Como o Prontuário Eletrônico iMedicina tem ajudado milhares de clínicas

imedicina

O iMedicina é uma plataforma de prontuário eletrônico que atua em 3 grandes pilares fundamentais para clínicas e consultórios médicos de todas as especialidades:

  • Atração de pacientes
  • Atendimento aos pacientes
  • Fidelização de pacientes

Esses são pilares essenciais para garantir um maior fluxo de pacientes em uma clínica ou consultório médico, bem como para aumentar a lucratividade.

Por que esses 3 pilares?

Em primeiro lugar, se uma clínica atrai pacientes com eficiência e de forma independente (ou melhor: de uma forma que só dependa dela mesma), ela tende a ter melhores resultados.

Sendo assim, se os profissionais dessa clínica atendem os pacientes com eficiência e conseguem monitorar o nível de qualidade e ter processos adequados, reprodutíveis, ela tende a ter melhores resultados.

Por fim, se essa mesma clínica retém, fideliza, e não perde os pacientes que já se consultaram nela para profissionais concorrentes, ela tende também a ter melhores resultados. Simples assim.

Como o iMedicina pode ajudar a alcançá-los?

Existem determinadas atividades que melhoram a eficiência financeira do negócio em questão, ajudando a reduzir custos e aumentar margem e, consequentemente, melhorando a rentabilidade. Para que isso aconteça, é preciso ter bom controle gerencial sobre o que acontece no negócio.

O iMedicina é uma plataforma que tem ajudado milhares de consultórios e clínicas a atuarem em todos esses pontos. Conheça o plano gratuito!

Para você entender melhor como funcionam os recursos da plataforma, vamos te mostrar como funciona a atuação do iMedicina em cada um desses pilares para que sua administração gere mais lucro para a sua clínica.

Pilar #1: Atração de pacientes

O iMedicina é uma potente plataforma que permite o gerenciamento completo da presença digital da clínica. Dentre os recursos que podem ser trabalhados no software, você pode encontrar:

  • criação e hospedagem do site médico (com domínio próprio e criação de e-mails corporativos pela plataforma, bem como acesso aos e-mails pela ferramenta iMedMail)
  • gestão de anúncios em Google automatizados
  • relatórios automatizados
  • agendamento online
  • produção de conteúdo para redes sociais e blogs, aumentando a visibilidade da clínica

Entre outras ferramentas que te ajudam a crescer mais e melhor todos os dias. Tudo funciona dentro da mesma plataforma:

Uma vez que o domínio é configurado (www.sitedocliente.com.br), e-mails podem ser gerenciados dentro do iMedicina também:

Isso significa que você pode criar quantos e-mails corporativos quiser. E que pode, ainda, definir de qual endereço de e-mail a comunicação da sua clínica vai ser disparada através do gerenciador do iMedicina (e-mails de confirmação de consulta, pós-consulta, pré-consulta, etc).

Para acessar os e-mails, temos uma ferramenta completa que permite gestão da sua caixa de entrada, com foco em saúde:

Você pode configurar recibos de entrega dos e-mails e de confirmação de abertura, para ter certeza que suas comunicações estão chegando aos pacientes e sendo lidas.

Ao iniciar nossos trabalhos com uma clínica, enviamos um Briefing ao profissional responsável com perguntas-chave que darão um panorama sobre a atuação da clínica ao nosso time de marketing, para que nossos profissionais possam trabalhar em cima disso de forma adequada.

Com essas informações em mãos, criamos toda a presença digital do cliente, após aprovação dos layouts junto a eles. Quanto mais rico de informações e melhor a qualidade das respostas do cliente no briefing enviado, mais rápido e fluido é esse processo.

Os sites são focados em explicar os serviços prestados pelos profissionais (veja esse exemplo em draleticiarubim.com.br) e em converter visitantes em clientes:

Além de todas as formas de contato para conversão do paciente (exibição de telefone, dados de contato, link para mandar mensagem no whatsapp e formulários de contato), temos também a opção do paciente escolher o horário por conta própria, através da ferramenta de agendamento online. Nesse caso, basta dizer para o paciente acessar o site da clínica e clicar no botão de agendar consulta:

O agendamento online funciona de forma integrada ao consultório, sendo assim impossível o agendamento pela secretária e pelo paciente em um mesmo horário.

Veja como fica a agenda do profissional, na visão interna do sistema, quando o paciente está agendando uma consulta, mas ainda não finalizou o cadastro:

Assim, depois de 30 minutos do agendamento iniciado, se o procedimento não é marcado, o sistema libera aquele horário para agendamento interno novamente.

