5 situações péssimas (nada óbvias) que um sistema médico pode evitar no seu consultório

Você acha que esse artigo vai falar do que já estamos cansados de saber, não é? Bom, vamos lá! Antes de começarmos a desenvolver o assunto de hoje, tente adivinhar sobre o que falaremos. Dica: é sobre a importância de um sistema médico no seu consultório, mas de uma forma diferente do que você está acostumado a ouvir…

Aposto que você já chutou alguns itens dessa lista, afinal, esse é um assunto bem discutido em vários blogs desse segmento. Então, antes de te mostrar a verdadeira lista com as piores situações que um sistema médico pode evitar no seu consultório, vou te mostrar uma lista falsa, com argumentos que você provavelmente já imaginou assim que leu o título deste artigo.

Vamos à lista falsa! (E repare se ela vai falar exatamente tudo o que você já tem ouvido por aí!).

1) Confusão de papéis e grandes gastos com armazenamento e manutenção de documentos

Em primeiríssimo lugar, o já manjado argumento: “onde você vai guardar tanto papel? Como vai encontrar aquela ficha daquele paciente em tanta gaveta de arquivo?”.

Não há nada de errado com esse argumento. Ele está certíssimo. Uma gestão em papel está mesmo atrasada. Mas quem não sabe disso? (Nós já falamos sobre isso dezenas de vezes aqui também, eu assumo!).

Ninguém quer continuar preenchendo fichas e anamneses à mão, nem acumular centenas de papéis na sala do consultório. Essa é mesmo uma péssima situação. Mas, e daí? Já estamos cansados de saber disso e quem realmente reconhece essa situação como algo que atrasa o consultório já providenciou um sistema médico para transferir a gestão para o computador.

Mas será que as situações péssimas acabaram depois disso? Acho que não. Mas esse é o assunto da lista verdadeira que preparei para vocês no final do artigo. Por agora, vamos continuar com a lista falsa!

2) Erros de marcação de consulta em agendas de papel

Está aí outro problema que você já está cansado de saber. Depender do registro à mão da sua secretária na agenda de papel é bem arriscado.

Vamos supor que um paciente desmarque uma consulta. Não resta nada a não ser rasurar a agenda para que os seus funcionários entendam que aquele, agora, é um horário vago. Mas isso pode gerar muita confusão e você acaba perdendo possíveis marcações com isso.

Fora a demora no telefone: o funcionário vira as páginas tentando encontrar dia e horário vagos, tenta entender a letra de quem registrou determinado compromisso, pede para o paciente esperar um minutinho… e por aí vai. Bem chato, não é? Mas dá para levar… Como eu disse, tudo isso você já está cansado de saber.

3) Segurança precária

Todos os documentos dos seus pacientes estão em papéis? Mau sinal. Incêndios, corrosão, danos, invasões – fogo, água e ar! Já parou para pensar quantas coisas são ameaçadoras para os papéis indefesos? Imagine perder todos os dados dos seus pacientes, assim, em um piscar de olhos?

Todos já sabemos dos riscos que ameaçam a segurança de um consultório não informatizado, ninguém precisa repetir isso mais. Um sistema médico consegue resolver essas questões e a maioria dos consultórios já está bem ciente disso.

Quem dera se os itens dessa lista falsa fossem os únicos problemas que a falta de um bom sistema médico traz para o consultório…

4) Falta de agilidade no atendimento

Podemos pular essa parte? Acho que você já deve saber muito bem esse item! O atendimento que depende de prontuários e fichas de papel é bem menos ágil e suga toda a sua atenção naquele instante. O paciente mesmo acaba ficando em segundo plano. Fora os atrasos e a insatisfação dos pacientes aguardando na sala de espera…

Mas posso listar aqui algumas dezenas de artigos que já falaram sobre isso. Então, vamos para o último item dessa lista óbvia para passarmos logo para o real assunto deste artigo: as 5 situações NADA ÓBVIAS que um sistema médico pode evitar no seu consultório.

5) Falta de organização

Não vou me delongar muito nesse item, pois acho que uma pergunta basta para fazer refletir quem ainda usa papéis: “Escolha dois medicamentos principais que você receita no seu consultório com mais frequência. Agora responda: se você ainda usa papéis, faz ideia da porcentagem de pacientes que os utilizam? Para descobrir isso agora, quanto tempo você levaria?”.

Pronto. A lista óbvia termina por aqui. Eu só quis retomá-la para dizer que esses são problemas tão óbvios que não poderiam protagonizar a nossa verdadeira lista. O que eu quero realmente te contar hoje é bem mais revelador.

Algumas situações péssimas que você nem imaginava que podiam ser solucionadas, podem ser evitadas com um bom sistema médico. E é aí que mora a diferença entre a lista anterior e a que vou mostrar para vocês agora: na primeira lista estão problemas que um sistema médico resolve. Na lista de agora, estão situações que só um BOM sistema médico pode resolver.

Vamos lá?

