7 sinais de que você está perdendo tempo com um consultório médico não informatizado

Pense em como seria bom se você pudesse, ao acordar pela manhã e pegar o telefone, saber se terá algum horário disponível naquele dia para resolver aquele assunto pendente sem ter que consultar a sua secretária para saber sobre a programação do seu dia.

Informatizar o seu consultório significa mais que transferir toda a gestão administrativa, documentações, prontuários e fichas de pacientes para um sistema de computadores, significa ter a gestão do seu consultório nas suas mãos, sem depender de funcionários para ter acesso a informações básicas do seu próprio negócio. 

Confira neste artigo 7 sinais que deixam claro os problemas de ter um consultório não informatizado! 

1) Papéis, papéis e mais papéis…

Além da perda de tempo resultante da demora no preenchimento manual que os prontuários de papel provocam, em um consultório médico não informatizado há também a enorme quantidade de fichas a serem organizadas e armazenadas em dezenas de gavetas e armários que ocupam espaço significativo no seu consultório. Isso tudo sem contar que toda essa papelada tem um custo, e ele é bem alto: você gasta demais com papel impressões!

Com os prontuários de papel, você não consegue editar alguma informação sobre o seu paciente, uma vez impressa terá de refazer a ficha ou se acostumar com o uso de corretivo para as correções, além de demorar um bom tempo procurando pela ficha.

“Mas este tempo é gasto pela minha secretária!”. Sim, é normal que o tempo dela seja investido em trabalhos burocráticos, mas convenhamos que se ela perde tempo demais procurando fichas alguma coisa vai ficar a desejar no atendimento, concorda?

2) Agenda de papel: erros de horários e consultas

Nossa famigerada companheira: a agenda de papel. Além de ter seu tempo controlado por um pedaço de papel, com ela você não consegue acompanhar de perto as marcações de consultas. Isso significa que, caso algum erro aconteça, você, provavelmente, só fica sabendo na hora, sem margem nenhuma para solucionar a questão. 

Erros de comunicação são frequentes e, com agendas de papel, você precisa confiar que a sua secretária compreendeu bem todas as suas orientações e as seguirá corretamente. Com isso você fica dependente dela e, na ausência dela, você gastará um tempo enorme para repassar essas informações para outra pessoa e novamente confiar que tudo sairá do seu jeito.

3) Armazenamento e organização

Como se não bastasse todo o tempo gasto com o registro manual; que sabemos ser extremamente demorado e desgastante; todo o dinheiro empreendido em papéis e impressões, ainda temos um problema com o qual um consultório não informatizado tem que lidar diariamente: o armazenamento desses documentos e a sua organização.

Já parou para pensar em quanto tempo é jogado fora procurando fichas e mais fichas de pacientes só para consultar algum dado específico? E o espaço que essas fichas e documentos ocupam? Você, provavelmente, precisaria de alguém responsável por organizar toda essa papelada para que informações importantes não se percam em tantos papéis.

Veja se você já passou por uma situação assim: procurar um extrato bancário de poucos meses e já não conseguir ler absolutamente nada nele. Papéis são extremamente frágeis, além de não serem nada seguros! Corrosão pelo tempo, extravio, quebra de sigilo, alterações indesejadas, são alguns dos problemas que envolvem o uso de papéis em consultórios.

4) Mobilidade comprometida

Em um consultório não informatizado, você só acessa as informações se estiver com os papéis em mãos. Verificar algum dado ou a ficha de algum paciente? Nem pensar! Só se estiver dentro do consultório, e após alguns minutos até encontrar a ficha que você precisa consultar.

Essa falta de mobilidade compromete o seu trabalho de forma significativa. Isso não acontece em um consultório informatizado, já que as informações estão disponíveis a todo o momento – prontuários, fichas, documentos – e acessíveis do seu celular, tablet ou computador. Sua possibilidade de atuação se amplia e, consequentemente, o seu desempenho também.

5) Gestão administrativa e financeira desorganizada

Caso ainda não tenha informatizado a sua clínica, toda a sua gestão administrativa e financeira se encontra, prioritariamente, em documentos e planilhas de papel. Normalmente a função de manutenção e organização desses documentos é delegada a secretária ou outros funcionários especializados.

Dessa forma, você não consegue ter uma visão ampla de como anda a gestão do seu consultório, não consegue acompanhar de forma efetiva seus gastos e ganhos, não sabe seu fluxo de caixa, e com isso, não consegue fazer previsão de nada.

Em uma clínica já informatizada, do seu próprio computador, você poderia controlar tudo o que diz respeito à administração financeira e rapidamente acessar informações eficientes e realmente relevantes a respeito de quais áreas merecem atenção, investimento, etc., da forma mais simples possível.

6) Informações de difícil acesso

Se o seu consultório ainda não foi informatizado, imagino que você deva se identificar com situações como essa: o paciente chega a sua clínica e você precisa saber informações sobre suas consultas anteriores. Então você terá que localizar seus antigos prontuários e, de um em um, coletar cada informação que te interessa para realizar aquele atendimento específico.

Agora imagine essa situação se repetindo ao longo do seu dia inteiro. Quantas vezes isso aconteceria em 1 semana de trabalho? Quantas horas do seu tempo você se dedicaria a isso em um mês?

Além de demandar tempo, essa situação compromete o seu desempenho profissional, a eficiência do seu atendimento e até a sua qualidade de vida! Em softwares modernos você tem a possibilidade de resgatar dados sem precisar abrir nenhum prontuário, instantaneamente, otimizando o seu tempo e aumentando a qualidade da consulta.

7) Perda de tempo e performance

Um consultório médico não informatizado exige muito mais dos seus funcionários que poderiam estar exercendo, com atenção maior, funções muito mais importantes. Exige muito do seu tempo e, afinal de contas, economizar tempo é aumentar a produtividade, ou em bom português: tempo é dinheiro!

Eliminando o tempo gasto com papéis você poderá oferecer atenção redobrada ao paciente: e pacientes satisfeitos interferem diretamente no rendimento final do seu consultório.

E então, como você lida com essas questões em seu consultório? O iMedicina pode te ajudar a  vencer esses problemas! Conheça a nossa ferramenta e descubra o que podemos fazer por você! Clique aqui e fale com um de nossos consultores!