8 sinais de que você precisa de um software médico INTELIGENTE para a sua clínica

Pronto. Você já se convenceu de que prontuário de papel é coisa do passado e adquiriu um software médico para o seu consultório ou clínica. Acabou com todos os papéis e informatizou toda a sua gestão. E agora?

Muitos profissionais acabam se decepcionando com a sua opção de software e a promessa de uma rotina mais prática e otimizada. Muitas vezes, o sistema escolhido não atende a todas as suas necessidades e o usuário acaba perdendo o mesmo tempo que perdia com os prontuários de papel. Mas por que isso acontece?

Alguns sistemas de prontuário eletrônico são desenvolvidos por uma equipe de programadores que sabem lidar muito bem com códigos e programação, mas que entendem pouco ou superficialmente a rotina de um profissional da saúde. Assim, percebemos, então, que alguns desses softwares não dialogam perfeitamente com as suas necessidades e demandas.

Além disso,  acabamos nos deslumbrando com as funcionalidades do software e esquecemos que, na verdade, ele precisa se adequar a nossa rotina e processos, não o contrário. O software tem que ser criado pensando em facilitar a sua vida, se não for assim, ele não é muito inteligente, não é mesmo?

É de extrema importância conhecer, antes de tudo, as reais necessidades do seu consultório. Do que mais você precisa atualmente? Flexibilidade, praticidade, mais tempo e menos gastos? O software se encaixa nos processos da sua clínica? Defina suas prioridades. Conhecendo as suas urgências, pergunte-se, então, o que o seu software atual vem oferecendo para supri-las e se faz isso de forma eficaz e eficiente.

Conheça agora 8 sinais para avaliar se seu software médico é inteligente, ou se você deveria começar a considerar trocá-lo.

1) A agenda do seu software atual é suficientemente flexível para atender a sua demanda?

A rotina de um médico não é tão rígida e organizada como alguns pensam. Marcações de última hora, mudanças de horários, redução ou prolongamento de consultas, turnos quebrados em várias clínicas diferentes fazem parte do dia-a-dia de um profissional da saúde: esses são só alguns dos pontos que a agenda de qualquer software deveria considerar. Se a rotina é tão imprevisível e sujeita a mudanças de última hora, seu software não pode enrijecer a sua agenda! Ela deve ser flexível, personalizável e pronta para atender a sua demanda em especial a qualquer hora e de qualquer lugar.

Quanto menos cliques, melhor. Você não quer perder tempo com cliques desnecessários e redundantes. Agora, pior do que isso é ter que repetir o registro de um compromisso na agenda só porque ele foi remarcado para outro horário. A repetição dessas tarefas é, não só estressante, mas também uma enorme perda de tempo. Seja você ou sua secretária a executar este processo, não seria muito mais fácil simplificá-lo e transformá-lo em algo prático e instantâneo?

A possibilidade de arrastar um compromisso de um campo de horário para outro é essencial em uma agenda flexível, afinal, mudanças de horários e compromissos acontecem a todo instante. Se pudéssemos contar quanto tempo você gastaria cada vez que refizesse o registro de um compromisso em um horário diferente na sua agenda, saberíamos o quanto a perda desse tempo é danosa tanto para a qualidade do seu consultório, quanto para o seu bolso. Por isso é importante analisar com precisão a real qualidade da sua agenda atual, para garantir que você não perca ainda mais tempo do que perdia com agendas de papel.

Uma agenda que te permite realizar este processo da maneira mais fácil e rápida é a ideal para o seu consultório. Veja que este é um exemplo simples e recorrente na rotina de um consultório e, ainda assim, há sistemas que não possuem agendas capazes de solucionar este gargalo.

Você pode esticar ou reduzir a duração de uma consulta instantaneamente? Personalizá-la ao seu gosto e marcar quantos pacientes quiser em qualquer horário?

Se você disser que não, saiba que isto deve ser um recurso básico em qualquer agenda de qualidade. Atrasos e faltas são palavras terríveis, mas que fazem parte da realidade de uma clínica ou consultório. Em um único dia de trabalho, o profissional tem que lidar com atrasos decorrentes das mais diversas razões: pacientes que demandaram mais tempo no atendimento ou no preenchimento de dados (outra questão importante que engloba o item 3 dessa lista), etc.