1) Sem um sistema médico: Desconforto com os funcionários

Você aprendeu os assuntos mais complexos da medicina. Tira de letra os diagnósticos e doenças mais difíceis da sua área. Lida com todo tipo de situação adversa que aparece no seu consultório e é capaz de improvisar soluções e se desdobrar em mil para atender o dobro de pacientes que havia previsto. Jornada dupla, tripla? Você dá um jeito. Enfrenta os obstáculos e faz o que estiver ao seu alcance para o sucesso do seu consultório.

Mas quando o assunto é gestão de pessoas… Ah, ninguém te ensinou isso na faculdade, não é mesmo? Como lidar com os funcionários do consultório sem perder a cabeça, sem bancar o chefe autoritário e sem deixar o clima ruim no ambiente de trabalho?

Como ser agradável com a sua equipe de funcionários, mas garantir que as coisas saiam do jeitinho que você espera e com o nível de qualidade que você exige?

Bem complicado. Na maioria das vezes, se você tem dificuldades em lidar com os seus funcionários, o desconforto vai ser frequente. Caras feias, clima pesado, sala de espera nada receptiva para os seus pacientes…

Essas situações são realmente péssimas e impactam demais a qualidade do seu consultório. Quando temos dificuldades de gerir nossa equipe, existem alguns artifícios que podem melhorar a nossa comunicação com ela. E adivinha quem pode ajudá-lo?

O desconforto com os funcionários pode ser evitado com um sistema médico, no qual todas as funções e tarefas da sua equipe estarão centralizadas em um só lugar. Nós pensamos muito nisso ao desenvolvermos o iMedicina. Por isso criamos uma ferramenta de controle de tarefas no nosso sistema médico.

Vou explicar melhor…

Para controlar melhor as tarefas que os seus funcionários devem executar, no iMedicina você pode criar uma lista, em forma de checklist, com todas as ações que cada usuário do sistema deve finalizar naquele dia. Essa é uma ótima forma de se comunicar com a sua equipe de forma prática, simples, sem gerar desconfortos e cobranças que podem estressar os seus funcionários. Legal, não é?

2)  Esquecimento de informações importantes a respeito dos seus pacientes

Vamos a outra situação realmente péssima que um sistema médico poderia evitar. Sabe quando chega ao seu consultório um paciente para uma consulta de retorno e você não se lembra de quase nada ao seu respeito?

São vários pacientes todos os dias e fica realmente difícil lembrar os detalhes referentes a cada um deles. Às vezes até informações mais importantes e significativas são esquecidas! Não estou nem falando dos dados do prontuário ou da ficha do paciente, isso você pode dar uma olhadinha antes do paciente entrar na sala para o atendimento.

Estou falando de alguns dados pessoais, alguns assuntos que recorrentemente acabam surgindo durante a consulta e que são extremamente importantes para os seus pacientes.

Lembra do que te contei sobre a minha mãe, Doutor?

Fora ainda que você deseja ser agradável, perguntar algumas coisas sobre a rotina do seu paciente. Ele ficou de começar a fazer exercícios, tomar vitaminas, ou qualquer outra coisa? Não seria legal lembrar de perguntar como foi a mudança? Mesmo que ela não tenha nada a ver com o assunto que ele veio tratar com você?

Em um sistema médico você pode deixar registradas essas informações no prontuário do paciente, alguns lembretes e dados que você considera importantes para trazer à tona na próxima consulta.

No iMedicina, nós criamos um recurso que permite que você registre diversas informações no prontuário e, após várias consultas, você terá uma tabela com todos esses dados por data. Isso te permite ter uma apreensão mais ampla da saúde do seu paciente. E, claro, você pode deixar alguns lembretes para a próxima consulta, como: “perguntar sobre a mãe do paciente”, “perguntar sobre a nova dieta”, etc.

3) Sem um sistema médico: administração de várias plataformas e ferramentas diferentes

É aquela história: a maior parte dos problemas em empresas (e isso vale para o seu consultório) poderia ser resolvida com um pouquinho de organização!

Seu consultório já possui estratégia de marketing? Você já criou um site, um blog e até sabe gerenciar os e-mails dos seus pacientes?

Agora pensa: quantas plataformas e ferramentas diferentes você tem que administrar ao longo do dia?

É bem cansativo quando os vários níveis da sua gestão estão espalhados em lugares diferentes: o planejamento fica confuso e desorganizado, você gasta mais tempo e não há diálogo entre as estratégias!

O seu sistema médico pode resolver essa situação centralizando em um só lugar tudo o que você precisa para conduzir da melhor maneira possível o seu consultório: a gestão financeira, a gestão dos funcionários, o relacionamento pós-consulta e o marketing!

A ferramenta de marketing que o iMedicina disponibiliza te permite criar o seu próprio site e blog e, do próprio sistema médico, escrever e postar os seus artigos! Isso elimina o tempo gasto com outras plataformas e ferramentas e organiza melhor o seu planejamento estratégico.

4) Registro manual de cada uma das movimentações financeiras. Quem vai fazer isso por você sem um sistema médico?