Com o site no ar, muitos profissionais acham que isso é tudo o que precisam para conseguir mais pacientes. Mas isso é um engano.

Ter um site no ar garante apenas que sua página poderá aparecer no Google quando alguém buscar especificamente pelo termo principal que ali se encontra, ou pelo seu nome, por exemplo.

Ok, mas como fazer para que o site comece a ganhar relevância e você seja encontrado também para termos das especialidades atendidas na clínica e para pacientes que buscam sobre problemas de saúde?

Para isso, épreciso publicar conteúdos informativos e de valor para o seu potencial paciente dentro desse site, e o melhor lugar para fazê-lo é através do blog:

Note que o site da Dra. Letícia possui um blog integrado ao seu site, que fala sobre assuntos de pediatria. Note, também, na imagem abaixo, como o site aparece na quarta opção, em Belo Horizonte, quando um paciente busca a palavra “pediatra”.

Isso só ocorre pois, depois de um tempo, os algoritmos do Google passaram a identificar um volume relevante de conteúdo bom sobre pediatria nesse site. Quanto mais conteúdo de qualidade e quanto mais tempo se passa mantendo a consistência de publicações, o site tende a ficar mais bem colocado nos resultados de busca.

Mas, até que o site ganhe relevância, é possível utilizar dos robôs do iMedicina para colocar anúncios para essas buscas, garantindo que o site apareça nas primeiras posições quando um paciente busca por termos que aquela clínica atende. Veja o exemplo:

Outra forma de explorar os conteúdos do site é fazendo publicações em redes sociais e impulsionando para grupos focais:

O iMedicina possui uma rede de jornalistas e profissionais de comunicação que produzem esses conteúdos, para facilitar a vida dos médicos. A esses últimos, basta corrigir a parte técnica e aprovar o conteúdo.

Para impulsionar uma publicação, você só precisa clicar no botão de “impulsionar” nas redes sociais e definir o orçamento desejado. Dessa forma, você pode escolher exibir os anúncios apenas para seu grupo focal, ou seja, seu potencial paciente.

A Dra. Letícia, por exemplo, atingiu 1850 mulheres entre 30 e 32 anos, no bairro em que atende, com essa publicação acima. O custo foi de apenas R$20,00, para gerar o envolvimento de 97 dessas mulheres com a publicação. Infinitamente inferior ao que gastaria para exibir uma reportagem sobre o tema em uma revista local, por exemplo.

Para deixar tudo transparente, enviamos relatórios automáticos com os resultados alcançados pelas suas estratégias, mensalmente.

Além disso, o iMedicina consegue um custo baixo nesses serviços de marketing justamente por utilizar robôs na definição dessas estratégias e gestão de anúncios. O custo desse nosso serviço para as clínicas e consultórios, para toda essa estrutura de marketing, costuma ser até 1/5 do que cobram agências de marketing para ações semelhantes.

Uma vez que o paciente desperta o interesse e avança na jornada de decisão até marcar de fato uma consulta, nossas ferramentas que atuam na atração de pacientes param de atuar e dão lugar às ferramentas de gestão e atendimento.

Mas antes de avançar para o próximo pilar, pense: você acredita que se seu consultório tivesse uma estrutura como essa, da Dra. Letícia, você iria ter mais atendimentos do que gera hoje? Consegue pensar em algum perfil de paciente que hoje não chega até você, mas que passaria a chegar?

Consegue imaginar como seria bom poder compartilhar seu site para que um paciente agende uma consulta? Consegue imaginar como seria bom simplesmente divulgar os conteúdos do seu blog e alcançar pacientes do seu público-alvo?

Pilar #2: Atendimento e gestão


A agenda do iMedicina é o centro do sistema. Para cada médico cadastrado na conta, criamos uma agenda individual, que pode ser visualizada por vistas semanais, diárias ou por lista.

Note como o sistema é simples e mantém o foco no que realmente interessa, sem desviar a atenção para processos acessórios.

Agendar um paciente pelo iMedicina é muito simples: basta clicar sobre o horário desejado e seguir o fluxo: defina o procedimento (consulta, retorno, exames, cirurgia), selecione um paciente já cadastrado ou cadastre um novo:


As telas possuem simplicidade para que o tempo de treinamento e adaptação de funcionários seja o mais curto e dinâmico possível. Veja como é simples, por exemplo, cadastrar um paciente novo:

Os campos são todos opcionais, nesse momento, pois sabemos que durante a ligação de agendamento, às vezes, é complexo solicitar mais dados do que os essenciais (nome, telefone e e-mail).

