Os consultórios médicos dispõem de opções tecnológicas para otimizar o trabalho de todos. É o fim dos prontuários de papel, os blocos de guias, os arquivos de papel e uma série de situações burocráticas, que ocupavam espaço e davam muito trabalho na clínica de olhos.
Tudo muito prático e rápido, certo? Nem tanto. Para a grande parte dos consultórios, os softwares têm se tornando um transtorno ainda maior que o acúmulo de papéis. São programas nada inteligentes, difíceis de manipular, que requerem muitos movimentos para fazer uma ação e que até perdem informações preciosas. Esse tipo de software pode atrapalhar muito mais do que ajudar, além de gerar ainda mais custos, afastando o funcionário de um tempo muito útil com seu paciente.
Há muitos vícios que ainda permanecem na mentalidade dos profissionais de saúde. Alguns deles é que a área não sabe lidar com sistemas e que isso pode atrapalhar o atendimento pessoal, o que é uma grande mentira. Nada pode beneficiar mais os consultórios e clínicas que bons programas.
Inclusive, a carência é grande para softwares inteligentes, capazes de organizar documentação de casos, operações clínicas, exames, serviços ao paciente e que seja realmente eficiente na gestão e no planejamento. Muitos deles apenas burocratizam os serviços e não ajudam a atender melhor o paciente, já que se gasta mais tempo lidando com eles do que com o atendimento.
Um dos principais motivos dessas falhas é a equipe de criação de softwares médicos. Há sempre programadores de primeira qualidade, mas que não sabem nada sobre as rotinas de saúde, sem entender suas demandas e necessidades. Com isso, eles podem ser muito bonitos, rápidos e cheios de novidades tecnológicas, mas pouco funcionais.
O design de interface também é comumente negligenciado pelos programadores. Muitas opções para preenchimento, informações longas e cansativas, espaços desnecessários e ociosos são algumas das reclamações dos usuários.
Não basta comprar o software mais vendido e o mais popular, acreditando que ele resolverá todos os problemas. O que importa é que, antes de fazer a escolha, deve conhecer as necessidades do consultório. De nada adianta um software potente e repleto de opções, se o consultório é pequeno e somente algumas serão usadas. Ou para diminuir custos, adquirir um software mais simples e que não atenderá as solicitações de uma clínica de olhos maior. Não há produto perfeito, mas sim o que melhor se encaixa com a sua organização.
Ouvir as demandas dos funcionários é a primeira coisa. Eles indicarão o que precisam para agilizar o trabalho, inclusive dentro de quesitos como prontuários, exames, informações cirúrgicas etc. Não basta um software belo e cheio de especificações, se não ajudará a tornar a rotina da clínica de olhos melhor e mais eficaz.
Para escolher um software, observe também as seguintes questões:
– Funcionalidades básicas para um software médico;
– Segurança da informação;
– Fácil de compreender;
– Burocracia dos processos;
– Se há backups;
– Ligação entre cadastro de clientes e suporte para relacionamento.
Depois de conferir as necessidades reais do consultório, os próximos passos são de conhecer o que o software ideal deve ter. Tudo começa com uma boa agenda, flexível, para organizar os procedimentos do consultório e a rotina dos médicos. O software inteligente não pode ser rígido nessas informações, já que muitas coisas podem modificar os rumos como consultas remarcadas ou prolongadas, marcação de última hora, operações, etc.
Como o agendamento é a atividade mais usada no software, quando mais ágil ela for, mais tempo haverá para fazer outras tarefas. Ele deve ser prático na hora de trocar horários e os preenchimentos devem ser dinâmicos e poupar tempo, não perdê-lo. A agenda precisa ser fácil de ser preenchida e visualizada, ainda mais na hora de editá-la.
As comuns falhas de comunicação entre chefe e funcionários podem diminuir com o uso de um bom software. Inclusive, dependendo do tipo de rotina do médico, a agenda pessoal poderia ser vinculada à profissional, para evitar erros nas marcações.
Os dados do software precisam ser bem guardados e organizados, além de ter um bom espaço, já que as informações de um paciente precisam estar completas e se comunicar com tudo sobre sua vida ali naquele consultório. Os seus atendimentos, os tipos de remédios e exames propostos, o diagnóstico, até mesmo os sintomas dos pacientes, para que o médico possa conferir todas as informações sempre que for necessário, sem precisar recorrer a memória ou a anotações em papéis.
Isso significa que a vida do paciente ali naquela clínica de olhos precisa estar detalhada, para que não haja erros de diagnósticos. Em poucos cliques, o médico tem acesso ao histórico do paciente, sem perder tempo na consulta usando o computador. Quanto mais dinâmica a procedência das informações, mais qualidade a consulta poderá ter.