Para lidar melhor com todas essas intempéries, o ideal seria que as durações das consultas pudessem ser alteradas fácil e rapidamente, com um só clique e que, automaticamente, toda a sua agenda fosse reconfigurada a partir daquela informação. Dessa forma, você teria todos os seus compromissos reajustados corretamente e poderia saber, instantaneamente, que horas conseguirá terminar todos os atendimentos, quando poderá sair para o almoço e até planejar melhor os seus compromissos pessoais pós-jornada de trabalho.

Algumas agendas de softwares bloqueiam a possibilidade de marcar mais de um paciente no mesmo horário, porém, deveriam considerar essa eventual necessidade se forem agendas realmente flexíveis e adaptáveis à rotina específica de cada médico.

Pensar na disposição utilizada por sua agenda atual também é muito importante. Seria interessante poder visualizar seus compromissos diários, semanais e mensais de forma simples e simultânea para obter uma apreensão ampliada dos seus horários vagos e ocupados.

2)  Com a sua agenda atual é simples evitar erros de marcação de consultas pela sua secretária?

Comunicar-se é essencialmente complicado. Nem sempre as orientações que você acredita ter passado claramente para a sua secretária são corretamente apreendidas e interpretadas. Isso porque erros de comunicação são recorrentes na rotina conturbada e acelerada de um consultório ou clínica médica. Uma agenda completa deveria contribuir para que estes erros fossem evitados.

Uma solução prática que qualquer agenda completa poderia oferecer é extremamente simples e eficaz: oferecer a possibilidade de bloquear turnos e horários em que você não irá atender para que a sua secretária fique impossibilitada de marcar qualquer compromisso nesses campos. Só esse simples procedimento já eliminaria qualquer chance da sua secretária marcar consultas em horários que você não pode atender, evitando, assim, surpresas indesejadas.

A função da agenda eletrônica é proporcionar ao seu usuário uma experiência satisfatória de organização dos seus compromissos de forma simples e rápida. Outra função que poderia contemplar uma agenda ideal seria a possibilidade de integrar, em outro módulo, seus compromissos pessoais para que você possa visualizar de forma mais clara toda a sua rotina dentro e fora do consultório.

3) O seu software é inteligente?

Esta parece ser uma pergunta boba, no entanto, é a mais importante questão a ser respondida:

Seu software é realmente inteligente?

Primeiro, precisamos entender o que significa um software médico inteligente para depois respondermos a essa pergunta.

Um software inteligente é aquele que trabalha para você, à sua maneira. É um sistema que te permite realizar o que você deseja sem que isso demande um investimento delongado da sua atenção para compreender as funcionalidades do programa.

Um software médico inteligente acompanha a velocidade do seu pensamento. Se não fosse assim, que benefícios ele estaria trazendo, então? Os prontuários eletrônicos já saem na frente dos prontuários em papéis em quesitos como segurança, organização e praticidade. Mas é só isso? Não, não deve ser só isso. Existem vários benefícios que um bom prontuário eletrônico pode trazer para a produtividade do seu consultório.

Inteligência digital é obter tudo o que você precisa sem que você tenha que requisitá-la de antemão:

Seu software possui memória?

Não estamos falando só de armazenamento de dados. Nesse caso, queremos saber o que o seu software faz com esses dados. Memorizar é o ato de se lembrar de algum fato ou situação e trazê-lo à tona na mente: é o que deve acontecer em um software médico inteligente.

As informações que você insere todos os dias sobre os seus pacientes fazem parte da memória do sistema e seria ótimo se elas viessem à tona em momentos adequados. Por exemplo: você, médico clínico, atende, pelo menos uma vez na semana, algum caso de dengue. As informações sobre os sintomas, diagnósticos e medicamentos já estão armazenadas no sistema. Não seria bom se elas aparecessem para você enquanto estivesse registrando um novo paciente com o mesmo caso? Isto é memória inteligente.

Se seu software possui memória inteligente, fica fácil economizar tempo e você já sabe o quanto isso reflete no seu rendimento final. Você já parou para pensar em quanto tempo você gasta por dia repetindo o preenchimento de informações que já registrou dezenas de vezes?

Um software médico inteligente te auxilia neste quesito. Como falamos anteriormente, um software que não utiliza os dados armazenados como memória apta a ser utilizada para otimizar o seu tempo e a sua rotina médica, não está disponibilizando algo simples e básico: ferramentas que te possibilitam pular etapas que já concluiu anteriormente. Isto elimina a necessidade de repetição de processos que você já esta habituado a fazer, de forma automática e simples.

E agora? Sabendo de todas essas informações, você consegue responder se o seu software atual é inteligente?

4) No seu software atual, você consegue abrir modelos de exames e prescrições sem precisar fechar a tela de consulta?

