Segurança no prontuário eletrônico: como proteger os dados

Dados de saúde são dados pessoais sensíveis. Por isso, a segurança no prontuário eletrônico não depende apenas de o sistema estar na nuvem ou instalado localmente: ela resulta da combinação entre controles técnicos, processos, gestão de acesso e cumprimento das regras aplicáveis.

Na prática, um prontuário eletrônico seguro deve ajudar a preservar confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade das informações, além de reduzir acessos indevidos e manter rastreabilidade sobre o uso do sistema. No Brasil, esse cuidado envolve, entre outras referências, a Lei nº 13.787/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e normas do Conselho Federal de Medicina (CFM).

Quais regras se aplicam à segurança do prontuário eletrônico?

A Lei nº 13.787/2018 disciplina a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuários. Ela determina que a digitalização preserve a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital e que os meios de armazenamento o protejam contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

A LGPD classifica dados referentes à saúde como dados pessoais sensíveis. A lei também exige que os agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e contra situações acidentais ou ilícitas de perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado.

Já a Resolução CFM nº 1.821/2007, modificada pela Resolução CFM nº 2.218/2018, permanece uma referência importante para sistemas informatizados de prontuário e para a eliminação do registro em papel. A norma estabelece requisitos relacionados ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) nos cenários previstos por ela.

É importante não confundir esse requisito com a existência obrigatória de um selo conjunto CFM/SBIS. O artigo 10 da Resolução nº 1.821/2007, que previa a expedição desse selo por convênio entre as entidades, foi revogado pela Resolução CFM nº 2.218/2018. Os demais requisitos aplicáveis devem ser analisados conforme o uso do sistema e o fluxo documental da clínica.

Prontuário em nuvem é automaticamente mais seguro?

Não. A arquitetura em nuvem pode oferecer recursos importantes de disponibilidade, redundância e atualização, mas nuvem, por si só, não é garantia de segurança. Da mesma forma, um sistema local não é necessariamente inseguro apenas por estar instalado na estrutura da clínica.

O que importa é como o ambiente foi projetado, configurado e operado: autenticação, permissões, criptografia, registros de auditoria, atualização de componentes, cópias de segurança, recuperação de dados, gestão de fornecedores e resposta a incidentes são exemplos de controles que precisam ser avaliados.

Quais controles devem ser verificados em um prontuário eletrônico?

A ANPD orienta que medidas de segurança contemplem temas como controle de acesso, cópias de segurança, atualização de software, gestão de vulnerabilidades, segurança das comunicações, serviços em nuvem, contratos e proteção dos dados armazenados. Para clínicas e consultórios, alguns pontos merecem atenção especial.

Controle de acesso e autenticação

O sistema deve permitir que cada pessoa use uma conta individual e receba apenas as permissões necessárias para sua função. Também é importante avaliar recursos de autenticação, revisão e revogação de acessos, especialmente quando há mudança de função ou desligamento de integrantes da equipe.

Quando disponível, a autenticação em múltiplos fatores adiciona uma camada de proteção além da senha. Compartilhar credenciais entre profissionais reduz a rastreabilidade e deve ser evitado.

Criptografia e proteção das comunicações

Vale verificar como o fornecedor protege os dados durante a transmissão e o armazenamento. A criptografia pode reduzir o risco de exposição em diferentes cenários, mas precisa fazer parte de uma arquitetura de segurança mais ampla, com gestão adequada de chaves, acessos e infraestrutura.

Backups e capacidade de recuperação

Backup não deve ser tratado apenas como uma cópia existente em algum servidor. É importante entender a periodicidade, a proteção das cópias, a retenção e, principalmente, se há testes de restauração. Uma rotina de backup sem capacidade comprovada de recuperação pode falhar justamente quando for necessária.

Logs e rastreabilidade

Registros de auditoria ajudam a identificar quem acessou o sistema, quais ações foram executadas e quando ocorreram. Esse tipo de trilha é relevante para investigar incidentes, revisar permissões e fortalecer a responsabilização pelo uso das informações.