O bom software também oferece planilhas e relatórios sobre as tarefas semanais, mensais e anuais. Se ele realmente é inteligente, terá todas as ferramentas necessárias para um bom trabalho, sem precisar abrir outros programas externos. Dados acessíveis e customizados, para atender a cada setor.
Ele também precisa cruzar informações úteis, eliminando o excesso de busca, o que pode reduzir um bom tempo de trabalho. É com o paciente que o funcionário precisa ter tempo e tentando encontrar uma informação.
Os softwares específicos para consultório e clínica de olhos foram criados a partir do ponto de vista do médico dessa categoria, atendendo a esse tipo de demanda.
Além de apresentar todos os serviços de gestão empresarial, organização de prontuários, criação de planilhas, entre outros, que se espera de um software médico, também possuem informações como lesometro, acuidade visual, pupilas, distância interpupilas, fundo de olho, receita de óculos, procedimentos evasivos, etc.
A partir da compreensão da necessidade da clínica ou consultório e do que um software deve apresentar para ser realmente útil, os específicos de oftalmologia obedecem as mesmas regras de funcionalidade, ampliando um leque de opções que podem atender a área e facilitar ainda mais a rotina dos médicos e funcionários.
Há itens em comum entre os softwares específicos de clínica dos olhos, que facilitam o trabalho e andamento do local. A primeira delas é tornar a vida de todos mais simplificada, com o mínimo ou nenhuma burocracia, mesmo que informatizada.
Apenas 30% dos consultórios e clínicas de saúde usam prontuários eletrônicos e dois terços ainda mantém as fichas de papel com as informações dos pacientes. Um bom software de gestão médica possui prontuários eletrônicos que permitem maior segurança e ampla informação sobre o histórico de saúde do paciente, incluindo detalhes de exames realizados. Os prontuários eletrônicos são tão eficientes, que o Governo Norte-Americano criou estímulos financeiros para que mais clínicas e consultórios aderissem a essa prática.
Os agendamentos também são realizados através do software médico, permitindo uma consulta rápida da agenda, um cadastro mais rápido para clientes novos e para os antigos, ao ser inserido as informações de consulta, todo seu histórico fica disponibilizado para avaliação médica.
Na área administrativa, um software inteligente permite que tudo seja lançado, como custos, despesas, recebimentos, controle de pagamento, cartão de crédito, convênios médicos e toda sua burocracia, folha de pagamento, impostos, tudo com a possibilidade de emissão de relatórios para avaliação dos procedimentos.
Outra opção interessante, que só alguns softwares inteligentes possuem, são ferramentas para auxílio ao marketing médico, que normalmente são mal utilizados ou mesmo sequer acionados. O software pode disponibilizar a criação de blogs, controle de sites, até mesmo geração de conteúdos no mesmo lugar.
A área de relacionamento com o cliente também ganha com o software inteligente. Através dele, é possível monitorar as datas de agendamento e o envio de e-mails programados, alertando ao paciente sobre sua consulta. Também o envio de campanhas médicas, informações úteis da área e até mensagens de aniversário e natal.
Até o envio de SMS também pode ser realizado pelo software. Nele, o paciente recebe informações rápidas sobre a consulta, horários, alterações e até notificações sobre exames e como ele deve se preparar para ele. Ou envios para os médicos da clínica, sobre questões objetivas e diretas, que precisam ser informadas de imediato. Muitos SMS eletrônicos recebem confirmação de recebimento.
Um software de qualidade possui uma estrutura com profissionais especializados, capazes de oferecer treinamento técnico aos usuários da clínica de olhos para que todos fiquem alinhados com sua utilização. Tutoriais objetivos, manuais, guias, cursos presenciais, suporte online 24 horas e por telefone são algumas das diversas formas de oferecer a clínica e seus funcionários o máximo de conhecimento sobre o produto.
Para não ter dúvidas antes de adquirir um software inteligente, solicite informações e teste para observar se o escolhido pode proporcionar o esperado e todos os benefícios que oferece. Muitos deles fazem testes gratuitos por um período determinado. Fique atento aos preços, porque nem sempre o mais caro é o melhor para sua clínica de olhos.
Você sabia que existem softwares médicos extremamente eficazes que auxiliam na gestão do consultório e no relacionamento com os pacientes? E que, inclusive, podem ajudá-lo na parte estratégica e no marketing do consultório? Já pensou se, no seu software médico, além de gerenciar seus pacientes, você pudesse também criar e conduzir o seu próprio site e blog?
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