Dica relevante: como mais de 90% dos brasileiros em idade ativa (18-65 anos) possui e-mail e o checa ao menos 1x ao dia, sempre recomendamos a prática de adicionar o endereço eletrônico ao cadastro do paciente.

Através do e-mail, o iMedicina pode disparar mensagens automáticas para confirmação ou cancelamento da consulta (reduzindo as chances de que um paciente falte sem avisar).

Além disso, você pode configurar o sistema para enviar ao paciente um convite para adicionar o evento ao seu calendário, através da nossa integração com o Google Agenda.

Recebendo o convite do evento no próprio calendário, a consulta fica registrada diretamente em um sistema do paciente e isso ajuda a evitar que ele simplesmente falte por esquecimento.

No último passo, é definido se a consulta é particular ou por convênio, bem como os procedimentos que serão realizados. Logo, não é preciso marcar o paciente mais de uma vez na agenda quando vai fazer mais de um procedimento:

Note que o sistema já permite o disparo de e-mail e SMS de confirmação, minimizando a necessidade dos funcionários entrarem em contato para confirmar.

Uma vez agendado, os dados ficam disponíveis mediante um simples clique sobre o paciente na agenda. Veja os detalhes do agendamento que se abrem na tela lateral:

Nesses detalhes, é possível trocar o status do paciente para “cancelado”, “confirmado” ou “aguardando atendimento”, por exemplo.

Quando isso é feito, o status fica visível para o médico e para os funcionários administrativos de forma clara e visual na agenda. Esse paciente, por exemplo, está com status de “aguardando”:

A agenda do iMedicina é bem simples de ser manuseada e possui uma inteligência de cálculo de horários vagos que facilita demais durante o atendimento telefônico.

Se um paciente liga e pergunta quando é o próximo dia com horário vago, basta um clique na agenda mensal do iMedicina para ter uma visão clara dos dias disponíveis, com turnos abertos, com e sem horários vagos, por exemplo. Veja a imagem abaixo:

Nela, é possível ver que os dias de semana “segunda, terça e quarta” possuem turnos abertos, enquanto os demais, não.

Os dias com “ponto verde” estão com todos os horários vagos.

Os dias com “ponto vermelho” são aqueles dias com pelo menos um paciente já agendado, mas ainda com horários vagos.

Os dias que ficarem ocupados, conforme os agendamentos vão sendo realizados, ficam marcados completamente como vermelhos, como na imagem abaixo, no dia 21:

Assim, fica bem mais simples navegar e buscar por horários vagos.

Alguns profissionais, ainda, preferem trabalhar com a ferramenta de visão horários vagos do iMedicina. Ela permite fazer filtros e buscar de forma mais rápida na agenda as opções disponíveis. Veja um exemplo de filtro:

Nesse exemplo, estou buscando por horários vagos que cabem uma consulta dermatológica, que defini em configurações que dura 45 minutos:

Dessa forma, profissionais administrativos conseguem navegar mais facilmente nos horários e oferecer uma informação de prontidão para os pacientes.

Quando uma secretária está vinculada a mais de um médico, é possível, ainda, exibir as agendas de forma simultânea. Basta aplicar um filtro, selecionando quais agendas ver ao mesmo tempo:


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Nesse caso, o resultado é esse:

Perceba como a agenda mensal, agora, passa a fazer o cálculo nas duas agendas de forma simultânea. Veja o exemplo do dia 22: apenas uma das agendas possui paciente, e o sistema mostra isso na legenda.

Isso resolve o seguinte problema: quando uma clínica possui mais de um profissional da mesma especialidade, como “Clínica Médica”, por exemplo, e o paciente deseja saber o próximo horário vago com QUALQUER profissional, bastaria a secretária selecionar a especialidade clínica médica e fazer a busca de horário vago em todas as agendas ao mesmo tempo.

Uma importante configuração do iMedicina que facilita a vida dos administradores é essa:

Através dessa configuração, a agenda fica conectada com o módulo financeiro, fazendo lançamentos automáticos. Basta selecionar quando lançar (ao agendar ou ao finalizar o atendimento), o quê lançar (apenas particulares ou convênios também – nesse caso, é possível cadastrar a tabela de procedimentos no sistema) e onde lançar (qual conta, qual categoria).

