial para apoiar o registro clínico, com revisão pelo médico antes do salvamento das informações.
Ao avaliar o prontuário eletrônico do iMedicina, a recomendação é comparar os recursos disponíveis com as necessidades reais da clínica e verificar os requisitos técnicos, operacionais e regulatórios aplicáveis à sua utilização.
Para entender primeiro o conceito e os componentes do documento, também vale consultar o conteúdo o que é prontuário do paciente.
Conclusão
Os principais problemas de um prontuário eletrônico não estão necessariamente na tecnologia em si, mas na forma como o sistema é escolhido, implantado e utilizado.
Um bom processo de avaliação deve considerar registro clínico, integração, segurança, exportação, migração, requisitos legais e facilidade de uso. Esses critérios ajudam a evitar que a digitalização apenas transfira problemas antigos para uma nova ferramenta.
Antes de contratar ou trocar de sistema, vale testar a rotina real da clínica, verificar como os dados serão tratados e documentar as condições de implantação e saída.
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