O que você ganha com a gestão de processos no consultório?

Na hora de estruturar um consultório, há tantos detalhes para serem pensados que algumas coisas inevitavelmente são deixadas de lado. Às vezes… coisas muito importantes!

Sempre que conversamos com os responsáveis das clínicas, percebemos uma atenção grande dada à estrutura do lugar, ao atendimento (e como ele será realizado), ao time de especialistas que irá compor o time, no caso de haver mais de uma especialidade… Mas é raro ouvir alguém dizer sobre a atenção que deu para estabelecer processos no consultório.

Ao tocar nesse assunto, poucos ainda conhecem as vantagens que uma gestão por processos pode trazer para um negócio. Ops! Negócio? Sim. Aí talvez esteja uma das falhas que levam à falta de priorização do assunto.

Por não enxergar a clínica como uma empresa, alguns detalhes que podem parecer básicos não recebem a devida atenção. E com isso percebemos muito esforço para operar coisas simples na rotina, ou, pior ainda, amargar prejuízos em decorrência da falha de procedimentos simples.

“Mas por que mesmo devo olhar para a minha clínica como se fosse uma empresa?”

O motivo é simples: o fato de haver fornecedores, pacientes (que podem ser vistos como clientes), entrada e saída de recursos, pessoas para gerenciar… Esses elementos fazem com que toda sua operação seja similar a de uma corporação, o que diferencia vocês é o porte. E só!

Por que não podemos ignorar a gestão de processos no consultório?

Muita gente ainda acredita que estabelecer processos no consultório significa burocratizar e tornar tudo mais lento. Mas, a menos que os processos sejam implantados de maneira inadequada, essa máxima é mentirosa.

Estabelecer processos no consultório torna possível que os acertos sejam constantes. Aprender com os erros é parte da vida, mas alcançar sucesso sem eles é muito mais interessante. Implantar rotinas contínuas, com cada etapa documentada e com os respectivos mecanismos de acompanhamento, significa olhar para os processos de um modo mais abrangente e assertivo.

Em outras palavras, estabelecer a cultura de processos e procedimentos em seu consultório significa ter em seu domínio as atividades que são realizadas, para que se avalie permanentemente se toda a sua equipe de trabalho está seguindo o que precisa ser feito.

5 vantagens incríveis da gestão de processos no consultório

Se você ainda não se convenceu da importância de estabelecer uma gestão de processos no consultório, queremos apresentar 5 ganhos que você pode ter com essa estratégia:

1. Seu consultório mais organizado!

Quando se tem clareza sobre o que deve ser feito, a organização passa a ser uma atitude de toda a equipe, e não uma característica de um ou de outro funcionário.

“Ah, mas não tem jeito: minha secretária não é organizada.”. Justamente por isso: fazer uma gestão de processos faz com que a rotina do consultório aconteça como deve ser e não conforme a personalidade de quem está responsável pelas tarefas.

2. Ganhos de produtividade

Sem estabelecer padrões para tarefas do dia a dia da clínica, sua equipe corre sério riscos de ser vítima do retrabalho ou de atitudes que levem mais tempo que o necessário para realizar tarefas simples. Com isso, você direciona as etapas que precisam ser seguidas, de modo que não se desperdice tempo e energia demais para relembrar procedimentos ou corrigir a execução.

3. Maior qualidade no atendimento com padrões

Uma gestão guiada por processos significa também estabelecer mecanismos que garantam qualidade no atendimento ou no serviço prestado. Por exemplo: se você considera importante relembrar seu paciente dos procedimentos pós-operatórios, isso deve estar previsto na rotina de trabalho da pessoa que o auxilia no acompanhamento deles.

Quando essa ação se torna recorrente, você poderá sentir reflexos dessa ação na evolução do quadro do paciente. Criar padrões de qualidade significa imprimir a sua marca na rotina da empresa, independentemente de quem vai operacionalizá-la.

4. Melhor controle sobre a clínica

Quando os processos são claros, você passa a ter maior domínio sobre as ações realizadas dentro do consultório, evitando surpresas e ações corretivas não planejadas. Essa situação também faz com que você não precise ficar vigiando, marcando em cima dos funcionários, sobrando tempo para concentrar seus esforços naquilo que você faz de melhor.

Quando o processo está informatizado, a tranquilidade é ainda maior: há soluções tecnológicas que o ajudam nesse controle, sem deixar com que você invista tanto tempo nesse acompanhamento. Falamos sobre isso em outro post aqui no blog, clique aqui para acessar!

5. Eficiência na gestão do tempo

Processo estabelecido significa um ganho mais que precioso: tempo. Quando são bem divididas as responsabilidades (ou seja, há alinhamento quanto ao papel de cada um em cada tarefa), ganha-se qualidade na execução e poupa-se tempo na realização de procedimentos simples. Com isso, o relógio passa a trabalhar a favor da sua equipe, e não contra.

Lendo isso parece até milagre, né? Mas não é não: a gestão por processos vai te ajudar a poupar tempo para investir esforços naquilo que realmente interessa, e o melhor de tudo é que para realizar isso você não precisa ser um expert em gestão ou tecnologia.

Há soluções focadas na rotina dos consultórios, disponíveis no mercado brasileiro, que tornarão sua empresa muito mais eficiente, poupando esforços e recursos e, de quebra, tendo ganhos de qualidade.