3 sinais que podem indicar fragilidade na informatização do seu consultório

A cada consultório que nós visitamos, um assunto tem sido bem frequente: é quase unanimidade que a tecnologia contribui para uma melhor organização da clínica médica. Afinal de contas, ficar só no papel e caneta não dá mais!

No entanto, não é qualquer tecnologia que vai fazer a sua empresa (isso mesmo: você gerencia um negócio!) alcançar bons resultados. Adotar um sistema ou um software que não foi desenvolvido pensando nas necessidades da área médica pode representar uma dor de cabeça maior do que ajuda.

Lendo isso, você pode até pensar: “Quer saber, vou continuar com a boa e velha agenda e meu arquivo com todos os prontuários… Tenho medo de mexer com esse assunto!”. Não é para tanto, vai! Nós vamos descomplicar esse assunto para que você compreenda os riscos e possa até identificar eventuais falhas que você possa ter cometido, o que o ajudará a superá-las. Antes de mais nada é essencial reforçar que investir em tecnologia é um caminho sem volta.

Quando falamos disso, queremos convidá-lo a preparar sua empresa para a Transformação Digital pela qual as empresas estão passando. O que é isso? No mundo dos negócios (onde sua empresa está inserida) o termo tem ganhado grande relevância. A transformação digital é o processo pelo qual a empresa passa para atuar em sintonia com todas essas mudanças que temos observado, tais como soluções tecnológicas que facilitam a gestão e integram dados.  

Numa primeira impressão, quem lê isso pode até imaginar que o assunto está restrito a grandes corporações, que possuem centenas e até milhares de funcionários. Mas isso não passa de um engano: empresas de todos os portes e segmentos (incluindo os consultórios médicos) têm visto na tecnologia uma maneira mais que adequada para conquistar resultados incríveis a partir de avanços que os sistemas de gestão têm possibilitado para elas.

Ficou difícil de entender ainda? Vamos lá: a partir de soluções tecnológicas, a empresa automatiza processos, aperfeiçoa seu modelo de negócio e norteia suas ações com foco na experiência do usuário. Isso por si só viabiliza a criação de novos modelos de negócio e novas maneiras de interação e engajamento com sua equipe de trabalho e paciente, por exemplo. Em outro post aqui do blog, nós mencionamos cinco práticas de mercado — possíveis a partir da transformação digital —, mas que ainda são ignoradas por 99% dos consultórios médicos. Clique aqui para acessar!

Estou perdendo tempo! Por onde começo a informatização do consultório?

É bem comum a gente ouvir essa frase, após explicar esse contexto a alguns médicos que visitamos. Compreendendo isso, vamos revelar a você três sinais que indicam que a informatização do consultório pode estar complicando mais do que efetivamente te ajudando a alcançar esses resultados de que falamos. 

Como nem tudo são flores, vamos às três frases mais comuns que os profissionais dizem por aí quando o assunto é informatização de consultório (e, claro, as possíveis soluções para elas):

“Informatizei e está dando tudo errado”

Isso ocorre quando você não escolhe os caminhos certos para a tecnologia. Ou seja: em muitos casos, o software ou o sistema de gestão pode não ser o mais apropriado para gerenciar clínicas médicas. Dessa maneira, ele pode gerar rotinas inadequadas ou deixar a operação mais complicada. Isso acontece por desconhecimento: alguns médicos escolhem soluções que foram desenvolvidas para outras áreas (comércio, por exemplo) para utilizar no consultório, e aí a confusão está armada.

Há ainda o grupo daqueles que até escolhem ferramentas desenvolvidas para o ramo da saúde, mas que são gratuitas! E qual o problema disso? Bom, elas podem ajudar uma parte da otimização de processos, mas geram outros tantos problemas. Tanto que fizemos um artigo específico sobre esse assunto, que ajudou muitos médicos a evitarem essa cilada. Dá uma passada por lá também!

“Achei que o processo ficou mais lento”

Não é nem um pouco normal a tecnologia deixar o processo mais lento. Ela existe para facilitar e agilizar a tomada de decisão. O que pode resultar nessa queixa é o fato de o sistema ser muito pesado, fazendo com que algumas etapas ainda tenham de ser manuais e depois passadas para a ferramenta. Outro provável motivo é a indisponibilidade do sistema ser acessado em mais de um dispositivo, ou pior, só poder ser visualizado em desktops, não sendo preparado para acesso mobile (tablets e smartphones, por exemplo).

Quando se fala em informatização do consultório, é preciso garantir que a solução também automatize processos. Não basta você ter as informações alocadas em um sistema de gestão, se ainda precisará de um grande esforço humano para organização dos dados e otimização dos processos. Lembre-se bem: informatizar não é o mesmo que automatizar.

“Tudo ficou mais burocrático e difícil”

Quando isso ocorre, além das causas anteriores, pode também ser resultado de softwares médicos que não são adequados para a gestão de seu consultório. Mesmo se forem sistemas pagos! Nesse caso, a solução pode ter criado rotinas desnecessárias, fazendo com que o agendamento da consulta se torne uma verdadeira saga. Isso não está correto!

Outra causa provável é que o serviço contratado não conte com uma interface amigável. Ou seja, as telas de navegação do sistema têm muitas informações, muitos passos para executar tarefas simples como o arquivamento de um prontuário. Fique atento se essas situações não estão roubando o seu tempo e o do seu time de trabalho.

Resumindo: antes de dar qualquer passo para colocar a tecnologia dentro do seu consultório, veja muito bem se a opção desejada não cria mais problemas do que se dispõe a resolvê-los. Uma dica preciosa: certifique-se de que a tecnologia de seu interesse tenha sido desenvolvida por especialistas que entendam bem os desafios e a rotina do consultório. Só desta maneira a informatização do consultório será um sonho e não um pesadelo!