É possível configurar o sistema para lançar automaticamente em uma conta chamada “caixa” e, de lá, distribuir para as contas corretas, dependendo da lógica de negócio que você usa na sua clínica.

Como é possível fazer filtragens na tela de extrato de forma bem flexível, é possível também saber exatamente quanto cada profissional tem a receber, quanto foi lançado, quanto é de convênio, quanto é particular, etc:

É possível emitir relatórios de agenda, pacientes, atendimento e finanças, de forma bem completa. Os filtros são vários e permitem explorar os dados de forma assertiva:

Para a tarefa de atendimento ao paciente, realizado pelos médicos, a ferramenta é extremamente potente e simples.

Ao clicar em um paciente na agenda, a área lateral dá algumas opções para o profissional, podendo ir direto para o prontuário do paciente ou iniciar imediatamente um atendimento, caso já lembre das particularidades do caso:

Ao acessar o prontuário, os dados do paciente ficam na lateral e a linha do tempo no centro da tela, permitindo acessar todos os atendimentos sem trocar de aba.

É possível fazer um atendimento ou adicionar uma nota rápida ao prontuário:

As notas possuem a função de agilizar a inserção de dados simples na linha do tempo do paciente, mas também possuem a mesma proteção de edição que o prontuário: nada inserido na linha do tempo de um paciente pode ser editado.

Os pacientes podem receber #TAGS que podem ser inseridas diretamente no prontuário ou mesmo na tela de atendimento. Isso permite, depois, emitir um relatório de pacientes que possuem #diabetes ou mesmo disparar e-mails para pacientes que são #hipertensos.

Após centenas de estudos que nos mostraram como diminuir o tempo de preenchimento de um prontuário, por um médico, chegamos a essa tela de atendimento.

Ela possui uma disposição simples, com campo único de atendimento, que diminui muito o tempo de preenchimento com a lógica de modelos.

Com cerca de 50 atendimentos realizados no iMedicina, cadastrando seus modelos, é possível que você preencha uma anamnese apenas com cliques e pequenas edições dos dados inseridos. Veja o exemplo de preenchimento usando um desses modelos:

Basta alterar os dados que devem ser personalizados e pronto. O mesmo funciona para documentos:

Note que eles podem ser acessados sem sair da tela de atendimento.

O rodapé e cabeçalho podem ser configurados na área de impressão, bastando editar o conteúdo do documento. Esse foi o documento final gerado (onde está o logo do iMedicina, você pode inserir o seu):

Os dados são puxados automaticamente para preenchimento dos dados de pacientes e datas, por exemplo.

Ainda, usamos uma integração com a ferramenta do Memed, que nos fornece receituários especiais e busca por medicamentos, com informações como preço em farmácias, disparo de cópia da receita por SMS para o paciente (sem custo):

E com bulário para busca de informações adicionais, integrado:

Os dados na tela de atendimento são salvos automaticamente a cada 10 segundos, garantindo que, mesmo com queda de internet, por exemplo, os dados inseridos não sejam perdidos.

Nesses casos (queda de internet), você consegue usar a agenda através de seu celular (3G), pela integração com o Google Agenda, que mantém a agenda do médico sincronizada, e os médicos podem usar o backup de dados do sistema como fonte para busca de informações de atendimento.

O iMedicina é um software extremamente confiável e disponível. Oferecemos um SLA de 98% do tempo de disponibilidade, garantido em contrato. Só não podemos garantir mais pois nossos contratos com servidores também nos garantem esse nível de serviço.

No entanto, nos últimos 12 meses, o iMedicina ficou fora do ar por um total de 7 horas (apenas 0,00007% do tempo fora do ar). Nessa situação, fomos surpreendidos pela queda de um dos serviços que usamos para garantir a segurança do sistema, que tirou do ar quase a metade dos sites brasileiros. Veja a notícia aqui.

Sabemos como isso gera transtornos para as clínicas, mas acreditamos que nos 99,99993% do tempo que estamos disponíveis geramos um retorno bem alto, que justifica esses pequenos inconvenientes.

Antes de avançar, responda: consegue enxergar como você gastaria bem menos tempo com o iMedicina do que com a forma que você faz hoje? Consegue enxergar como seu fluxo de atendimento no consultório seria cada vez mais simples, quanto mais pacientes você atender?

Pilar #3: Fidelização de pacientes

O iMedicina auxilia as clínicas a não perderem o acompanhamento de pacientes, fidelizar e encantar aqueles pacientes que se consultam com nossos clientes, através de diversas ferramentas.