Já sabemos que realizar o controle financeiro do consultório é essencial para garantir a saúde do seu empreendimento. O fluxo de caixa deve ser preenchido corretamente, todos os dias, para que a apreensão do seu setor financeiro seja a mais acertada possível.

Mas em um só dia, imagine quantos pacientes passam pelo seu consultório… Cada paciente gera uma movimentação financeira que deve ser registrada no seu controle financeiro. Quem fará isso por você? Seus funcionários na recepção ou você mesmo entre uma consulta e outra?

Te aconselho a não ficar por conta disso todos os dias! Vez ou outra, você não terá tempo para registrar e acabará deixando de lado essa tarefa tão importante para o bom funcionamento do seu consultório. Tampouco seus funcionários terão tempo de sobra para registrar as movimentações financeiras no fluxo de caixa assim que cada paciente sair da sala de consulta…

Um sistema médico pode fazer isso por você, ajudando a evitar essa situação péssima de não saber a quem delegar essa função importante. No sistema médico do iMedicina, os valores das consultas e procedimentos são automaticamente registrados no seu fluxo de caixa assim que um atendimento é finalizado,  o que poupa o seu tempo e o da sua equipe. Basta que, ao agendar uma consulta, sua secretária já selecione qual será o tipo de consulta e os procedimentos que serão realizados durante ela.

5) Desconhecimento total do perfil dos seus pacientes e das potencialidades do seu negócio

A pior situação pela qual você pode passar no seu consultório é não conhecer profundamente o seu empreendimento e o perfil dos seus clientes. Você não pode estar completamente perdido na sua gestão, só executando ações, sem planejamento, dia após dia. Uma hora essa estratégia vai parar de funcionar…

Você precisa entender as potencialidades do seu negócio e descobrir quais tipos de serviço que você oferece no consultório te trazem mais retorno e investir no perfil de pacientes que precisa desse tipo de atendimento.

Uma forma de você conhecer melhor qual o perfil de paciente que mais faz sentido para o seu consultório hoje em dia é utilizar as tags de marcação de pacientes do iMedicina. Com elas, você pode marcar cada um dos seus pacientes com algumas informações importantes: o tipo de doença, por que te procuraram, etc.

Dessa forma, você terá estatísticas valiosas sobre os pacientes que frequentam o seu consultório e poderá melhorar a sua estratégia de marketing para alcançar as pessoas certas: aquelas que trarão mais lucro para o seu empreendimento.

BÔNUS: “O melhor cliente é aquele que já temos.”

Eu falei de várias situações ruins que um sistema médico pode evitar. Porém, há um benefício que ele pode te ajudar a conquistar que é fundamental para o sucesso do seu consultório. Por isso resolvi deixá-lo para o final.

O melhor cliente é aquele que já temos. Então, você já deve saber que a dica bônus é sobre relacionamento pós-consulta.

Não há nada mais inteligente em uma gestão do que investir nos pacientes que você já tem e que frequentam o seu consultório. É através deles que você conseguirá alcançar a tão sonhada estabilidade. Isso porque os pacientes que você tem, se fidelizados, serão leais ao seu consultório e verdadeiros promotores da sua marca.

Um sistema médico pode ajudá-lo a fidelizar seus pacientes se, através dele, você consegue gerenciar o seu blog ( portal fundamental no relacionamento com o seu paciente), os e-mails do seus pacientes e o envio automático de lembretes via SMS.

Manter o contato com o seu paciente demonstra a atenção e a preocupação que você tem com ele e esse é um ponto forte com o qual ele contará na hora de avaliar as suas opções de consultório!

Envie a eles, através do sistema médico, informações úteis sobre saúde por e-mail, envie SMS lembrando-os de tomarem a medicação. Evite as faltas através de lembretes com a data e o horário da consulta marcada e por aí vai… São várias as maneiras que o seu sistema médico pode ajudá-lo a melhorar o relacionamento com o paciente.

E aí, o que achou da lista?

Essa última lista foi bem menos óbvia, não é? Quem diria que o sistema médico poderia ajudá-lo a lidar melhor com os funcionários, a estruturar melhor sua estratégia de marketing e a fidelizar os seus pacientes?

Esses recursos fazem parte da proposta do iMedicina – nosso sistema médico de gestão e marketing. Se você ainda não nos conhece, dê uma olhadinha na nossa página! Navegue pelos nossos conteúdos e conheça nossos recursos sem compromisso!

Conte-nos outras situações difíceis que te desafiam no dia a dia no consultório para evoluirmos nossa proposta junto com você!

Se você já conhece o iMedicina e deseja esclarecer dúvidas ou conhecer mais à fundo a nossa proposta, solicite o contato com um dos nossos consultores por aqui!

No mais, continue nos acompanhando para receber mais novidades, dicas e informações para potencializar os resultados do seu consultório! Se quiser saber mais sobre outros recursos que podem transformar a rotina da sua clínica, dá uma olhada nesse artigo especial que preparei sobre como seu software médico pode ajudá-lo a tirar estatísticas relevantes sobre seu negócio!

Espero que ajude!

Até mais!