Atualizações, vulnerabilidades e resposta a incidentes

O fornecedor deve ter processos para corrigir falhas, atualizar componentes e responder a incidentes de segurança. A clínica também precisa saber quais são os canais de comunicação, as responsabilidades de cada parte e o que acontece se houver indisponibilidade, vazamento ou outro evento relevante.

Contrato, ciclo de vida dos dados e portabilidade

Antes da contratação, vale entender quem atua como controlador e operador em cada fluxo, quais terceiros podem participar do tratamento, por quanto tempo os dados são mantidos e como ocorre a devolução ou exportação das informações ao encerrar o serviço.

Clareza contratual não substitui controles técnicos, mas reduz ambiguidades sobre responsabilidades e ajuda a organizar o tratamento de dados pessoais ao longo de toda a relação com o fornecedor.

A segurança também depende da rotina da clínica

Mesmo um sistema com bons controles pode ser enfraquecido por práticas inadequadas. Senhas compartilhadas, computadores desbloqueados, acessos mantidos após desligamentos e uso de redes ou dispositivos sem proteção aumentam o risco de exposição.

Por isso, a segurança do prontuário eletrônico deve incluir procedimentos internos. Entre as medidas práticas estão:

• usar contas individuais e revisar permissões periodicamente;
• remover acessos de profissionais e colaboradores que não precisam mais utilizá-los;
• orientar a equipe sobre phishing, senhas e compartilhamento de informações;
• proteger computadores e dispositivos usados para acessar o prontuário;
• manter sistemas e aplicativos atualizados;
• definir procedimentos para indisponibilidade, recuperação e incidentes;
• revisar contratos e práticas de terceiros que tenham contato com dados de pacientes.

É possível descartar o prontuário em papel depois da digitalização?

Digitalizar documentos não significa que o papel possa ser descartado de forma automática. A Lei nº 13.787/2018 prevê que os originais podem ser destruídos após um processo de digitalização que cumpra os requisitos legais e após análise obrigatória da comissão competente para revisão de prontuários e avaliação de documentos.

A mesma lei estabelece prazo mínimo de 20 anos, contado a partir do último registro, para a guarda de prontuários em papel e digitalizados antes de eventual eliminação, sem prejuízo de prazos diferenciados que possam ser fixados e da preservação de documentos com valor histórico. O processo de eliminação também deve resguardar a intimidade, o sigilo e a confidencialidade das informações.

Como avaliar um fornecedor de prontuário eletrônico?

Em vez de se apoiar apenas em expressões como “nível bancário”, “100% seguro” ou “servidor certificado”, prefira perguntas objetivas e evidências verificáveis. Um roteiro inicial pode incluir:

• há contas individuais, perfis de acesso e revisão de permissões?
• há autenticação em múltiplos fatores ou outro reforço de autenticação?
• o sistema mantém logs de acesso e de ações relevantes?
• como os dados são protegidos em trânsito e em armazenamento?
• como funcionam os backups e os testes de restauração?
• existe processo documentado de correção de vulnerabilidades e resposta a incidentes?
• quais terceiros participam do tratamento de dados e como isso aparece no contrato?
• como ocorre a exportação dos dados se a clínica decidir trocar de sistema?
• quais evidências demonstram atendimento aos requisitos legais e profissionais aplicáveis ao uso pretendido?

Esse tipo de avaliação é mais útil do que assumir que uma tecnologia é segura apenas pelo local em que os dados ficam armazenados.

Segurança é uma combinação de tecnologia, processo e responsabilidade

Um prontuário eletrônico pode apoiar a organização clínica e a proteção das informações, mas não existe segurança absoluta. A escolha deve considerar a legislação brasileira, as normas profissionais aplicáveis, os controles oferecidos pelo sistema e as práticas internas da clínica ou do consultório.

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