Parece algo simples e é mesmo. Porém, faz toda a diferença na hora do atendimento. Esses dois processos: a consulta e as prescrições e exames, devem estar disponíveis simultaneamente na mesma tela, assim você pode completar o registro de informações do modelo de prescrição sem precisar sair da tela de consulta. Você não vai precisar ficar fechando e reabrindo a página de atendimento para verificar os dados do paciente na hora da prescrição, eles estarão disponíveis para você na mesma tela. O tempo que perderia com este processo vai refletir no final do seu dia: menos atrasos, pacientes mais satisfeitos, turno de trabalho mais organizado e tranquilo.

Mais que isso: você precisa repetir as informações que registrou no atendimento também na prescrição?

Temos aqui um recurso ainda pouco explorado pela maioria dos softwares no mercado: com as duas telas – a consulta e a prescrição/exame – abertas simultaneamente, a possibilidade de preencher automaticamente, em tempo real, informações que contemplem os mesmos campos em ambos. Por exemplo, o nome do medicamento. Não seria bom se, enquanto você registra o nome do medicamento na tela de atendimento, ele fosse automaticamente sendo registrado também na tela de prescrição? Este recurso, somado aos outros que já citamos acima, modificaria completamente a sua rotina clínica e o seu desempenho.

Podemos dizer que estamos ainda na questão do “software médico inteligente” – aquela pergunta boba que alguns ainda não saberiam responder sobre o seu sistema de prontuário e gestão de clínica atual. Isto é de extrema importância avaliar, pois são recursos simples que fariam diferença consideravelmente grande no seu consultório.

Existem dezenas de sistemas que cumprem e exercem as funções básicas que mantêm o seu consultório informatizado, porém, existem alguns que vão além. Saber o que está em ebulição no mercado, em termo de recursos, é essencial para que você possa entender melhor quais são as suas necessidades e o que te atenderia com mais eficiência e eficácia.

5) O seu software atende especificamente a sua área de atuação? Pode ser personalizado para a sua especialidade?

Quanto mais personalizado para você, melhor. E, de preferência, que você não precise customizá-lo. Seria melhor se ele já viesse feito para você de antemão. Cada especialidade médica tem suas peculiaridades e detalhes específicos. Todas as referências do sistema seriam mais bem apreendidas se estivessem dentro da sua realidade médica, familiarizadas com você.

Do que adianta um sistema completo e inteligente se ele não usa a sua linguagem?

Nenhum dos recursos acima citados seria completamente eficiente se não estivesse disponibilizado de forma personalizada para a sua demanda, para a sua especialidade. Isso porque o tempo que você economizaria com todos os benefícios elencados pelo software, você gastaria tendo que adaptá-lo para a sua necessidade.

Se o software já possui pré-modelos de anamnese, prescrições, exames, por exemplo, mas estes não são específicos para a sua área, você teria que alterá-los ou, até mesmo, criar uma nova base de modelos que realmente poderiam atendê-lo de forma adequada.

Se o seu software utiliza a sua linguagem passamos para um próximo quesito de avaliação: ele utiliza eficientemente bem a sua linguagem? Ou só trocou alguns termos genéricos por específicos para te convencer disso?

Para cada especialidade, há uma necessidade específica que a acompanha, o sistema não deve modificar apenas os termos que o englobam, mas também a forma como os recursos se apresentam para você. Os modelos de exames, prescrições e anamnese devem atender a sua demanda, com campos específicos para a sua área, informações realmente pertinentes e relevantes para a sua atuação médica em especial.

Isso pode agilizar consideravelmente os seus procedimentos diários, tanto no que se refere ao preenchimento de dados, quanto ao atendimento em si.

6) O seu software oferece informações relevantes a respeito da saúde do seu consultório?

Você sabe para onde vão todas as informações a respeito do seu consultório, dos seus pacientes, das consultas e tudo o que diz respeito à gestão humana e financeira da sua clínica? Essas informações armazenadas pelo sistema, na maioria das vezes, não são utilizadas para absolutamente nada. Nem para a memória – como foi citado no terceiro item dessa lista – nem para o desenvolvimento de estatísticas que poderiam permitir uma visualização detalhada e ampliada de como anda a saúde e a administração do seu consultório.

Dados como a idade média dos seus pacientes, sintomas e diagnósticos mais recorrentes se disponibilizados, auxiliam na gestão do seu consultório. Através das informações adquiridas a partir dessas estatísticas, você consegue direcionar melhor seus investimentos, identificando de forma detalhada quais são as falhas e os gargalos para os quais a busca de soluções é necessária.

