E quando o agendamento é feito errado? Como amenizar a situação em meu consultório

Qualquer profissional odeia imprevistos. Ocasiões que prejudicam o funcionamento do seu trabalho causam efeitos negativos por um longo momento, caso não haja certo preparo.

Em um consultório, esses infortúnios aparecem em qualquer etapa da consulta, mas são mais comuns na hora do agendamento. Acúmulos de faltas, controle e demanda de horários, análise de consultas e outros aspectos podem ser um trabalho tedioso quando não há planejamento e uma boa administração.

Algumas medidas evitam esses transtornos na hora que o paciente lhe pede que agende sua consulta. Não são difíceis, mas é sempre bom dedicar a devida atenção a essas tarefas para ter um bom desempenho.

A organização no início do agendamento

A preparação já começa com o próprio paciente. Conheça-o! Saber e entender suas peculiaridades lhe ajuda a manter uma direção mais centrada quando você agenda sua consulta. A partir desse olhar, fica mais fácil segmentá-lo por consulta. Alguns pacientes podem ter consultas rápidas e outros mais demoradas, porém, tudo depende de avaliar suas características e manter sua agenda equilibrada.

Agende sua consulta, entenda seu problema e ofereça o serviço mais adequado para reparar aquele determinado incômodo.

Mesmo agendando sua consulta, confirme um dia antes. Não se trata de desconfiança com o cliente, mas esquecer do compromisso ou faltar por um motivo de força maior pode ser alguns dos motivos, o que pode prejudicar a produtividade do consultório. Agende sua consulta e peça permissão de confirmá-lo antes do dia marcado.

Software de gestão médica: um recurso em potencial

Com o avanço no desenvolvimento tecnológico, algumas tecnologias trazem auxílio durante esse processo. Agende sua consulta incorporando-a no uso dessas tecnologias e durante toda a sua rotina no consultório, desde planejamento de turnos da equipe médica, definição de intervalos entre uma consulta e outra e o controle financeiro da clínica. Essas tecnologias também apoiam com digitalização de prontuários médicos, emissão de notas fiscais e outras documentações com informações dos pacientes.

Usando a tecnologia a seu favor, avalie e utilize um bom software de gestão médica. Desde o momento que o paciente lhe peça para que agende sua consulta, os softwares de gestão são capazes de promover um sistema integrado de todas as informações necessárias para que nenhum dado se perca e comprometa o histórico de algum registro. A facilidade é sentida na minimização de cliques ou outra ação despropositada.

Mas nem todos os profissionais sabem ou ainda não entenderam que essas ferramentas oferecem grande contribuição. É necessário pôr em prática e ajudá-los a verem suas potencialidades. Por isso, manter a equipe médica treinada constantemente é essencial. Ela vai estar alinhada em cada parâmetro da clínica e os funcionários estarão bem mais seguros na execução de suas tarefas, proporcionando agilidade, pontualidade e qualidade na prestação de seus serviços.

Com o uso de um ótimo software de gestão médica, você fará a agenda trabalhar a seu favor. E não somente trazer mais transparência e praticidade no agendamento de consultas, mas também lhe ajudará a planejar outras estratégias para otimizar a sua rotina e a de sua equipe médica.

Gostou desse artigo? Confira outros textos em nosso blog!