Dentro da própria tela de atendimento, um médico pode inserir uma #tag no atendimento que pode ser programada para disparar uma sequência de e-mails de pós-consulta, a critério do profissional:

Na área de configuração do sistema, defini, por exemplo, que a inserção da tag #diabetes está vinculada a um fluxo de automação, como esses abaixo:

Esse fluxo nada mais é do que uma sequência de passos:

E esses e-mails podem ser personalizados de acordo com o que você quiser.

Existem vários dados variáveis que o sistema pode usar, para personalizar o e-mail. No caso acima, por exemplo, o sistema vai usar o nome do paciente no lugar da variável $(PATIENT_NAME)!.

Isso garante uma experiência altamente diferenciada para os pacientes do iMedicina. Os médicos podem criar fluxos para o que quiserem: pós-operatório, pré-operatório explicando os riscos e reforçando as orientações, término de antibióticos, retorno para mostrar exames feitos, para perguntar como o paciente está passando depois de um quadro agudo, para informar sobre procedimentos, para orientar sobre doenças, para explicar sobre um novo medicamento prescrito… enfim! As opções são infinitas!

A mesma ferramenta também pode ser usado pelo profissional administrador, desde que cadastrado como “Gestor de Marketing”. Esse é um dos perfis do iMedicina e pode definir que o usuário tem o módulo de relacionamento próprio ou não:

Nesse caso, o gestor pode enviar e-mails em nome da clínica comunicando a entrada de novos profissionais, novos serviços, mandando mensagens para pacientes VIPs com condições especiais, etc.

Mas vamos voltar para as ferramentas que facilitam a fidelização!

Quando um médico finaliza um atendimento de um paciente, ele pode avisar o iMedicina que o retorno é esperado para 12 meses daquela data (um retorno em aberto, que não será marcado na agenda naquele momento, por exemplo) ou pode agendá-lo de uma vez.

Independentemente da escolha, o iMedicina possui ferramentas que automatizam esses lembretes:

Essas automações possuem passos sequenciais que vão lembrar o paciente que ele tem um retorno programado. Durante o desenvolvimento do iMedicina, fizemos centenas de testes para definir os períodos ótimos de lembretes e incluímos toda essa inteligência no iMedicina.

A clínica pode alterar o conteúdo dos e-mails à vontade, inclusive incluindo o link do site, redes sociais e agendamento online, se quiser:

Além dessas automações, o gestor pode usar sequências personalizadas para o que quiser. Pode, por exemplo, inserir pacientes em automações para disparar e-mails para “dar um oi”, para enviar um conteúdo para aquele paciente, para anunciar um novo serviço prestado pela clínica, tudo de forma bem simples e fácil:

Para essas campanhas, pode acompanhar os resultados, sabendo para quantos pacientes foi enviada e qual a taxa de sucesso:

Para que sua clínica sempre saiba quais pacientes já deveriam ter retornado, oferecemos potentes filtros para buscar na lista de pacientes pacientes que se consultaram há mais de X dias, que não estão em automações de retorno (como as que te mostrei) e também não estão na agenda. Assim, você terá a lista de pacientes que deve fazer um plano de ação para contato.

Esse plano pode ser, por exemplo, disparar uma sequência de automação que vai lembrar aquele paciente que já se passaram mais de 12 meses da data da última consulta e que seria bom que ele retornasse.

Por fim, depois de todo atendimento, é possível configurar nossa ferramenta de NPS que vai enviar uma pesquisa para os pacientes e darem a possibilidade deles dizerem o que acham do atendimento na clínica:

Essa é uma forma de garantir que sua clínica está rumo à excelência!

Consegue enxergar como seria fácil monitorar se você está no caminho certo ou não? Consegue enxergar como essas ferramentas de relacionamento poderiam encantar seus pacientes? Consegue ver como você teria um método claro para conseguir fazer como a Letícia e alcançar uma nota 100 de qualidade?

Através desse fluxo, o temos auxiliado a aumentar o volume de atendimentos de clínicas e consultórios do Brasil inteiro.

E aí? Vamos conversar sobre como o iMedicina pode ajudar a sua clínica a implementar processos que vão levar à excelência em atração, atendimento e fidelização? É só clicar aqui e solicitar o contato de um consultor!

Caso queira conhecer nosso plano gratuito e não gastar nada para digitalizar seu consultório, basta criar sua conta por aqui!

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  • 2) Atendimento com Eficiência e Tecnologia
  • 3) Relacionamento e fidelização

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