Este não é um recurso que qualquer software possui, ele oferece soluções para além da duração do atendimento. No final do dia, você saberia, em estatísticas, como foram os atendimentos, porcentagens e gráficos e, através destes recursos, você saberia de forma mais aprofundada as reais necessidades e demandas do seu consultório.

7) Seus gráficos e planilhas são completamente personalizados para você?

Gráficos e planilhas são ferramentas básicas para a gestão administrativa e o atendimento de pacientes em um consultório. O seu software deve buscar atendê-lo de todas as formas possíveis. Um bom software elimina a necessidade de procurar recursos em outros aplicativos, como o Excel, o Word, etc.

Um software médico inteligente é autossuficiente, ou seja, ele mesmo dispõe todas as ferramentas que você precisa em um só lugar. Se você precisa abrir outros aplicativos para obter tais recursos, voltamos àquela máxima de sempre: menos tempo, mais gastos – menor satisfação e rendimento.

E este benefício pode ir além: um software ainda mais completo poderia disponibilizar tais gráficos e planilhas já personalizados para a sua área de atuação específica. Você poderia – e isso deveria ser um recurso básico – lidar apenas com informações e procedimentos que fazem sentido para você e sua área profissional.

Personalização é um item chave em um bom software médico inteligente, cada área tem suas demandas específicas e os gráficos e planilhas devem ser customizáveis e suficientemente flexíveis para atender as exigências do seu consultório ou clínica.

8) O seu software te possibilita cruzar os dados dos seus pacientes?

Quando falamos em otimização de tempo e praticidade, estamos falando em eliminar o máximo de procedimentos manuais possíveis. Estamos falando também de eliminar, de forma mais efetiva possível, o tempo que você gasta indo atrás de informações que deveriam apresentar-se prontas e disponíveis ao seu alcance para a utilização.

Estamos dizendo que se essas informações aparecem de forma automática no momento certo, fica mais fácil desenvolver raciocínios complexos a respeito de determinada situação, acelerando a descoberta de um diagnóstico, por exemplo.

Tudo isso acarreta mudanças substanciais e benéficas para o seu consultório. Quanto mais tempo você economiza, mais tempo terá para se dedicar ao paciente que está atendendo, mas também, maior será o seu tempo livre – outro fator importante que deve ser levado em consideração. A sua qualidade de vida reflete em todos os aspectos da sua profissão: a relação com os pacientes e funcionários, o seu desempenho e a sua performance profissional, o rendimento e a produtividade do seu consultório, etc.

Aumentando a média de satisfação dos seus pacientes, a chance de fidelizá-los torna-se ainda maior. E você sabe a proporção da importância que fidelizar um paciente possui: essencial para o sucesso do seu consultório ou clínica.

Se o seu software atual disponibiliza a possibilidade de um cruzamento inteligente de dados, você sai na frente em relação aos demais médicos do mercado. Cruzar informações como hipertensão e diabetes, nível de glicose e nível de colesterol, te permite saber exatamente quais sintomas e os dados em comum que se repetem em cada paciente. Esta inteligência artificial permite a facilitação da associação de informações específicas sobre cada doença, diagnóstico, sintoma, etc. Simples, porém extremamente essencial e eficaz.

Se você respondeu “não” para todos os itens dessa lista…

Se a sua resposta foi negativa para todas as perguntas relacionadas ao seu software médico elencadas aqui, isso significa que você precisa reavaliar o sistema que utiliza. Significa também que você precisa pesquisar a respeito de recursos que realmente te interessam e que fariam a diferença para você e o seu consultório.

É importante que você saiba que só trocar a gestão em papel por um sistema eletrônico não é o suficiente, você precisa de software médico inteligente!

Muitas vezes, gastamos ainda mais tempo com softwares que não são específicos para a nossa demanda. Vale a pena reconsiderar o sistema que você utiliza atualmente, se ele não possui os recursos listados nos itens acima ou outros que você considera realmente pertinentes e condizentes com a sua rotina e necessidade.

Avaliar tais recursos não é tarefa fácil – exige paciência e pesquisa. Então, fique atento a outros artigos que exploram ainda mais profundamente as funcionalidades ideais em um software e todas as questões que envolvem a escolha de um novo sistema para o seu consultório ou clínica, só assim saberá se realmente está investindo na opção certa.

Como está a sua experiência com um sistemas para a área da saúde? Já trabalhou com um software realmente inteligente? Se sim, compartilhe a sua experiência conosco!