Tempo e eficiência são importantes no dia a dia de um consultório ou clínica. Aproveitar a tecnologia para transformar práticas manuais em algo mais rápido e fácil é essencial para a produtividade da equipe. O agendamento online de consultas ou exames é uma dessas facilidades.
A disponibilização da agenda online do médico, auxilia a gestão de horários e permite acesso completo aos horários disponíveis a qualuqer hora do dia.
Além disso, há uma considerável diminuição de tarefas para a secretária da clínica, uma vez que o próprio paciente pode realizar o seu agendamento de qualquer dispositivo que tenha acesso a internet.
Aliás, sabemos que com o antigo sistema de agendamento por telefone, os pacientes ficam à mercê do trabalho da secretária.
Ao mesmo tempo, a secretária tem que atender todas as chamadas, encaixar pacientes nos horários vagos e ainda recepcionar os pacientes que aguardam atendimento.
A agilidade, praticidade e flexibilidade da ferramenta tornam os clientes mais satisfeitos. O médico reduz os custos e aumenta a rentabilidade e a secretária ganha produtividade e mais tranquilidade para exercer outras tarefas.
O agendamento online traz inúmeros benefícios para equipe do consultório e para os pacientes. Por ser um diferencial, já configura uma forma de se destacar na concorrência e atrair ainda mais pacientes.
Além disso, a facilidade dá autonomia para que eles realmente marquem a consulta em um momento que possam comparecer. Isso induz o cumprimento do compromisso e evita as tão temidas faltas.
Conheça outras vantagens:
Com um sistema de agendamento digital, a clínica estará sempre aberta para marcação de consultas e exames.
Dessa forma, o paciente tem a possibilidade de pensar e analisar com calma qual o melhor dia e horário para a sua consulta, sem precisar dar a resposta imediata para a secretária.
Da mesma forma, esse agendamento digital reduz o tempo, o custo, gasto com telefonemas para as confirmações e avisos.
Com uma demanda menor de atendimento ao telefone, a secretária pode oferecer um melhor acolhimento aos pacientes que estão na clínica ou consultório.
Sem precisar passar tanto tempo em ligações telefônicas, a equipe de atendimento pode se dedicar a resolver os problemas e as dúvidas de seus clientes.
Em consultórios, isso implica em recepcionar os pacientes e atender a necessidades que se apresentam nos instantes pré e pós-consultas com mais atenção, eliminando objeções quando necessário.
Outra vantagem do agendamento online é a possibilidade de envio de lembretes com a data e horário da consulta.
Esse envio de mensagens pode ser programado de forma que o paciente tenha tempo de remarcar a consulta, se for o caso. Isso diminuiu muito o número de faltas nos consultórios.
Da mesma forma, o médico tem um controle total dos seus horários e consegue planejar todos os seus compromissos.
Muitas vezes no atendimento por telefone o paciente não entende ou não consegue guardar todas as informações necessárias para a consulta ou realização de exames.
No mesmo sistema que ele faz o seu agendamento é possível ver todas as informações sobre o preparo de cada exame, podendo ser informado pelo sistema ou por e-mail.
Desta forma, ele poderá acessar as informações no momento que achar conveniente, evitando que haja dúvidas.
Uma vez que o paciente possui autonomia para agendar e remarcar suas consultas e exames ele se sente mais responsável e comprometido.
Isso confere ao paciente maior liberdade no momento da marcação e aumento da percepção de valor gerada pelo serviço.
Considerando que o próprio paciente fará sua marcação, a chance de erro nos dados fornecidos é menor.
Nomes digitados errados, telefone de contato divergente, números de documentos, entre outros deixam de ser um problema.
Com os dados já registrados no sistema, a secretária só precisa conferir se não houve nenhuma alteração, ficando menos sobrecarregada.
Considerando que o sistema online coleta todas as informações pessoais do paciente na hora do cadastro e reúne essas informações em um único local, não é preciso um arquivo físico no consultório.
Ao mesmo tempo, com todos os dados online, é possível um acesso rápido e completo ao perfil do paciente, caso seja preciso.
Juntamente com isso, há uma redução do tempo gasto na procura das pastas e prontuários, ajudando a garantir que o paciente receberá um atendimento personalizado, de acordo com os dados contidos em seu prontuário médico.
Com um bom sistema de agendamento online é possível perceber uma redução de custos para a gestão da clínica.
Os principais pontos de redução de gastos são: redução de custos com equipe de atendimento e redução de custos com ligações telefônicas.
Além disso, o agendamento online faz com que haja menor desistência entre os primeiros atendimentos e retornos, garantindo um melhor faturamento para a clínica.
Por meio de um software médico, a agenda online pode ser integrada a outros sistemas da empresa como gestão, financeiro e administrativo.
Dessa forma, é possível relacionar o faturamento da clínica de acordo com o número de pessoas atendidas, o índice de desistência, a quantidade de demandas realizadas em um determinado período, como está a demanda por funcionários, entre outros.
Do mesmo modo, a plataforma ajuda você a descobrir os serviços mais procurados, os horários preferidos dos clientes e muitas outras informações importantes que poderão auxiliar no planejamento estratégico.
Outro benefício da integração dos sistemas é que, com todas as informações importantes dos clientes, é possível pensar em estratégias de marketing médico direcionadas para o tipo de público que usa o serviço e obter os melhores resultados.
Vale lembrar qu essa integração depende da necessidade de cada negócio. Nem sempre um mesmo sistema é válido para todas as clínicas.
Cada consultório ou clínica deve buscar quais são as informações valiosas que podem ser descobertas a partir da integração dos sistemas, de acordo com o tipo de atendimento feito e os objetivos do estabelecimento.
O importante é que o sistema possa contribuir com a gestão e planejamento estratégico.
Dessa forma, o agendamento online deixa de ser apenas uma etapa de atendimento ao paciente e passa a fazer parte de um processo para atrair e fidelizar pacientes e melhorar a qualidade do serviço oferecido.
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